آشنایی با قابلیت Wizard در اکسس و نحوه ایجاد کوئری ها توسط آن

آشنایی با قابلیت Wizard در اکسس برای ایجاد کوئری ها

امروز می خواهیم در مبحثی تحت عنوان آشنایی با قابلیت wizard بطور مفصل و جامع با نحوه استفاده از قابلیت wizard  در اکسس بمنظور ایجاد انواع کوئری ها آشنا شویم . 

از آنجا که کوئری ها در اکسس یکی از بخش های بسیار مهم در این برنامه هستند مسلما شناخت انواع کوئری های اکسس یکی از الزامات اساسی برای کسب مهارت در کار با این نرم افزار می باشد. 

کسی نمی تواند ادعای مهارت در کار با اکسس را بنماید مگر با شناخت انواع کوئری های اکسس و یافتن مهارت در استفاده از این کوئری ها .

اینکه کوئری ها چه هستند ؟

چگونه و از چه طریق می توان آنها را ایجاد نمود ؟

در کجاها می توان از آنها استفاده و بهره برد ؟

انواع مختلف کوئری ها کدامند و هر یک چه کاری می توانند برای ما انجام دهند ؟

تنظیمات مربوط به هر کدام از آنها به چه نحو می باشد ؟

و البته مسائل متعدد دیگر در خصوص کوئری ها مطلبی است که قرار است در این پست آموزشی بطور کامل و مفصل به آن پرداخته شود .

در اینجا تلاش این است که تمامی مواردی را که برای کار با کوئری ها به آنها احتیاج پیدا می کنید را در این مطلب بیان کنیم تا بتواند به عنوان یک رفرنس و مرجع کامل در کار با کوئری ها مورد توجه کاربران عزیز در سطح اینترنت قرار بگیرد .

آشنایی با قابلیت Wizard در اکسس

کوئری ها چه هستند ؟ ماهیت عملکردی آنها چیست ؟ .

در اکسس اشیای مختلفی در کنار هم قرار می گیرند تا با کمک هم بتوانند یک بانک اطلاعاتی را مدیریت نمایند .

اگر می خواهید بطور اجمالی با این اشیا آشنا شوید توصیه می کنم که حتما از لینک زیر استفاده کنید :

مطلب مرتبط : آشنایی با مفهوم شی در اکسس و برنامه نویسی VBA

 اما اینکه کوئری چیست ؟

کلمه کوئری یا همان Query  در اکسس به معنای “پرس و جو ” و یا ” جستجو ” ترجمه شده است .

همان گونه که از معنای لغوی این کلمه بر می آید کار یک کویری جست و جو و یافتن اطلاعات مورد نظر کاربر از داخل خیل اطلاعات موجود در بانک اطلاعاتی می باشد .

حال این اطلاعات می تواند از یک جدول و یا بطور همزمان از چندین و چند جدول  استخراج و بنا به در خواست کاربر به وی نمایش داده شود . 

البته علاوه بر اینکه جداول می توانند نقش تامین کننده اطلاعات را برای کوئری ها داشته باشند خود کوئری ها نیز می توانند این نقش را برعهده بگیرند .

این بدین معناست که یک کوئری می تواند از روی یک کوئری دیگر ایجاد شود .

این امر در بسیاری از موارد می تواند راهگشا باشد که در جای خود به آن پرداخته خواهد شد .

آشنایی با قابلیت Wizard در اکسس

اما صبر کنید .

کار کوئری ها فقط به یافتن اطلاعات و جستجوی آنها محدود نمی شود

کوئری ها چه کارهایی می توانند برای ما انجام دهند؟ 

در واقع کوئری ها می توانند ما را هم در یافتن اطلاعات کمک کنند و هم اینکه در صورت نیاز به راحتی با استفاده از آنها می توانیم تغییراتی را در این اطلاعات اعمال کنیم .

پس تا به اینجای کار این دو نکته را در ذهن بسپارید که :

  1. کوئری ها می توانند کار جستجو  را برای ما در یک بانک اطلاعاتی انجام دهند .
  2. ما با استفاده از کوئری ها می توانیم تغییراتی را در اطلاعات موجود در بانک اطلاعاتی خود بدهیم . 

خوب اینکه کوئری ها می توانند برای ما کار جستجو بین اطلاعات را انجام دهند که مطلب واضحی است و نیازی به تفسیر ندارد .

اما  منظور از جمله دوم که می گوییم با استفاده از کوئری ها می توانیم تغییراتی را در  اطلاعات موجود در اکسس ایجاد کنیم چیست ؟

منظور از تغییرات چیست و اصلا چرا باید ما در این اطلاعات تغییراتی ایجاد کنیم ؟

در واقع شما با استفاده از کوئری ها می توانید اطلاعات جدید را به جمع اطلاعات قبلی در یک جدول اضافه کنید .

و یا برعکس می توانید دیتا های خاصی را از یک یا چند جدول حذف کنید .

و یا اینکه اطلاعات خود را که در جداول قرار دارند بروز رسانی کنید .

یا می توانید اطلاعات خود را دسته بندی و خلاصه سازی کنید .

کوئری ها این قابلیت را دارند که با استفاده از آنها حتی یک جدول را نیز ایجاد کنید .

همه کارهایی که در اینجا به آن اشاره کردم هر کدام توسط کوئری های خاصی انجام می شود .

در واقع اکسس برای انجام هر کدام از این کارها کوئری های مختص به همان کار را ایجاد کرده است که در ادامه به همه آنها خواهیم پرداخت .

آشنایی با قابلیت Wizard در اکسس

به تصویر زیر دقت کنید .

آشنایی با قابلیت Wizard در اکسس

ما برای سهولت در آشنایی و کار با انواع کوئری ها در اکسس آنها را به دو دسته عمده تقسیم نموده ایم . 

  • دسته اول Select Query ها در اکسس

Select Query ساده ترین نوع کوئری در اکسس می باشد .

همانطور که از نام آن پیدا است با استفاده از این کوئری می توان تمام و یا بخشی از اطلاعات موجود در یک یا چند جدول را انتخاب و برای نمایش در اختیار کاربر گذاشت .

در حالت اول یعنی انتخاب تمامی داده ها از یک یا چند جدول ما نیاز به انجام کار خاصی نداریم   فقط کافی است آیتم های مورد نظر خود را به کوئری معرفی کنیم تا این آیتم ها در نتیجه نهایی برای ما به نمایش درآید.

به عنوان مثال به جدول اطلاعات زیر دقت کنید

آشنایی با قابلیت Wizard در اکسس

ما در این جدول اطلاعات مربوط به چند کتاب به همراه نویسنده و سایر اطلاعات مورد نیاز را ذخیره کرده ایم

اکنون می‌خواهیم اطلاعات مربوط به نام کتاب به همراه نویسنده های آنها را به صورت مجزا  از این جدول داشته باشیم

اما اگر به دنبال اطلاعات خاصی از این جدول باشیم به عنوان مثال فقط بخواهیم کتاب های مربوط به یک نویسنده را جستجو نموده  و آن ها را استخراج کنیم باید به سراغ عبارت های شرطی رفته و از آن ها در داخل کویری های خود استفاده کنیم .

اما قبل از اینکه به بررسی هر کدام از این روشها بپردازیم لازم است به بررسی این امر پردازیم که اصولاً برای ایجاد یک کوئری از چه راههای می توان اقدام نمود.

به طور کل در نرم افزار اکسس  ما از دو طریق می توانیم به ایجاد یک کوئری بپردازیم.

  1. ایجاد کوئری ها از طریق Wizard
  2. ایجاد کوئری ها  در محیط Design .  

اکنون به بررسی هر کدام از این روش ها می پردازیم

روش اول استفاده از قابلیت wizard

wizard  قابلیتی است  که در آن  اکسس  تمامی کارهایی را که لازم است انجام شود تا در نهایت یک کوئری ایجاد شود را بصورت متوالی و سلسله مراتبی به ما نمایش داده و راهنمایی های لازم را برای این کار در اختیار ما قرار می دهد . 

برای بررسی این قابلیت فرض نمایید که میخواهیم اطلاعات مربوط به نام نویسنده مربوط به هر کتاب را از جدول فوق استخراج کنیم

برای این کار ابتدا به سراغ سربرگ create   رفته گزینه Query Wizard را انتخاب می کنیم. 

گفتیم که این گزینه چندین مرحله را برای شما به نمایش در خواهد آورد

اولین کادری که  برای ما نمایش داده می شود از ما می‌خواهد که نوع کوئری یا جست و جوی خود را تعیین کنیم.

ما در این پنجره با چهار انتخاب روبرو هستیم که هر کدام از آن ها نوع خاصی از پرس و جو  را برای ما ایجاد می کند

بیایید ابتدا نگاهی  به این گزینه های بیاندازیم :

آشنایی با قابلیت Wizard در اکسس

   simple Query Wizard  :

این کوئری همان نوعی است که ما در اینجا می خواهیم به آن بپردازیم در واقع با استفاده از این  کویری فقط می‌توانیم اطلاعات مورد نظر خود را از این جدول فیلتر نماییم بدون اینکه شرط و شروطی را برای آن در نظر بگیریم می‌توانیم

    Crosstab Query wizard   :

با استفاده از این کوئری  می توانیم به دسته بندی اطلاعات  موجود در یک جدول بپردازیم که در محل مناسب از این مطلب به طور مختصر به این نوع از کوئری خواهیم پرداخت

    Find Duplicate Query Wizard:

این نوع از کوئری ها امکانی را به ما می دهد که با استفاده از آنها به راحتی می توانیم مقادیر تکراری را در یک جدول مشخص  نماییم.

  Find Unmached  Query Wizard  :

با استفاده از این کوئری ها نیز می توانیم مواردی را که  در دو یا چند جدول با هم همخوانی  ندارند جداول مشخص کنیم

 

اما اکنون به سراغ اولین نوع از کوئری ها  که همان کوئری های نوعselect است می رویم

بعد از انتخاب این نوع از کوئری ها در این پنجره بر روی گزینه next کلیک میکنیم

مجدداً وارد پنجره دیگری می شویم

در این پنجره باید کمبو باکس موسوم بهTable /Query را   انتخاب کنیم که منبع اطلاعاتی که از آنها می‌خواهیم یک کوئری ایجاد نماییم  یک جدول است و یا یک کویری دیگر.

آشنایی با قابلیت Wizard در اکسس

در واقع این  کمبو باکس تمامی جداول و کویری های را که هم اکنون در بانک اطلاعاتی ما وجود دارد را برای ما لیست نموده است. 

کافی جدول و یا کوئری مورد نظر خود را از  لیست مربوطه انتخاب کنیم .

به عنوان مثال ما در اینجا گزینه table: tblbooks  را به عنوان منبع کوئری خود انتخاب می کنیم .

بلافاصله بعد از این انتخاب در کادر Available Fields  لیستی از تمامی فیلدهای موجود جدول انتخاب ما برای ما به نمایش در می آید.

 اکنون کاری که باید بکنیم این است که  آیتم های مورد نظر خود را از داخل این لیست انتخاب نموده و با استفاده از فلش هایی که در قسمت میانی وجود دارند آنها را به سمت  راست منتقل کنیم

دقت نمایید که ما در اینجا می توانیم هم تمامی آیتم ها را انتخاب کنیم و هم این که  فقط آیتم هایی را انتخاب کنیم که به آنها نیاز داریم

به عنوان مثال ما در اینجا  به فیلدهای نام کتاب و نام نویسنده  نیاز داریم.

بنابراین این دو گزینه را انتخاب و آنها را به سمت راست منتقل میکنیم.

آشنایی با قابلیت Wizard در اکسس

با  زدن دکمه Next   مجدداً پنجره دیگری برای ما نمایش داده میشود

در این پنجره در کادری  با عنوان? what title do you want for your query  می‌توانیم یک نام برای کوئری خود انتخاب کنیم

در قسمت پایین  نیز با ۲ انتخاب مواجه هستیم:

آشنایی با قابلیت Wizard در اکسس

    open the query to view information   :

با انتخاب این گزینه و زدن دکمه Finish   به اکسس اعلام می‌کنیم کار ایجاد کوئری را  به پایان ببرد و نتیجه را برای ما به نمایش بگذارد

     Modify the query design   :

با انتخاب این گزینه به اکسس اعلام می‌کنیم که می خواهیم تغییراتی که مورد نظر خودمان است را به صورت دستی در  این کوئری  اعمال کنیم بنابراین اکسس ما را به محیط طراحی کوئری هدایت می کند. 

بنابراین به راحتی توانستیم با استفاده از قابلیت Wizard  به ایجاد یک کوئری  از نوع Select Query در محیط اکسس بپردازیم .

اکنون برویم به سراغ نوع دیگری از کوئری ها که با استفاده از قابلیت Wizard  می توانیم آنها را ایجاد نماییم .

نحوه ایجاد و کار با Cross tab Query  در محیط اکسس .

Cross tab Query  نوع خاصی از کوئری ها می باشند که با استفاده از آنها می توان به دسته بندی اطلاعات مورد نظر خود در یک جدول پرداخت .

اکنون می خواهیم ببینیم که چگونه می توان این کوئری را با استفاده از قابلیت Wizard  ایجاد نماییم .

بعد از انتخاب گزینه Query Wizard  بر روی Cross tab Query کلیک کنید تا به حالت انتخاب در آید سپس به مرحله بعد بروید . 

آشنایی با قابلیت Wizard در اکسس

در این مرحله باید جدولی را که می خواهید از آن کوئری تهیه نمایید را انتخاب نموده و بر روی Next کلیک نمایید . 

آشنایی با قابلیت Wizard در اکسسدر مرحله بعد پنجره زیر برای شما به نمایش در می آید .

در این پنجره باید عناوین مربوط به سطرهای جدول خود را انتخاب نمایید .

آشنایی با قابلیت Wizard در اکسس

همانگونه که مشاهده می کنید در این تصویر سه قسمت شماره گذاری شده است .

عملکرد هر قسمت به قرار زیر است :

قسمت -۱ : در این کادر لیست تمامی فیلدهایی جدولی را که در مرحله قبل انتخاب کردیم در اختیار ما قرار داده می شود .

قسمت-۲ : در این قسمت می توانیم فیلدی را که قرار است عنوان ردیف های ما را تشکیل دهد از سمت چپ انتخاب و به این کادر منقل کنیم .

قسمت-۳: در این قسمت بطور شماتیک نتیجه کار برای تعیین عنوان ردیف ها به ما نمایش داده می شود .

بعد از انجام این مراحل بر روی Next  کلیک نمایید .

سپس در مرحله بعد پنجره زیر برای شما به نمایش در می آید .

در این پنجره باید عنوان سرستون های مربوط به کوئری خود را انتخاب نمایید .

آشنایی با قابلیت Wizard در اکسس

ما در اینجا فیلد با نام dprint  که اشاره به ماه چاپ کتابها دارد را انتخاب می نماییم . و به مرحله بعد می رویم .

در مرحله بعد پنجره دیگری برای شما به نمایش در می آید .

در این پنجره باید نوع  اطلاعات و نوع محاسباتی را که مد نظر شماست که بر روی این اطلاعات انجام شود را تعیین نمایید . 

بعنوان مثال ما در اینجا می خواهیم بدانیم که در هر ماه هر نویسنده چه تعداد  کتاب چاپ شده دارد .

آشنایی با قابلیت Wizard در اکسس

در تصویر فوق سه ناحیه شماره گذاری شده اند که مفهوم آنها به قرار زیر است :

قسمت-۱ : نوع فیلدی را که می خواهیم بر روی آن محاسبات انجام شود را تعیین می کنیم .

قسمت -۲ : در این قسمت نوع محاسبه مورد نظر خود را تعیین می کنیم .

قسمت -۳ : تعیین می کنیم که  جمع کل مقادیر موجود در یک ردیف برای ما نمایش داده شود یا خیر . 

بعد از انجام این تنظیمات بر روی Next  کلیک کنید تا به پنجره بعدی هدایت شوید .

آشنایی با قابلیت Wizard در اکسس

این پنجره مرحله پایانی کار است .

در کادر بالای این پنجره می توانید یک نام برای کوئری خود انتخاب کنید و سپس بر روی دکمه Finish  کلیک نمایید .

نتیجه نهایی مراحلی که در بالا طی کردید چیزی شبیه تصویر زیر خواهد بود .

آشنایی با قابلیت Wizard در اکسس

این کل مراحل مربوط به ایجاد یک کوئری از نوع Cross tab  بود که در بالا به آن اشاره کردیم .

اما برای درک بهتر مفهوم این کوئری  و تفسیر خروجی ونیز آشنایی با قابلیت Wizard در اکسس مثالی به بررسی مثالی پرداختیم و نیز برای مشاهده نکات تکمیلی در کار با این کوئری از شما دعوت می کنم که به تماشای این ویدیوی آموزشی بپردازید .

بسیار خوب تا به اینجای آشنایی با قابلیت Wizard در اکسس با دو نوع از کوئری هایی که می توانستیم با استفاده از قابلیت Wizard به ایجاد آنها بپردازیم پرداختیم.

امیدوارم که تا به اینجا از مطلب آشنایی با قابلیت Wizard در اکسس بهره و استفاده کامل را برده باشید .

البته این نکته را باید عنوان کنم که کار قابلیت ایجاد کوئری ها از طریق wizard تنها منحصر به این دو مورد نمی باشد .

بلکه دو گزینه دیگر نیز برای ایجاد کوئری از این طریق در دسترس می باشد که در مطلب بعدی به ان خواهیم پرداخت .

بنابراین ما را دنبال کنید . 

 

 

آموزش اکسس بازدید : 242 views ۲۵ خرداد, ۱۳۹۸ ۰