ایندکس گذاری خودکار در اکسس

ایندکس کردن ، ایندکس گذاری یا نمایه سازی در اکسس مطلبی بود که قبلا در این سایت به معنا و مفهوم آن پرداختیم و تقریبا تمامی کاربردها و معنا و مفهوم آن را با هم بررسی کرده و فوت و فن ایندکس گذاری و تنظیمات مربوطه را در اکسس با هم مورد بررسی قرار دادیم. 

ایندکس گذاری  یکی از راههایی است که به کمک آن می توانیم سرعت کار خود را در جستجوهای درونی بانک اطلاعاتی خود در اکسس تا حد چشمگیری بالا ببریم .

ایندکس گذاری خودکار در اکسس

شاید تکرار مکررات باشد اما اجازه  دهید برای دریافت بهتر مفهوم ایندکس گذاری و کاربردی که می تواند برای ما داشته باشد باز هم با هم یک مثال را بررسی کنیم .

یک کتاب آموزش نرم افزار اکسس را در اختیار داریم . 

حال می خواهیم در مورد ماکروها  و نحوه کار با آنها آشنا شویم .

یک از راههایی که بدانیم در کدام صفحات از این کتاب در خصوص ماکروها صحبت شده است خیلی راحت می توانیم به انتهای کتاب  رفته صفحات مربوط به ایندکس یا نمایه گذاری را باز کرده و  مشاهده کنیم که در چه شماره ای از صفحات این کتاب کلمه ماکرو آورده شده است  و با مراجعه به صفحات مزبور مطالب مربوط به آنها را مطالعه کنیم . 

می بینید که با استفاده از قابلیت ایندکس در این کتاب تا چه حد سرعت جستجوی ما برای این کلمه افزایش پیدا کرد .

این کاری است که اکسس نیز با هوشمندی تمام نسبت به آن اقدام می کند .

یعنی برای برخی از فیلدهای موجود در جداول خود اقدام به ایندکس گذاری می کند تا دفعه بعد که می خواهد اطلاعات مربوط به این فیلدها را بازیابی کند به راحتی و به سرعت نسبت به فراخوانی این اطلاعات اقدام کند .

از این نظر می توان کار اکسس را دقیقا با کار ما در یافتن یک کلمه در میان صفحات یک کتاب مقایسه نمود .

به این صورت که وقتی ما با استفاده از یک کوئری یک کلمه و یا عبارتی را جستجو می کنیم اکسس ابتدا به سراغ فیلد هایی می رود که قبلا عملیات ایندکس را بر روی آنها انجام شده است .

بنابراین با سرعت هر چه تمام تر  می تواند مورد جستجوی ما را پیدا کرده و نتیجه را در قالب یک خروجی به ما نمایش دهد .

به همین خاطر است که یکی از توصیه هایی که در ایجاد ایندکس ها و یا نمایه سازی در جداول اکسس می کنیم این است که فیلدی را بعنوان ایندکس در نظر بگیریم که قرار است بعدا بیشترین تعداد پرس و جوها را بر روی اطلاعات موجود در این فیلدها انجام دهیم .

انواع ایندکس ها در اکسس

بطور کلی اکسس می تواند دارای دو نوع مختلف از ایندکس باشد .

نوع اول ایندکسی است که بصورت دستی و بر روی فیلدهایی که مورد نظر خودمان است می توانیم اعمال کنیم .

در مورد چگونگی این کار و تنظیمات مربوط به آن بطور مفصل صحبت نمودیم .

مطلب مرتبط : آشنایی با نحوه ایندکس گذاری در اکسس .

اما موضوع امروز ما در این پست آموزشی در خصوص نوع دوم ایندکس ها یعنی ایندکس هایی هستند که توسط خود نرم افزار اکسس و بطور خودکار  بر روی برخی از فیلدها اعمال می شوند .

در اینجا می خواهیم به بررسی دو سوال در این زمینه بپردازیم :

۱- اکسس بر روی چه فیلد یا فیلدهایی بطور خودکار ایندکس گذاری می کند ؟

۲- چگونه می توان نحوه ایندکس گذاری خودکار در اکسس را تنظیم نمود ؟

بنابراین با هم به بررسی این دو سوال می پردازیم :

اکسس بر روی چه فیلد یا فیلدهایی بطور خودکار ایندکس گذاری می کند ؟

در پاسخ به این سوال باید عنوان کرد که اکسس به طور خودکار بر روی دو دسته از فیلدها بطور خودکار ایندکس گذاری می کند . 

اولین دسته فیلدهایی هستند که در یک جدول بعنوان کلید اولیه یا primary key  انتخاب می شوند .

فرقی نمی کند که این فیلد را ما بعنوان کلید اولیه انتخاب کرده باشیم یا اینکه توسط خود اکسس بعنوان کلید اولیه در نظر گرفته شده باشد .

در هر صورت اکسس بطور خودکار تمامی فیلدهایی که بعنوان کلید اولیه تعریف شده اند را وارد فرآیند ایندکس گذاری خود می کند .

دسته دوم از فیلدهایی که اکسس آنها را وارد فرآیند ایندکس گذاری می کند فیلدهایی هستند که  ویژگی نام آنها دارای یکی از عبارات زیر باشد :

–  ID

– key

–  code

–  num

در واقع اکسس هر فیلدی را که با یکی از این کلمات شروع شده باشد و یا اینکه به یکی از این کلمات ختم شود را بطور خودکار ایندکس می کند .

چگونه می توان نحوه ایندکس گذاری خودکار در اکسس را تنظیم نمود ؟

اکسس این امکان را در اختیار ما قرار می دهد که با معرفی برخی از عبارتها از برنامه بخواهیم که هرگاه این عبارات در ساختار نام فیلدها وارد شد اطلاعات موجود در این فیلدها را ایندکس نماید .

برای تعیین این کلمات می توانید مراحل زیر را دنبال نمایید :

۱- ابتدا بر روی سربرگ فایل کلیک کنید .

۲- گزینه Option   را انتخاب نمایید.

در پنجره باز شده عبارت مورد نظر خود را در کادر مربوط به AutoIndex  on import /create   وارد نمایید .

ایندکس گذاری خودکار در اکسس

از این به بعد هر  عبارتی که در این کادر باشد و در ساختار نام فیلدها به کاربرده شود آن فیلد بطور خودکار توسط اکسس ایندکس می شود .

ایندکس گذاری خودکار در اکسس

 

آموزش اکسس بازدید : 90 views ۱۶ شهریور, ۱۳۹۸ ۰