بررسی تمام روش های بک آپ گیری فایل های اکسس

بک آپ گیری فایل های اکسس و اهمیت آن در کار با فایل های اکسس موضوعی است که امروز می خواهیم در مورد آن صحبت نماییم .

داستان از اینجا شروع می شود که شما یک بانک اطلاعاتی را با تمام جزئیاتی که باید در اکسس ایجاد می نمایید .

مدتی با این بانک اطلاعاتی مشغول کار هستید و اطلاعات خود را به مرور در بانک اطلاعاتی خود وارد می کنید .

همه چیز به خوبی پیش می رود تا اینکه یک روز فایل اکسس را باز می کنید اما با پیعام خطایی روبرو می شوید .

پیغامی که سر و ته آن حکایت از این دارد که فایل شما بنابر دلایلی قابلیت باز شدن و اجرا شدن را ندارد .

مطمئنا تصور اینکه بخواهید تمامی اطلاعاتی را که از دست داده اید را دوباره از اول وارد بانک اطلاعاتی خود نمایید واقعا سخت و بدور از انتظار است .

اما واقعا چاره کار چیست ؟

آیا بهتر نیست که قبل از  اینکه با چنین صحنه ای روبرو شده و در چنین موقعیتی قرار بگیرید فکری برای این قضیه بکنید تا از وقوع آن جلوگیری کنید و در گام بعدی اگر در همچین موقعیتی قرار گرفتید قادر به بازیابی داده ها و اطلاعات خود باشید .

چاره این کار  تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات و ساختار بانک اطلاعاتی شماست .

دقیقا همان کاری که برای یک سند متنی در Word  و یا یک سند محاسباتی در اکسل انجام می دهیم .

قبلا و در مطلبی به نحوه ذخیره کردن اطلاعات در فواصل زمانی مشخص در حین کار با نرم افزار اکسل پرداخته و نحوه انجام این کار را توضیح دادیم .

برای دسترسی و مطالعه این مطلب می توانید از لینک زیر استفاده نمایید :

مطلب مرتبط : نحوه ذخیره سازی خودکار داده ها در اکسل

اما اگر با نرم افزار اکسس کار کرده باشید بخوبی می دانید که در ساختار این نرم افزار امکانی برای این امر که ما بخواهیم در فواصل زمانی دلخواه اطلاعات خود را ذخیره کنیم وجود ندارد .

پس چه راهکاری برای پیشگیری از وقوع آنچه که به آن اشاره کردیم وجود دارد ؟

بک آپ گیری فایل های اکسس

 

راهکاری که برای این امر پیش بینی شده است امکان استفاده از قابلیتی به نام Backup Database   یا پشتیبان گیری از بانک اطلاعاتی اکسس است .

این نکته را باید در نظر بگیرید که بروز برخی از خطاها در حین استفاده کاربر از بانک اطلاعاتی ما می تواند ماهیتی غیر قابل برگشت داشته باشد .

بعنوان مثال حذف یک فرم چیزی است که اگر اتفاق بیافتد  حتی با وجود قابلیتی به نام Undo  نیز دیگر امکانی برای بازگردانی آن وجود ندارد. 

شاید تصور این که با فرآیند بکاپ گیری بانک اطلاعاتی شما فضای مضاعفی را از دیسک سخت شما اشغال می کند چرا که باید یک بار این اطلاعات را در فایل اصلی خود ذخیره نمایید و بار دیگر نیز همین اطلاعات را در فایل دیگری تحت عنوان فایل بک آپ خود ذخیره کنید که این امر موجب اشغال فضای دو برایری  توسط اطلاعات شما می شود . 

با وجود این باید وقت و زمانی را در نظر بگیرید که برای ایجاد بانک اطلاعاتی خود و وارد نمودن اطلاعات مد نظر در این بانک اطلاعاتی کرده اید  .

قاعدتا فراهم آوردن امکانی که مانع از اتلاف وقت مجدد شما برای سر پا  کردن دوباره بانک اطلاعاتی خود شود به اشغال چند مگابایت فضای اضافی می ارزد  .

با استفاده از قابلیت بکاپ گیری اطلاعات در اکسس این اطمینان را می توانیم در خود ایجاد کنیم که اگر بنابر هر دلیلی بانک اطلاعاتی ما از کار افتاد به راحتی بتوانیم نسخه پشتیبان اطلاعات در اکسس را فراخوانی نموده و به اطلاعات خود دسترسی پیدا کنیم .

امروز می خواهیم ببینیم که چگونه و از طریق چه راهکارهایی می توانیم اقدام به Backup  گیری  در اکسس نماییم. 

در گام بعدی شما می توانید فایل بک آپ خود را در هر مکانی که مد نظر دارید ذخیره نمایید .

بنابراین از شما دعوت می کنم که تا انتهای این آموزش همراه ما باشید. 

روش های مختلف بک آپ گیری فایل های اکسس.

ما برای اینکه بتوانیم از فایل اکسس خود یک نسخه پشتیبان تهیه کنیم دو راه پیش رو داریم .

راه اول استفاده از قابلیت بک آپ گیری  است که در خود نرم افزار اکسس قرار دارد .

اجازه بدهید قبل از اینکه به سراغ روش دوم و معرفی آن بپردازیم به تفصیل در مورد روش و نحوه استفاده از آن صحبت کنیم و ببینیم که چگونه می توانیم از این روش بهره ببریم .

برای اینکه بتوانیم این قابلیت را فعال و از آن استفاده کنیم باید مراحل زیر را دنبال کنیم :

۱- ابتدا فایل اکسس مورد نظر خود را که می خواهید از آن یک نسخه پشتیان تهیه کنید را باز کنید .

۲- بر روی سربرگ File  کلیک کنید تا گزینه های مربوطه به آن برای شما به نمایش داده شود .

۳- از بین گزینه های نمایش داده شده Save As  را انتخاب کنید .

۴- بر روی گزینه Save database As کلیک نمایید .

۵- در انتها گزینه Backup Data Base  را بزنید .

بک آپ گیری فایل های اکسس

 

بعد از انجام این مراحل کادر زیر برای شما به نمایش در می آید .

در این کادر می توانید یک نام برای فایل پشتیبان خود انتخاب کرده و مسیری را برای ذخیره سازی آن تعیین کنید .

بعد از انجام این کار اکسس یک فایل بک آپ را از فایل اصلی شما تهیه و در مسیر مورد نظر شما ذخیره می کند .

نکته ای که باید به آن توجه کنید این است که قبل از اینکه اقدام به ایجاد بک آپ از فایل اکسس خود کنید حتما باید تمامی اشیایی را که مشغول استفاده و یا کار با آنها هستید را ببندید .

بنابراین با این روش به راحتی می توانید یک نسخه از آخرین تغییرات مورد نظر در فایل اکسس خود را بصورت یک پشتیبان در اختیار داشته باشید تا در مواقع ضروری نسبت به بازیابی اطلاعات مورد نظر اقدام نمایید .

این روش راهکاری بود که خود نرم افزار اکسس برای کاربر فراهم آورده است تا بتوانیم به کمک آن نسبت به بک آپ گیری از اطلاعات خود در اکسس اقدام نماییم . 

اما در ادامه این مطلب می خواهیم به بررسی راهکار دیگری برای  نحوه پشتیبان گیری از فایل های اکسس خود بپردازیم .

 بک آپ گیری فایل های اکسس. با استفاده از کدهای VBA

در این روش با استفاده از کدهای VBA  امکانی را فراهم می آوریم که  فرآیند پشتیبان گیری از اطلاعات موجود در اکسس را با توجه به شرایط زیر فراهم می آوریم :

–  فرآیند بکاپ گیری اطلاعات در فواصل زمانی مشخص شروع شود .

–  شروع فرآیند پشتیبان گیری از اطلاعات در قالب یک کادر پیغام به اطلاع کاربر رسانده می شود .

–  پایان فرآیند بکاپ گیری نیز طی یک کادر پیغام دیگر به اطلاع کاربر رسانده می شود .

–  کلیه فرآیندهای فوق بطور خودکار و بدون دخالت کاربر آغاز شده و به سرانجام می رسد

 برای ایجاد این قابلیت با استفاده از کدهای VBA  باید مراحل زیر را دنبال نمایید .

۱-  ابتدا وارد محیط کد نویسی VBA  شده و یک روال از نوع sub  ایجاد کنید .

۲- کدهای زیر را در روال خود وارد نمایید .

 

۳-  اکنون نیاز به ایجاد یک روال از نوع Function  داریم . 

تصویر زیر روال مربوطه به همراه کدی را که در آن درج شده است را مشاهده می نمایید .

 

۴- در مرحله بعد باید به سراغ ایجاد یک ماکرو در محیط اکسس برویم .

تصویر زیر ماکروی مربوطه را به نمایش می گذارد .

بک آپ گیری فایل های اکسس

 

۵- بعد از ایجاد ماکروی فوق باید ماکروی خود را ذخیره نماییم . برای این کار باید ماکروی خود به نام AutoExec  ذخیره نمایید . 

با انجام مراحل فوق تمامی کارهایی را که باید به سرانجام رسانده ایم و همه چیز آماده کار می باشد .

برای اینکه با مطالب موجود در این پست آموزشی بطور مفهومی تر آشنا شوید توصیه می نمایم که به تماشای کلیپ آموزشی زیر که در همین خصوص تهیه شده است بپردازید .

در این ویدئو به بررسی مراحل انجام کارها و تنظیمات مربوط به فرآیند پشتیبان گیری از فایل های اکسس به کمک کدهای VBA  پرداخته می شود .

برای مشاهده آموزش های کاربردی در زمینه نرم افزار های آفیس در قالب تصاویر و کلیپ های یک دقیقه ای می توانید به پیج ما در اینساگرام مراجعه نمایید .

برای عضویت و مشاهده این آموزش ها کافی است بر روی تصویر زیر کلیک نمایید .

بک آپ گیری فایل های اکسس 

آموزش اکسس بازدید : 143 views ۳۱ مرداد, ۱۳۹۸ ۰