به آسانی از اطلاعات اکسس خود خروجی بگیرید
گرفتن خروجی اطلاعات از اکسس عنوان آموزشی است که می خواهیم در این پست آموزشی به آن بپردازیم. تا حالا شده که نیاز پیدا کنید که از اطلاعات خودتان در اکسس خروجی بگیرید ؟
شاید بپرسید خروجی برای چه کاری ؟
فرض کنید که در اکسس یک جدول دارید شامل ۱۰۰۰ ردیف از اطلاعات . حالا می خواهید از این اطلاعات خود در قالب نمودار استفاده کنید .
البته که در خود اکسس امکاناتی برای تهیه نمودار وجود دارد .
اما مسئله ای که هست این است که نمی توان و اصلا نباید هم از اکسس این توقع را داشته باشید که بتواند برای شما نمودارهای حرفه ای را ایجاد کند .چون اصلا کار اکسس این نیست و برای این کار ایجاد نشده است .
ولی بهترین نموداری که اغلب از آن برای ایجاد و مدیریت اطلاعات در قالب نمودارها استفاده می شود نرم افزار اکسل است . اکسل به راحتی می تواند نمودارهای مختلف را در فرمت های متفاوت برای ما ایجاد کند .
اما اینکه این اطلاعات را چطور به اکسل منتقل کنیم خودش می تواند یک سوال باشد .
این تنها یک مورد از چندین و چند موردی بود که می توان به آن اشاره کرد که نیاز به گرفتن خروجی اطلاعات از اکسس داریم . امروز این قضیه را بهانه ای برای آموزش نرم افزار اکسس خود قرار می دهیم .
در این آموزش می خواهیم بررسی کنیم تمامی راههایی را که به کمک آنها می توانیم از اطلاعات خود در داخل اکسس خروجی گرفته و آنها را در نرم افزار های مقصد قرار دهیم .
من علیرضا شهرآئینی هستم و اگر من را دنبال کنید تا پایان این آموزش هر آن چیزی را که برای این کار یعنی گرفتن خروجی اطلاعات از اکسس لازم دارید را به شما آموزش خواهم داد .
روش های مختلف گرفتن خروجی اطلاعات از اکسس
اکسس این امکان را به ما می دهد که اطلاعات موجود در آن را خروجی گرفته و به خیلی از برنامه های دیگر ارسال کنیم و از آنها در نرم افزار های هدف استفاده کنیم .
خروجی گرفتن اطلاعات در اکسس یا در اصطلاح Export داده ها دقیقا برعکس حالتی که از آن تحت عنوان Import کردن اطلاعات اسم می بریم .
همانطور که اکسس می تواند اطلاعات را از منابع مختلفی دریافت کند به همان صورت می تواند اطلاعات موجود در خود را هم به سایر منابع ارسال کند .
در اینجا با هم به بررسی تمامی منابعی می پردازیم که اکسس می تواند اطلاعات موجود در خود را به آنها ارسال کند .
راههای مختلفی وجود دارد برای اینکه ما بتوانیم اطلاعات موجود در اکسس را به سایر منابع ارسال کنیم این راهها را در یک حالت کلی می توان به دو بخش تقسیم کرد .
روش اول استفاده از امکاناتی است که خود اکسس برای این منظور در اختیار ما قرار داده است .
روش دیگر هم استفاده از برنامه نویسی و کدهای VBA است .
البته ما در اینجا کار را با معرفی امکانات موجود در خود اکسس شروع می کنیم و در قدم های بعدی هم روش های مربوط به کد نویسی را بررسی خواهیم کرد .
امکانات موجود در اکسس برای خروجی گرفتن از اطلاعات
گفتیم که اکسس برای خروجی گرفتن اطلاعات موجود در خود امکانات خوبی را برای ما آماده کرده است .
امکاناتی که از آنها صحبت می کنیم همه در یک داشبورد به نام Export در سربرگ External Data قرار دارد .تصویر زیر نمایی از این امکانات را نمایش می دهد .
یک نگاه ساده به این داشبورد و گزینه های آن کافی است که متوجه بشویم اکسس در این زمینه سنگ تمام گذاشته است. انواع فرمت های مختلف وجود دارد که می شود اطلاعات را از اکسس به آنها فرستاد .
خوب برویم به سراغ یک به این گزینه ها و ببینیم که هر کدام چه هستند و چه کاری برای ما می کنند .
۱- گزینه Saved Exports
اگر قبلا از طریق این داشبورد و به کمک یکی از این گزینه ها ما اطلاعاتی را از اکسس به دیگر منابع فرستاده باشیم اکسس مسیر طی شده برای این کار را در خود ذخیره می کند .
حالا این مسیر را در اینجا و تحت گزینه ای به نام Saved Exports به ما نمایش می دهد . ولی خوب چون ما هنوز کاری نکرده ا یم و اطلاعاتی را از اکسس خارج نکرده ایم مسلما این گزینه کاری برای ما نمی کند .
برویم به سراغ گزینه دوم .
۲- گزینه EXCEL
از خیلی وقت پیش ها یک دعوایی بین اکسل و اکسس وجود داشته. البته نه بین خود این نرم افزار ها که بین کاربران هر کدام از آنها . خیلی از کاربران اکسل نرم افزار اکسس را یک نرم افزار سخت و پیچیده می دانند .
اما در عوض اکسس کاران دشمن خونی اکسل هستند چون در خیلی از موارد از اکسل به عنوان یک نرم افزار ایجاد بانک اطلاعاتی استفاده می شود . در حالی که اکسس تخصص خیلی بالاتری در این زمینه دارد .
اما به هر حال اینجا یک صلح و آرامشی بین این دو برقرار است و ما یکی از جاهایی که می توانیم اطلاعات خود را از اکسس برای آن ارسال کنیم نرم افزار اکسس است .
برای این کار هم می توانیم از همین آیکون که در این قسمت وجود دارد استفاده کنیم .
برویم ببینیم که این کار به چه نحو می تواند انجام شود .
یک مطلب خواندنی دیگر : باز کردن گزارش اکسس برای یک رکورد مشخص
ارسال اطلاعات از اکسس به اکسل
برای شروع کار ما باید یک اطللاعاتی در اکسس داشته باشیم که بخواهیم آنها را به اکسل بفرستیم .
برای این منظور من از اطلاعات زیر استفاده می کنم .
اسم جدولی که اطلاعات فوق در آن قرار دارند tblbooks است .حالا می خواهیم اطلاعات همین جدول را به اکسل بفرستیم .
خوب کار را شروع می کنیم و مرحله به مرحله با هم پیش می رویم .
۱- بر روی گزینه Excel در داشبورد Exporting کلیک کنید .بعد از این کار بلافاصله یک پنجره مثل پنجره زیر برای شما باز می شود. .
یک مطلب خواندنی :ساخت برچسب در اکسسچطور آنها را ایجاد و مدیریت کنیم ؟
خوب حالا باید یک سری تنظیمات را در این پنجره انجام دهیم .با هم همه این تنظیمات را بر اساس شماره هایی که در تصویر درج شده است پیش می بریم .
کادر شماره ۱ : File Name
این کادر از اسمش هم پیداست که چه کاری قرار است بکند . در این کادر ما می توانیم نام فایل خروجی ، مسیری که فایل خروجی ما ذخیره می شود و در انتها پسوند فرمت فایل را وارد کنیم .
البته اگر هیچ کدام از این موارد را انجام ندهیم خود اکسس بطور خودکار همه این کارها را برای ما انجام می دهد .یعنی یک اسم به فایل مورد نظر می دهد و ان را در مسیر پیشفرض خود ذخیره می کند .
با این حال بهتر است که این کارها را خودتان انجام دهید .
این از کادر شماره ۱ . حالا به سراغ کادر شماره ۲ می رویم .
کادر شماره ۲: File Format
می خواهید فایل خروجی شما که در نهایت در قالب یک فایل اکسل خواهد بود با چه فرمتی باشد؟ در اینجا می توانید از بین فرمت های مختلفی که برای شما قرار داده شده است یک مورد را انتخاب کنید .
فرمت پیشفرض خود اکسل برای این کادر .xlsx است که شما می توانید ان را قبول یا با فرمت مورد نظر خود جایگزین کنید .
تا به اینجای کار ما دوکادر را تنظیم کردیم . اگر در همین حالت هم بر روی دکمه OK کلیک کنیم برنامه ما را به مرحله بعد هدایت می کند اما برویم ببینیم در کادرهای بعد چه گزینه هایی برای ما وجود دارد ؟ .
کادر شماره ۳ :export data with formatting and layout
آیا می خواهید اطلاعات شما با همان فرمتی که در اکسس وجود دارند وارد فایل اکسل شوند ؟ پس تیک این گزینه را بزنید . منظور از فرمت چیزهایی مثل رنگ فونت ها ، اندازه فونتها ، بولد بودن یا نبودن و موارد دیگری از این دست است .
کادر شماره ۴ : open the destination file after export operation is complete
اگر می خواهید که بعد از اتمام عملیات انتقال داده ها از اکسس فایل هدف شما که همان اکسل خواهد بود بلافاصله و بصورت خودکار باز شود این گزینه برای همین منظور قرار داده شده است .
تیک ان را بزنید تا اکسل بطور خودکار باز شود . در غیر اینصورت می توانید آن را خالی بگذارید .
کادر شماره ۵ : Export only the selected report
آیا می خواهید تمامی اطلاعات جدول شما بطور کامل به اکسل منتقل شوند . پس به این گزینه کاری نداشته باشید . اما اگر می خواهید فقط بخشی از فیلدهای یک جدول را به اکسل منتقل کنید پس به این گزینه نیاز دارید .
یادتان هست گزینه قبلی را تنها به یک شرط می شد فعال کرد که گزینه اول را فعال کرده باشیم .اینجا برای فعال کردن این گزینه احتیاج به دو شرط داریم .
شرط اول اینکه حتما باید گزینه اول را انتخاب کرده باشیم . شرط دوم هم این است که حتما باید در جدول از بین تمامی فیلدهای موجود ، آن فیلد یا فیلدهایی را که می خواهیم به اکسل منتقل کنیم را قبلا به حالت انتخاب درآورده باشیم .
حالا این گزینه برای ما فعال می شود و ما می توانیم در صورت نیاز با زدن تیک از آن استفاده کنیم .
خوب تمامی تنظیمات مربوط به این کادرها را با هم بررسی کردیم . بر روی دکمه OK کلیک کنید تا ببینیم برنامه ما را به کجا می برد .
تنظیمات پایانی کار
بر روی Ok کلیک کردید . پس احتمالا پنجره زیر برای شما نمایش داده می شود .
پنجره خالی و خلوتی است البته تا زمانی که تیک تنها گزینه موجود در این کادر را نزنیم .
.بنظر نمی رسد اینجا زیاد کاری داشته باشیم .فقط آن وسط یک چک باکس وجود دارد به اسم Save export steps . این گزینه از ما می پرسد آیا می خواهی این تنظیماتی را که در پنجره قبلی انجام دادی را ذخیره کنم ؟
اگر تیک این گزینه را بزنیم این تنظیمات برای ما ذخیره شده و برای دفعات بعدی که بخواهیم همین کار را انجام دهیم دیگر نیازی به انجام مجدد این تنظیمات نداریم .
اما این تنظیمات کجا ذخیره می شوند و چه جوری می شود از آن استفاده کرد ؟
اولین گزینه ای که در داشبورد بررسی کردیم را یادتان هست ؟ منظورم همان گزینه Saved Exported است .اینجا همان جایی است که اگر شما تیک گزینه Save export steps را بزنید این تنظیمات در آن ذخیره می شود .
حالا در دفعات بعدی مستقیم به سراغ گزینه Save export steps می روید و می توانید کل این کارها را با یک کلیک انجام دهید .
ارسال اطلاعات به یک فایل متنی
یکی از فرمت های دیگری که می توان اطلاعات را از اکسس در قالب آن صادر کرد فرمتی است به نام Text File . در این حالت اطلاعات شما از قالب اکسس خارج شده و بصورت یک فایل متنی در می آید .
بیایید مراحل انجام این کار را با هم دنبال کنیم .
خوب برای شروع کار جدول مورد نظر خود را باز کنید .
حالا به سراغ سربرگ External Data رفته و روی گزینه Text File کلیک کنید .
بعد از این کار پنجره زیر برای شما نمایش داده خواهد شد .
گزینه هایی که در این پنجره قرار دارد را قبلا با هم بررسی کرده ایم پس نیازی به توضیح مجدد این گزینه ها نداریم . بعد از انجام تنظیمات در این پنجره بر روی Ok کلیک کنید تا وارد پنجره زیر شوید .
در این پنجره حتما یکی از دو گزینه اول یا آخر را انتخاب کنید تا بعدا دچار مشکل نشوید . بعد از این کار و با تائید این پنجره وارد مرحله بعدی از کار خواهید شد .
این مطلب به تدریج تکمیل می شود .
.
مطالب زیر را حتما مطالعه کنید
ساخت برچسب در اکسس💥چطور آنها را ایجاد و مدیریت کنیم ؟
ریبون ها در اکسس💥از مخفی کردن تا مدیریت کردن آنها
چطوری متن ها و تصاویر را بصورت متحرک در اکسس نمایش بدهیم ؟
فرمت دهی نوشته ها در اکسس | کاربرد + مثالها
۵ ویژگی در فرم های اکسس که کمتر از آنها خبر داشتید .
باز کردن گزارش اکسس برای یک رکورد مشخص + نمونه فایل
2 دیدگاه
به گفتگوی ما بپیوندید و دیدگاه خود را با ما در میان بگذارید.
عالی👏
سپاس از شما