جدول ها در اکسس و اصول کار با آنها

 به جرات می توان گفت که جدول ها در اکسس از مهترین بخش های این نرم افزار محسوب می شوند .

این در حالی است که ما  بغیر از جدول ها در اکسس با اشــــیــــای دیگری هم سرو کار داریم . 

این اشیا شامل موارد زیر هستند .

  • فرمها که از آنها برای دریافت اطلاعات از کاربر استفاده می کنیم .
  • گزارش ها که از آنها برای نمایش اطلاعات درخواستی کاربر از یک یا چند جدول استفاده می کنیم .
  • ماکروها که اجزایی هستند که به کمک انها می توانیم خیلی از کارها به حالت خودکار درآوریم
  • کوئری ها که با استفاده از آنها می توانیم به جستجوی بین اطلاعات در جداول بپردازیم .
  • ماژول ها که با استفاده از آنها می توانیم به کدنویسی در محیط اکسس بپردازیم .

اما در بین همه این اشیا جدول ها از اهمیت ویژه و خاصی در ساختار این نرم افزار برخوردار هستند

لازم است بدانید همزمان که شما در حال  کار کردن و یا استفاده از فرم ها ، گزارش ها و یا کوئری ها هستید در واقع بصورت غیر مستقیم دارید با جدول های خود کار می کنید .

چرا که تمامی اطلاعات مورد نظر برای این اشیا همگی در جداول ذخیره شده اند .

در این پست آموزشی ما بطور مفصل به بررسی قابلیت های مربوط به جداول پرداخته و با نحوه ایجاد و کار با آنها آشنا خواهیم شد .

نحوه ایجاد جدول ها در اکسس

تمامی اشیای  موجود در اکسس شامل فرم ها ، گزارش ها ، کوئری ها و حتی ماکروها از دو محیط تشکیل می شوند .

یک محیط شامل محیط طراحی یا نمای Design View  است که با استفاده از آن می توانیم به طراحی این اشیا بپردازیم .

بعنوان مثال اگر بخواهیم برروی فرم یا گزارش خود یک دکمه خاص را داشته باشیم ناگزیر باید این دکمه را در محیط طراحی به این اشیا اضافه نماییم .

و محیط و یا نمای دیگری از این اشیا هم وجود دارد که از آن تحت عنوان محیط کاری یا نمای View  نام می بریم .

نمای کاری یک شی محیطی است که برای استفاده و بهره برداری کاربر در اختیار وی قرار داده می شود .

در این بین جداول ما نیز از این قاعده مستثنی نیستند .

یعنی هر جدولی در حالت استاندارد دارای دو نما می باشد .

یکی نمای طراحی که به کمک آن می توانیم به طراحی و ایجاد آیتم های مورد نظر خود بپردازیم .

و دیگری نمای کاری است که می توانیم اطلاعات و داده های مورد نظر خود را در این محیط وارد جدول خود نماییم .

پس برای اینکه بدانیم یک جدول را چگونه و بر مبنای چه اصولی باید ایجاد کنیم ابتدا باید و بهتر است که با امکانات موجود در نمای طراحی جدول خود بطور کامل آشنا شویم .

پس با ما همراه باشید تا کار آشنایی با قسمتهای مختلف یک جدول در نمای طراحی آشنا شویم .

آشنایی و معرفی محیط Table یا جدول ها در اکسس

اول از همه بیایید ببینیم که چگونه می توانیم یک جدول را درمحیط اکسس ایجاد نماییم .

برای این کار فقط کافی است از سربرگ Create  بر روی گزینه Table  کلیک کنید .

 

جدول ها در اکسس

بلافاصله بعد از این کار اکسس برای شما یک جدول ایجاد می کند ..

 

جدول ها در اکسس

اما این جدول یک جدول خام است و  باید تغییراتی را در آن اعمال نماییم تا آن را برای پذیرش اطلاعات خود آماده کنیم .

برای اعمال این تغییرات شما دو راه پیش رو دارید .

راه اول این است که مستقیما تغییرات مورد نظر را که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت را بطور مستقیم در همین محیط کاری اعمال کنید .

 برای اینکه با نحوه انجام این کار بهتر آشنا شوید به شما توصیه می کنیم این کلیپ کوتاه را که در همین خصوص تهیه شده و به نحوه تنظیمات جدول اکسس در محیط کاری آنها می پردازد را مشاهده نمایید .

اما راه بهتر و اصولی تر این است که جدول خود را به محیط دیزاین یا همان طراحی برده و تعییرات خود را در آن اعمال کنید .

چرا که در این محیط امکانات به مراتب بیشتری برای این کار فراهم آمده است که می توانید از آنها استفاده کنید .

اما چگونه جدول خود را به نمای طراحی ببریم ؟

برای این کار نیز ۳  راه در پیش دارید :

راه اول : همزمان که جدول شما باز است از سربرگ Field  بر روی گزینه View  کلیک کنید .

 

جدول ها در اکسس

راه دوم : همزمان که جدول شما باز است از سربرگ Home بر روی گزینه View  کلیک کنید.

 

جدول ها در اکسس

 راه سوم  : همزمان که جدول شما باز است از سربرگ Create بر روی گزینه Design Table کلیک کنید.

 

جدول ها در اکسس

 

در هر سه این موارد اکسس شما را به محیط طراحی یا Table Design  هدایت می کند .

 

بسیار خوب به محیط طراحی جدول خود خوش آمدید امیدوارم که تا به اینجای کار خسته نشده باشید .

جدول ها در اکسس

از اینجا به بعد بحث را در این محیط و در مورد آشنایی با بخش های مختلف آن با هم پی می گیریم .

معرفی بخش های مختلف یک جدول در نمای طراحی

به تصویر زیر نگاه کنید .

 

جدول ها در اکسس

 

ما برای سهولت در بررسی قسمتهای مختلف این محیط آن را به سه بخش تقسیم کرده ایم و در ادامه به بررسی هر کدام از این قسمتها می پردازیم .

بررسی کادر شماره ۱

این کادر در محیط طراحی یک جدول مهمترین قسمت می باشد .

همانگونه که مشاهده می کنید این بخش از سه ستون که هر یک بطور مجزا نام گذاری شده اند تشکیل شده است .

در زیر به بررسی عملکرد هر کدام از این ستونها می پردازیم :

۱- ستون Field Name

 ما در این ستون می توانیم اسامی مورد نظر خود را که برای  ستون های جدولی که قرار است در نمای کاری در اختیار کاربر قرار گیرد را انتخاب می کنیم . 

 بهتر است این نکته را همین جا ذکر کنم که در اکسس به هر یک از ستون های جداول در اصطلاح فیلد یا Field  می گویند .

بنابراین در این قسمت شما باید برای هر کدام از این ستون ها یا بهتر است بگوییم فیلدها یک نام انتخاب کنید. 

این نام هر چیزی می تواند باشد  و همینطور به هر زبانی می تواند باشد چه فارسی و چه انگلیسی

اگر چه اکیدا توصیه می کنم که برای نام گذاری فیلدهای  خود به هیچ عنوان از زبان فارسی استفاده نکنید .

این امر دلیل خاصی دارد که در ادامه همین مطلب و در محل مناسب خود به دلیل آن خواهم پرداخت . 

 اما اکسس برای نام گذاری هر کدام از این فیلدها یک سری قواعد و قوانینی را در نظر گرفته است که به هیچ عنوان نباید آنها را زیر پا بگذارید .

در اینجا بهتر است به برخی از این قوانیین نگاهی بیاندازیم .

۱-تعداد کاراکترهای نام مورد نظر شما نباید بیشتر از ۶۴ عدد شود .

که البته بعید است حتی به این تعداد هم نیاز پیدا کنید چه برسد به تعدادی بالاتر از این  .

۲- اسامی مورد نظر شما برای هر فیلد می تواند شامل هر چیزی باشد مثل اعداد ، حروف ، علائم ، خط فاصله ، فضای خالی و یا هر چیز دیگری که فکر می کنید مناسب نام گذاری شما است اکسس در این زمینه سخت گیری چندانی نمی کند .

۳-  گفتیم که در نام گذاری فیلدها می توانید از فضای خالی هم استفاده کنید اما به شرطی که این فضای خالی در ابتدای نام شما قرار نگیرد .

۴- برای نام گذاری فیلدها مجاز به استفاده از دابل کوتیشن ها (   ”  ”  ) نمی باشید.

۵- اسامی را برای نامگذاری فیلدهای خود برگزینید که دارای مفهوم واضح باشند و کاربر را دچار سردرگمی نکند و کاربر بتواند بدون نیاز به هیچ توضیحی اطلاعات لازم برای هر فیلد را وارد کند .  

پس در نام گذاری فیلدها به موارد بالا توجه کنید چرا که در غیر اینصورت می توانید با پیغام خطا از سوی اکسس مواجه شوید .

این در خصوص نحوه نامگذاری فیلدها . 

اما نکته دیگری که باید در خصوص این ستون عنوان کنم مربوط به کلمه کلیدی یا Primary Key  و اهمیت آن و نیز نحوه تعیین آن می باشد . 

اول ببینیم که کلمه کلیدی چیست ؟

کلمه کلیدی یک مقداری است که در همه جدول ها وجود دارد .

مهمترین خاصیت کلمه کلیدی این است که به هیچ عنوان در کل جدول تکرار نمی شود .

درست مثل تمامی افراد ایرانی که همکی دارای کد ملی هستند اما قرار نیست  و نباید کل ملی هر فرد با کد ملی فرد یا افراد دیگر مشترک باشد . چرا که در اینصورت کد ملی کاربرد خود را از دست خواهد داد .

در اکسس نیز همین قانون برای فیلد مربوط به کلید اولیه حاکم است .

یعنی اگر در یک فیلد برای دانش آموزان یک کلاس  فیلد کد   را در نظر گرفتید و آن را بعنوان کلید اولیه به اکسس معرفی کردید اکسس به هیچ عنوان به شما اجازه نمی دهد که از یک کد دانش اموزی برای دو دانش آموز استفاده کنید . 

چگونه برای جدول خود یک کلید اولیه تعریف کنیم ؟

ساده است

برای این کار کافی است فیلد مورد نظر را انتخاب نموده و سپس بر روی آیکون مربوط به کلید اولیه کلیک کنید .

 

جدول ها در اکسس

 

با این کار اکسس یک آیکون کلید را در کنار فیلد مورد نظر قرار می دهد تا متوجه شوید که این فیلد در حکم کلید اولیه است و قرار نیست حالت تکراری داشته باشد .

اکنون به سراغ ستون دوم از این کادر برویم .

وقتی که در ستون اول نام فیلد خود را انتخاب نمودید لازم است در این ستون و در جلوی هر نام فیلد نوع داده ای را قرار است کاربر در این فیلد وارد کند را تعیین کنید . 

یعنی اگر نام فیلد خود را “your_Name ”  تعریف نموده اید قاعدتا انتظار دارید که کاربر در این فیلد یک نام را با استفاده از حروف و متن ها وارد کند .

بنابراین باید نوع داده مورد نظر را از نوع short text  تعیین کنید .

و یا اگر از کاربر می خواهید سن خود را در فیلد مربوط به Age  وارد کند بهتر است از نوع داده Number  برای این منظور استفاده کنید .

اما بحث در خصوص انواع داده ها یا همان Data Type در اکسس مفصل است .

برای اینکه بهتر با هر کدام از این داده ها و نحوه کار با آنها آشنا شوید بهتر به مطلبی که بطور اختصاصی به معرفی و کار با این داده ها پرداخته است مراجعه نمایید .

برای این منظور می توانید به لینک زیر مراجعه کنید .

مطلب مرتبط : آشنایی با انواع داده ها در اکسس

واما در مورد ستون سوم از این کادر که تحت عنوان Description  شناخته می شود .

تکمیل این قسمت برخلاف دو ستون قبلی کاملا اختیاری است .

اما این ستون چه کاری می تواند برای ما انجام دهد ؟

ما در این ستون می توانیم توضیحی در هر فیلد و کاری که می کند را درج کنیم .

این توضیح وقتی که کاربر در نمای کاری جدول ما قرار بگیرد و وقتی بر روی هر فیلد کلیک کند بصورت یک متن راهنما در گوشه پایین از سمت راست نرم افزار برای کاربر به نمایش در می آید و از این طریق می تواند راهنمایی های لازم را دریافت نماید . 

بسیار خوب تا به اینجا به اطلاعاتی که در مورد کادر شماره یک نیاز بود پرداختیم .

اکنون به سراغ بررسی بخش های مختلف در کادر شماره ۲ می رویم .

آشنایی با قسمتهای مختلف Field Properties

Field properties  شامل آیتم های متعددی است که با استفادهاز انها می توانیم برخی از ویژگی های مربوط به فیلدها را تنظیم کرده و یا آنها را تغییر داد .

از آنجا که ما در قسمت Data Type  با انواع مختلفی از داده ها روبرو هستیم متناسب با نوع داده ای که انتخاب می شود آیتم های مربوط به هر نوع از داده ها در قسمت Field properties  تغییر می کند . 

یعنی اگر نوع داده انتخاب شده از نوع متن باشد اکسس در این بخش ویژگی هایی را به نمایش می گذارد که فقط مربوط به نوشته ها و متن است است .

و اگر نوع داده انتخابی از نوع عدد و یا تاریخ باشد اکسس ویژگی های مربوط به آنها را نمایش می دهد و از  نمایش ویژگی هایی که مربوط به متن است چشم پوشی می کند . 

در ادامه در قالب یک فایل ویدئویی  به بررسی هر کدام از این آیتم ها بر اساس نوع داده انتخابی می پردازیم .

آشنایی با قسمتهای مختلف Sheet  Properties

در این کادر نیز یک سری از تنظیمات وجود دارد که می توانیم با اعمال تغییرات در آنها نتیجه و خروجی مربوط به آنها را در جدول خود مشاهده کنیم .

فرق بین این سری از تنظیمات با تنظیمات مربوط به Field properties در این است که تنظیمات این بخش در کل جدول ما اعمال می شود اما تظیمات بخش Field properties فقط بر روی یک فیلد اعمال خواهد شد .

برای اینکه با این تنظیمات نیز بطور کامل آشنا شوید می توانید از ویدیوی زیر دیدن نمایید .

ما در این ویدیو در خصوص ویژگی ها و تنظیمات مربوط به هر کدام از گزینه های موجود در کادر sheet properties صحبت خواهیم نمود .

در اینجا بخش اول از مطالب مربوط به کار با جدول ها در اکسس را به پایان می بریم .

در قسمتهای بعدی از این مطلب باز هم به بررسی موارد بیشتری از کار با نرم افزار اکسس و نیز طراحی جدول ها در اکسس خواهیم پرداخت . 

 

جدول ها در اکسس

 

 

آموزش اکسس بازدید : 174 views ۲۹ شهریور, ۱۳۹۸ ۰