جستجوی داده های تکراری در اکسل به کمک روش های مختلف

جستجوی داده های تکراری در اکسل

جستجوی داده های تکراری  در اکسل می تواند یکی از نیازمندی هایی باشد که در  کار با اکسل به آن احتیاج پیدا کنید.

اجازه بدهید که در همین ابتدای امر با طرح یک مسئله به روشن شدن مطلب کمک کنیم .

فایل اکسلی را در نظر بگیرید که مشتمل بر  نام های ایرانی مورد استفاده برای نامگذاری پسران  است .

بنابر هر دلیلی قرار نیست که نام افراد در این لیست بصورت تکراری آورده شود .

به عنوان مثال به جدول زیر توجه نمایید.

جستجوی داده های تکراری در اکسل

                                                                           

 ما در این جدول لیستی از اسامی پسرانه ایرانی را فراهم آورده ایم قاعدتا  نیاز نیست که  در این جدول اسامی به صورت تکراری وارد شوند. 

 اما من به شما می گویم که در این جدول تعدادی از اسامی به صورت تکراری وجود دارند

 آیا شما می توانید این اسامی را در یک نگاه پیدا نموده و آنها را مشخص کنید؟ 

مسلما پاسخ شما منفی خواهد بود جرا که برای پیدا کردن تک تک اسامی که به صورت تکرار هستند حداقل چندین و چند دقیقه زمان لازم است

 امری که برای اکسل به سادگی و در کسری  از دقیقه امکان پذیر است.

روش هایجستجوی داده های تکراری در اکسل

 آنچه که در این مطلب به دنبال آن هستیم استفاده از روش ها و ترفندهایی  است  که به کمک آنها می توانیم اطلاعات تکراری در یک محدوده از اطلاعات مورد نظر خود را به راحتی شناسایی نموده و آنها را متمایز نماییم . 

 ما برای انجام این کار هم از امکانات خود  اکسل و هم از قابلیت هایی که در  برنامه نویسی VBA وجود دارد استفاده می کنیم

در زیر به بررسی روشهای مختلف این کار می پردازیم

 ۱.  استفاده از قابلیت Conditional Formatting   برای هایلایت مقادیر تکراری

 ابتدا از امکانات موجود در خود نرم افزار  اکسل  شروع می کنیم

 Conditional Formatting  قابلیت ایست که با استفاده از آن می توانیم مقادیر تکراری در یک محدوده است اطلاعات را شناسایی رنگ زمینه سلول های مربوط به آنها را از بقیه متمایز نمایم. 

 برای انجام این کار مراحل زیر را دنبال  نمایید.

 

جستجوی داده های تکراری در اکسل

–  ابتدا از سربرگ home  گزینه Conditional Formatting را انتخاب نمایید

 از زیر مجموعه های مربوط به  آن،  Highlight Cell Rule  را انتخاب کنید.

از بین گزینه هایی که برای شما به نمایش در می آید گزینه  Duplicate Value  را انتخاب کنید. 

با انجام این مراحل کادری  به  نام Duplicate Value برای شما باز خواهد شد

در این کادر دو  کمبو باکس وجود دارد که  آیتم های مختلفی را برابر نیاز  خود می توانید انتخاب نمایید

 

جستجوی داده های تکراری در اکسل

 

در اینجا به بررسی آیتم های موجود در هر کدام از این دو کمبو باکس می پردازیم.

بررسی آیتم های موجود در کادر Duplicate Value

درکمبو  باکس سمت چپ دو گزینه وجود دارد.

گزینه اول : Duplicate 

با انتخاب این گزینه اکسل تمامی آیتم هایی را که به صورت تکرار هستند برای شما  هایلایت خواهد  کرد. 

گزینه دوم : Unique

  عملکرد این گزینه دقیقاً برعکس گزینه قبلی است به گونه ای که آیتم هایی  را برای شما  پیدا می  کند که حالت غیر تکراری دارند. 

 پس ما در کمبو باکس اول تعیین می کنیم که  آیا به دنبال اطلاعات تکراری هستیم یا  مواردی که غیر تکراری هستند.

 اکنون که هر کدام از این موارد برای ما مشخص شدن به سراغ تنظیماتی می رویم که بر روی آن ها اعمال می شود

 تنظیمات مورد نظر در کمبو باکس سمت راست قابل دستیابی می باشد.

 لیست و عملکرد هر کدام از این تنظیمات به قرار زیر خواهد بود. 

– گزینه Light  Red Fill With Dark Red Text 

 انتخاب این گزینه  موجب می شود رنگ پس زمینه سلول قرمز کم رنگ  و رنگ متن مربوط به آن قرمز پررنگ شود. 

– گزینه Light  Yellow Fill With Dark Yellow Text 

 انتخاب این گزینه  موجب می شود رنگ پس زمینه سلول زرد کم رنگ  و رنگ متن مربوط به آن زرد پررنگ شود. 

– گزینه Light  Green Fill With Dark Green Text 

 انتخاب این گزینه  موجب می شود رنگ پس زمینه سلول سبز کم رنگ  و رنگ متن مربوط به آن سبز  پررنگ شود. 

– گزینه Light  Red Fill

 انتخاب این گزینه  موجب می شود رنگ پس زمینه سلول قرمز کم رنگ شود . 

– گزینه Red Text

انتخاب این گزینه  موجب می شود رنگ متن سلول قرمز رنگ شود . 

– گزینه Red Border 

انتخاب این گزینه  موجب می شود رنگ دیواره سلول قرمز رنگ شود .

– گزینه Custom Format  

 با انتخاب این گزینه می توانید  فرمت های مورد نظر خود را در رنگ نوشته ، رنگ سلول و … را بنا بر سلیقه خود تعریف نمایید  . 

برای مشاهده نحوه عملکرد گزینه های  معرفی شده در بالا فقط کافیست که محدوده اطلاعات مورد نظر خود را به حالت انتخاب در آورید

 سپس گزینه مربوط بهDuplicate Value  را  انتخاب  نمایید.

جستجوی داده های تکراری در اکسل

 به محض باز شدن کد مربوطه شما ملاحظه خواهید نمود دیتا هایی که به صورت تکراری هستند از بقیه جدول شما متمایز   شده اند

 برای  مشاهده عملکرد هر کدام از گزینه های بالا می توانید آنها را انتخاب نموده عملکرد آنها را مشاهده نمایید.

هایلایت ردیف سلولهای حاوی مقادیر تکراری

در مثال قبلی  سلولهای را که  دارای مقادیر تکراری بودن را برای ما پیدا نموده  و  فقط خود آن سلول ها را  برای ما متمایز می نمود

اما در این ترفند می خواهیم  کاری کنیم که اگر یک سلول  دارایمقادیر تکراری باشد کل ردیف که سلول در آن قرار دارد برای ما متمایز شود. 

برای این منظور می توانید از  گزینه New Rule استفاده کنید.

 مراحل انجام این کار به قرار زیر است: 

ابتدا جدول اطلاعات زیر را در نظر بگیرید

جستجوی داده های تکراری در اکسل

–  ابتدا کل  محدوده اطلاعات مورد نظر خود را به حالت انتخاب در آورید (از  A2  تا C5)

–  گزینه موسوم به Conditional Formatting   را باز نمایید. 

–  گزینه New Rule    را انتخاب کنید

جستجوی داده های تکراری در اکسل

بعد از انجام این کار پنجره ای تحت عنوان  New Formatting   Rule    برای شما باز خواهد شد

– در پنجره مذکور بر روی آیتم مشخص شده در تصویر زیر کلیک نموده تا انتخاب گردد

سپس در کادر که برای شما به نمایش در می آیندفرمول زیر را وارد کنید. 

COUNTIF($A$2:$C$5;$A2)>1=

–  در مرحله بعد بر روی دکمهFormat  کلیک نمایید در پنجره ای که برای شما باز می شود بسته به نیاز خود می توانید فرمتی را به روی سلولهای مورد نظر خود تعریف کنید.

جستجوی داده های تکراری در اکسل

ما در اینجا تعیین نموده ایم که رنگ  زمینه سلول های مورد نظر ما   به رنگ  انتخابی ما  تغییر پیدا کند. 

کافیست تمامی خودروهای که برای شما باز شده اند را تایید نماید تا به  محیط اکسل برگردید

ملاحظه خواهید نمود دو ردیف از سلول ها که دارای کد ملی یکسان هستند برای شما به صورت هایلایت درآمده اند. 

داده های تکراری در اکسل

با تماشای ویدیوی زیر می توانید بهتر با این مطلب و نحوه کاربرد آن را آشنا شوید .

تمامی مواردی که در بالا به آن پرداخته شد وقتی کاربرد دارد که لیست اطلاعات شما از قبل تکمیل شده باشد .

اما گاهی نیاز پیدا می کنید که تنظیماتی را در اکسل انجام دهید که از همان بدو ورود اطلاعات مانع از درج اطلاعات بصورت تکراری در اکسل شوید .

اگر می خواهید بدانید که چگونه این امر در اکسل انجام پذیر است می توانید از مطلب موجود در لینک زیر استفاده کنید .

مطلب مرتبط : ممانعت از ورود داده تکراری در اکسل .

در اینجا مطلب مربوط به جستجوی داده های تکراری در اکسل و نحوه شناسایی آنها  را مورد بررسی قرار دادیم. 

اما همانگونه که در ابتدای این مطلب نیز عنوان نودم این تنها راه تشخیص داده های تکراری در اکسل نمی باشد .

راه دوم استفاده از کدهای VBA می باشد که در مطلب بعدی بصورت مفصل به نحوه استفاده از این روش می پردازیم .

پس همچنان ما را دنبال نمایید .

همچنین از شما خوانندگان و دوستان محترم می خواهیم که هر گونه سوال و یا نظری در خصوص این مطلب دارید را در قسمت نظرات درج نموده تا همه از آن بهره مند شویم  . 

 

آموزش اکسل 2016 بازدید : 22 views ۸ خرداد, ۱۳۹۸ ۰