فرمول ها و توابع در اکسل و اصول کار با آنها

فرمول ها و توابع در اکسل یکی از پرکاربردترین بخش های این نرم افزار هستند .

 اگر شما از کاربران نرم افزار اکسل باشید مطمئنا می دانید که اکسل چیزی فراتر از  چند سطر و ستون است که در آن اعداد را وارد نموده و یا دو یا چند عدد را با هم ضرب و یا جمع و تفریق کنید .

انجام  این کارها در نرم افزار اکسل شدنی و کاملا پیش پا افتاده هستند . 

 

فرمول ها و توابع در اکسل

شما با استفاده از امکانات موجود در نرم افزار اکسل به راحتی می توانید نسبت به حل مسائل ریاضی یا مهندسی پرداخته ، کارهای آماری همچون میانگین و واریانس و انحراف معیار را محاسبه کنید  و یا به بررسی سناریوهای مختلف برای حل مسائل را مورد بررسی قرار دهید . 

نرم افزار اکسل بخش عمده ای از  این کارایی و عملکرد بی نظیر خود را مرهون قابلیتی است که از ناحیه فرمول ها و توابع موجود در خود بدست آورده است .

امروز و در این مطلب آموزشی می خواهیم به تفصیل به بررسی این دو مفهوم پرداخته و عملکرد هر کدام از این دو را در داخل نرم افزار اکسل مورد بررسی قرار دهیم .

مطالبی که در این مطلب به آنها خواهیم پرداخت شامل موارد زیر خواهد بود : .

۱ – تعریف فرمول در اکسل چیست ؟

۲ – توابع در اکسل چه هستند و چه می کنند ؟

۳ –  انواع توابع در اکسل کدامند ؟

۴ –  ساختار توابع به چه صورت است و چگونه می توان از آنها در محیط اکسل استفاده کرد ؟

بنابراین تا پایان آموزش مربوط به بررسی مفهومی فرمول ها و توابع در نرم افزار اکسل همراه باشید تا شناخت بهتر و بیشتری از این قابلیتها در اکسل داشته باشیم  . 

تعریف فرمول در نرم افزار اکسل چیست ؟

یک فرمول در اکسل عبارت است از یک عبارتی که می تواند یک محاسبه را بر روی مقادیر عددی موجود در سلول های اکسل انجام دهد  بعنوان مثال به تصویر زیر دقت نمایید .

فرمول ها و توابع در اکسل

همانگونه که مشاهده می کنید در این تصویر ما دو عدد  را با هم ضرب نموده و نتیجه را در سلول A1  به نمایش گذاشته ایم .

اما این ساده ترین نوع فرمولی است که می توانیم در اکسل از آن استفاده نماییم .

اما قبل از اینکه بخواهیم به سراغ موارد پیشرفته تر برویم به ذکر چند نکته در مورد فرمول ها در اکسل بپردازیم :

اول اینکه طبق یک قانون کلی تمامی فرمول ها در اکسل باید با علامت مساوی  “=” شروع شوند .

در واقع وقتی ما این علامت را در یک سلول درج می کنیم به اکسل اعلام می کنیم که در این سلول قرار است یک عبارت محاسباتی وارد کنیم . 

نکته دوم این که ما در محیط اکسل می توانیم در دو محل فرمول و یا فرمول های خود را درج کنیم .

اولین مکان سلولی است که قرار است نتیجه نهایی فرمول ما بعد از محاسبات در آن سلول به نمایش درآید .

 

فرمول ها و توابع در اکسل

دومین مکان هم در کادری است که در بالای شیت کاری ما قرار دارد و از آن تحت عنوان Formula bar  نام می برند .

اصول وارد کردن فرمول ها در هر دوی این مکانها یکسان است و نتیجه نهایی نیز در سلول مورد نظر ما به نمایش درخواهد آمد .

در هر دوی این موارد اصول درج فرمول ها به قرار زیر است :

۱ – سلول مورد نظر خود را انتخاب نمایید .

۲ – علامت مساوی را در آن درج کنید .

۳ – کلید Enter  را بزنید .

به راحتی و با استفاده از سه گام شما می توانید نسبت به ایجاد یک فرمول در اکسل اقدام نمایید. 

اما اگر فرمولی را در یک سلول وارد نمودید برای ویرایش و اعمال تغییرات در آن نیز سه راه در پیش رو دارید :

۱ – سلول حاوی فرمول خود را انتخاب نموده و فرمول مربوطه را که در Formula bar به نمایش در می آید را ویرایش نمایید . 

۲ – بر روی سلول حاوی فرمول یک دابل کلیک نمایید اکنون می توانید فرمول موجود در ان را ویرایش کنید .

۳ – سلول مورد نظر خود را انتخاب نموده و کلید F2  را فشار دهید اکنون نیز امکان ویرایش فرمول ها را دارید . 

اما درج فرمول در مثال بالا برای محاسبه مقادیر مربوط به دو عدد دارای یک محدودیت است و آن هم این است که اگر بخواهیم اعدادی غیر از اعداد مورد نظر را با هم جمع کنیم باید مجددا فرمول خود را برای اعداد مربوطه از ابتدا بازنویسی کنیم .

برای رفع این مشکل راهکار ساده ای وجود دارد .

برای این منظور به جای اینکه اعداد خود را مستقیم در ساختار فرمول خود وارد کنیم می توانیم فقط آدرس محل قرارگیری آنها را به فرمول خود معرفی کنیم .

به این ترتیب اکسل به آدرس های مربوطه رفته و مقادیر آنها را خوانده و محاسبات خواسته شده را بر مبنای مقادیر موجود در این آدرس ها انجام می دهد .

توابع در اکسل چه هستند و چه می کنند ؟ 

فرمول ها و توابع در اکسل

وقتی که با نرم افزار اکسل کار می کنید به دفعات با دو واژه  فرمول ها و توابع در نرم افزار اکسل  سر و کار دارید .

اکنون می خواهیم ببینیم که مفهوم تابع در اکسل چیست .

واقعیت این است که هر دو عبارت فرمول و تابع ارتباط تنگاتنگی با یکدیگر دارند .

مطلب مرتبط : کتاب آموزش توابع متنی در نرم افزار اکسس  .

به تعبیری می توان هر تابع را یک فرمول از پیش تعریف شده در نظر گرفت که دارای ویژگی های زیر است :

اول اینکه هر تابع کاری را انجام می دهد که برای آن تعریف شده است .

دوم اینکه هر تابع دارای یک نام مختص به خود است این نام تا حد زیادی می تواند اشاره به کاری داشته باشد که قرار است تابع مربوطه برای ما به انجام برساند .

اما شاید بتوان مهمترین ویژگی یک تابع را  که در ساختار آن وجود دارد را مربوط به پذیرش ورودی هایی دانست که از آنها تحت عنوان آرگومان یا پارامتر توابع در اکسل نام می برند .

 

فرمول ها و توابع در اکسل

بسیاری از توابع برای اینکه بتوانند کار خواسته شده از خود را به سرانجام رسانند نیاز به یکسری از اطلاعات دارند که باید این اطلاعات را در قالب آرگو مانها در اختیار توابع قرار دهیم .

برخی از توابع هستند که برای انجام کار خود نیازی به هیچ ورودی ندارند . از جمله این توابع می توان به موارد زیر اشاره نمود :

( )    PI ()                      Date ()                                          Now         

برخی از توابع هم هستند که برای انجام کار خود نیاز به یک ورودی دارند .

                                            () Cos ()                             Sin   

و برخی هم هستند که برای انجام کار خود به دو یا چند ورودی احتیاج دارند همانند توابع زیر:

( )    IF ()                      Average()                                          Sumif

نکته ای که در کار  و استفاده از آرگومانها در توابع باید به آن اشاره نمود این است که برخی از این آرگومانها در ساختار یک تابع الزامی هستند و تابع بدون دریافت این آرگومانها قادر به انجام کار خود نیست .

اما در مقابل هستند آرگومانهایی که وجود آنها در ساختار تابع اختیاری است یعنی نبود آنها نمی تواند اشکالی در کار تابع ایجاد نماید .

اما چگونه می توان پی برد که وجود یک آرگومان در ساختار یک تابع الزامی است و یا اختیاری ؟

برای بررسی بهتر به تابع زیر نگاهی بیندازید

 این تابع دارای سه ورودی می باشد .

به عنوان یک اصل عمومی این نکته را باید در نظر بگیرید که در ساختار هر تابعی وقتی نام یک آرگومان در داخل دو قلاب  یا همان ” [ ]  ” قرار گیرد برای تابع حالت اختیاری دارد و می توان از ورود آن به ساختار تابع چشم پوشی نمود . 

انواع توابع در اکسل کدامند ؟

بطور کلی ما در اکسل با دو نوع تابع سرو کار داریم :

۱ – توابع داخلی اکسل

توابع داخلی اکسل که از آنها تحت عنوان Built In Function   نام می بریم توابعی هستند که از قبل توسط خود نرم افزار اکسل تهیه شده و در دل این نرم افزار قرار دارند .

در سوی دیگر توابعی هستند که از آنها تحت عنوان توابع تعریف شده از سوی کاربر نام می بریم که در اصطلاح به آنها User Define Function  یا به اختصار UDF    می گویند .

اینکه چگونه می توان با هر دو این نوع از توابع کار کارد و نحوه فراخوانی توابع داخلی در اکسل و نحوه ایجاد توابع مورد نظر خود را در مطلبی جداگانه مورد بررسی قرار می دهیم .  

 

آموزش اکسل بازدید : 158 views ۲۶ مرداد, ۱۳۹۸ ۰