فیلتر کردن و مرتب سازی داده ها در اکسس

امروز می خواهیم در خصوص فیلتر کردن و مرتب سازی داده ها در اکسس با هم صحبت کنیم .

اکسس این امکان را برای شما فراهم می آورد که بتوانید با حجم زیادی از اطلاعات کار کنید .

وقتی حجم این اطلاعات زیاد می شود یافتن داده ها و اطلاعات مورد نظر خود از بین این حجم از اطلاعات می تواند تبدیل به یکی از دغدغه ها و نیاز های هر کاربری شود.

اکسس برای  رفع این دسته از نیاز کاربران یکسری از ابزارها و راهکارها را جهت فیلتر کردن و مرتب سازی داده ها فراهم آورده است .

این ابزار ها شامل موارد زیر هستند :

۱- ابزار کوئری ها (Query)  یا همان پرس و جوها در اکسس

کوئری ها از مهمترین اجزا و بخش های نرم افزار اکسس هستند .

مهمترین قابلیت کوئری ها امکان جست و جو در میان حجم زیاد اطلاعات می باشد .

با استفاده از این کوئری ها به راحتی می توانیم به کمک شرطهایی که برای جستجوی تعیین می کنیم به فیلتر کردن و مرتب سازی داده ها پرداخته و به  اطلاعات مورد نظر خود دست پیدا کنیم .

۲- ابزار فیلتر (filter) کردن اطلاعات 

 

فیلتر کردن و مرتب سازی داده ها

قابلیت قیلتر کردن اطلاعات نیز امکان جالب دیگری است که به کمک آن می توان و بدون اینکه بخواهیم خود را درگیر  طراحی و ایجاد کوئری ها بکنیم به راحتی و به سادگی چند کلیک می توانیم اطلاعات مورد نظر خود را از بین مابقی اطلاعات جدا کنیم .

۳- ابزار مرتب سازی (sort)  در اکسس

فیلتر کردن و مرتب سازی داده ها

اگر چه این ابزار را نمی توان جزو امکانات در نظر گرفته شده برای جستجو در اکسس در نظر گرفت اما در خیلی از موارد می توان با استفاده از این ابزار  به هدف نهایی خود که همان یافتن اطلاعات مشخص است دسترسی پیدا کنیم .

قبلا در مطالب متعددی در همین سایت به مبحث کار با کوئری ها و معرفی انواع آنها در محیط اکسس پرداختیم .

برای دستیابی به این مطالب می توانید از لینکهای زیر استفاده کنید .

لینک مرتبط -۱ : آشنایی با مفهوم کوئری در اکسس

لینک مرتبط -۲ : آشنایی با کوئری نوع Append  در اکسس

و اما امروز و در این مطلب بطور مفصل به بررسی با آشنایی و قابلیت های ابزار های مربوط به فیلتر کردن و مرتب سازی داده ها در اکسس  می پردازیم .

آشنایی با ابزارهای مربوط به فیلتر کردن و مرتب سازی داده ها  در اکسس .

اکسس برای فیلتر کردن و مرتب سازی داده از یک سری از ابزار ها استفاده می کند که تمامی این ابزار ها در داخل یک داشبورد به نام Sort & Filter  کنار یکدیگر قرار  گرفته اند .

تصویر زیر نمایی از این ابزار را به نمایش می گذارد .

فیلتر کردن و مرتب سازی داده ها

امروز می خواهیم با مجموعه ابازر موجود در این  داشبورد بطور کامل آشنا شده و با نحوه به کاربردن آنها در محیط اکسس به خوبی آشنا شویم .

ابتدا اجازه بدهید به بررسی ابزار مرتب سازی در اکسس بپردازیم .

ابزار مرتب سازی یا همان sorting  امکانی را برای شما فراهم می کند که می توانید اطلاعات موجود در یک فیلد را بر اساس نیاز خود مرتب کنید .

این مرتب سازی می تواند باعث سهولت در خواندن اطلاعات موجود در یک فیلد شود و در بسیاری از مواقع باعث می شود که به راحتی بتوانید اطلاعات مورد نظر خود را پیدا نموده و  دیگر  نیازی به استفاده از فیلتر کردن و یا ایجاد کوئری ها نداشته باشید .

اکسس بطور پیشفرض اطلاعات یک جدول را بر اساس فیلد مربوط به ID  مرتب سازی می کند .

اما بسیاری از مواقع این شما هستید که می خواهید اطلاعات موجود در یک فیلد را بنا به خواسته خود مرتب نمایید .

خبر خوب این است که اکسس برای این منظور ابزاری تحت عنوان Sorting  را فراهم کرده است .

در واقع با استفاده از این ابزار می توانید اطلاعات موجود در یک فیلد و دیگر فیلدهای مرتبط با آن را بر اساس نیاز و سلیقه خود چیدمان کنید .

اما چگونه  می توانیم از این ابزار استفاده کنیم .

استفاده از ابزار Sort  در اکسس

برای درک بهتر مفاهیم مربوط به این ابزار و نحوه استفاده از آن در محیط اکسس جدول اطلاعات زیر را در نظر بگیرید .

فیلتر کردن و مرتب سازی داده ها

ما در این جدول فیلدهای مختلفی دارم که هر کدام دارای اطلاعات مختص به خود هستند .

اکنون می خواهیم این فیلدها را بر اساس نام خانوادگی افراد مرتب نماییم .

برای این کار باید مراحل زیر را دنبال نماییم :

۱- ابتدا فیلد مربوط به نام خانوادگی را فعال نمایید . برای این منظور فقط کافی است درون یکی از خانه های موجود در این رکورد کلیک نمایید تا فیلد مربوطه بعنوان فیلد فعال در نظر گرفته شود .

۲-  اکنون به داشبورد Sort & Filter بروید .

در این داشبورد سه گزینه برای مرتب سازی داده ها وجود دارد :

–  Ascending

 انتخاب این گزینه موجب می شود که اطلاعات موجود در این فیلد بر اساس حروف الفبا از بالا به پایین مرتب شوند .

–  Descending 

عملکرد این گزینه برعکس گزینه قبلی است یعنی باعث می شود که اطلاعات موجود در این فیلد با توجه به حروف الفبا از پایین به بالا مرتب شوند

–  Remove Sorting

 با استفاده از این گزینه می توان مرتب سازی انجام شده  بر روی یک فیلد را حذف نمود .

نکته ای که در استفاده از این ابزار باید به آن توجه نمود این است که قابلیت مرتب سازی داده ها را  بر روی فیلدها با نوع داده های مختلف می توان انجام داد .

بسته به نوع داده هایی که اطلاعات موجود در فیلدها را مرتب سازی می کنیم خروجی های مختلفی می توان داشته باشیم .

بعنوان مثال اگر نوع داده های یک فیلد از نوع عددی باشد با استفاده از این قابلیت می توانیم اعداد موجود در فیلد را از کم به زیاد یا از زیاد به کم مرتب نماییم .

اگر نوع داده فیلد ما از نوع تاریخ باشد نیز می توان داده ها را از تاریخ های نزدیک به تاریخ های دورتر و یا برعکس مرتب کنید .

نکته مهمی که باید به آن توجه نمود این است که قابلیت مرتب سازی اطلاعات را بر روی برخی از فیلدها با نوع خاصی از داده ها یاهمان Data Type  می توان اعمال نمود .

این نوع داده ها  شامل موارد زیر است :

–  Short text 

–  Number

–  Date/Time

–  Currency

–  Yes/No

–  Auto Number

اکنون برویم به سراغ گزینه دیگر که همان فیلتر کردن اطلاعات در یک جدول می باشد .

آشنایی و استفاده از قابلیت فیلتر کردن داده ها در اکسس

 اکسس امکا.نات بیشتری برای فیلتر کردن داده ها را نسبت به چیدمان آنها فراهم آورده است . 

با استفاده از قابلیت فیلتر کردن شما  می توانید کاری کنید که فقط اطلاعاتی را که مورد نظر شماست به نمایش درآمده و سایر اطلاعات موجود در جدول از نظر شما پنهان شوند .

مسلما این عدم نمایش اطلاعات به معنای حذف آنها نمی باشد .

وقتی شما اطلاعاتی را می خواهید فیلتر کنید برای اعمال فیلتر خود یکسری از شرطها را تعریف می کنید .

آنگاه اکسس در بین اطلاعات جدول مورد نظر شما جستجو نموده و هر کدام از انها را که با شرط تعریف شده مطابقت داشته باشد را برای نمایش آنها نگه داشته و در عیر اینصورت اطلاعات نامرتبط با شرط در نظر گرفته شده را پنهان می کند .

جهت فیلتر کردن اطلاعات یک یا چند فیلد در جدول از راههای مختلفی را می توان دنبال نمود . 

ما در اینجا با در نظر گرفتن اطلاعات جدولی که در مثال قبل استفاده کردیم نمونه هایی از فیلتر کردن اطلاعات را مورد بررسی قرار می دهیم.

مثال اول : فیلتر کردن اطلاعات مورد نظر در یک فیلد از جدول با استفاده از یک فیلتر ساده

فرض کنید در فیلد مربوط به نام نویسندگان می خواهیم نویسنده ای به نام ” علی شریعتی ” را فیلتر نماییم .

برای این منظور ایتدا  بر روی فلش رو به پایین در قسمت مربوط به نام فیلد کلیک نمایید .

حال از لیستی که مربوط به تمامی نویسندگان است ابتدا تیک گزینه Select All  را بردارید .

در مرحله بعد کافی است تیک مربوط به نام نویسنده مورد نظر خود را انتخاب نمایید .

فیلتر کردن و مرتب سازی داده ها

با زدن دکمه OK  مشاهده خواهید کرد که فقط اطلاعات مربوط به همین نویسنده برای شما به نمایش درخواهد آمد و سایر نویسنده ها و اطلاعات مربوط به آنها  پنهان خواهند شد .

اما اگر در تصویر بالا دقت نمایید در بین گزینه های موجود در این لیست دو گزینه دیگر نیز وجود دارد که به معرفی عملکرد آنها می پردازیم .

گزینه   . . . Clear filter from

 با استفاده از این گزینه می توانیم هر فیلتری را که بر روی یک فیلد اعمال شده باشد را لغو نموده تا تمامی اطلاعات مربوطه به نمایش در آید .

گزینه Blanks

 با زدن تیک مربوط به این گزینه  فیلد های خالی از اطلاعات برای شما نمایش داده می شود .

این ساده ترن حالتی است که ما می توانیم نسبت به فیلتر کردن اطلاعات از آنها بهره ببریم.

اما حالات پیشرفته تری از فیلتر کردن اطلاعات نیز وجود دراد که در ادامه به آنها می پردازیم .

فیلتر داده ها با استفاده از گزینه Selection

اگر بر روی این گزینه کلیک نمایید با گزینه هایی که در تصویر زیر مشاهده می کنید مواجه خواهیم شد . 

 

فیلتر کردن و مرتب سازی داده ها

 

با هم به بررسی این گزینه ها می پردازیم :

–  گزینه Equal

 با استفاده از این گزینه می توانیم فیلدهایی را فیلتر کنیم که با مقدار مورد نظر ما برابر باشد .

– ِ Does Not Equal

 عملکرد این زینه برعکس گزینه قبلی است بصورتی که اطلاعاتی را که با مقدار مورد نظر ما برابر نباشد را به ما نمایش می دهد .

–  گزینه Less Than or Equal to

با استفاده از گزینه فیلدهایی که مقادیر کمتر یا مساوی با مقدار مورد نظر ما دارند  به نمایش گذاشته می شوند .

–  گزینه Greater Than or Equal to

با استفاده از این گزینه فیلدهایی که مقادیر بیشتر یا مساوی با مقدار مورد نظر ما دارند  به نمایش گذاشته می شوند.

–  گزینه Between

 با انتخاب این گزینه یک کادر همانند تصویر زیر برای شما به نمایش در خواهد آمد .

فیلتر کردن و مرتب سازی داده ها

 

در این پنجره می توانید یک محدوده از اعداد را وارد نمایید تا فیلدهایی که در مابین این مقادیر جا می گیرند برای شما فیلتر شوند .

این گزینه فقط در مورد فیلدهایی به نمایش در خواهد آمد که نوع داده آنها از نوع Number یا  Currency  باشد .

حالت دیگری از فیلتر کردن اطلاعات در اکسس وجود دارد که از آن تحت عنوان Advanced  نام برده شده است .

برای اینکه با امکانات این گزینه و نحوه فیلتر کردن اطلاعات با استفاده از این گزینه آشنا شوید توصیه می کنم که به تماشای ویدیوی آموزشی زیر بپردازید .

فیلتر کردن و مرتب سازی داده ها

آموزش اکسس بازدید : 66 views ۲۰ شهریور, ۱۳۹۸ ۰