قواعد و قوانین اعتبار سنجی در نرم افزار اکسس

اعتبارسنجی داده ها این امکان را برای شما فراهم می کند که به کنترل داده ها در حین ورود آنها از سوی کاربر به نرم افزار اکسس بپردازید.

این امر این امکان را برای شما فراهم می کند که از اکسس بخواهید که از ذخیره کردن اطلاعاتی که قواعد اعتبار سنجی تعیین شده از سوی شما را نقض نموده اند صرفنظر نماید.
باید این نکته را در نظر بگیرید که همیشه امکان خطا از سوی کاربر  در حین  وارد کردن اطلاعات مدنظر برای شما وجود دارد.

به عنوان مثال فرض نمایید که در  فیلد ی از کاربر می‌خواهید که کد ملی خود را وارد نماید همانطور که میدانید کد ملی  فقط  می‌تواند شامل کاراکترهای عددی باشد و از طرف دیگر این کد ملی نمی‌تواند بیش از ده رقم داشته باشد.

حال اگر کاربر به جای وارد کردن  رقم به اشتباه حروف را وارد نماید و یا اینکه تعداد ارقامی بالاتر و یا کمتر از ۱۰ رقم را برای کد ملی وارد نماید این امر می‌تواند نشان دهنده عدم دقت کاربر در وارد نمودن اطلاعات مورد نظر شما باشد. 

 

مطلب مرتبط : کار با validation rule در اکسس به همراه مثال های کاربردی

 

بنابراین این شما هستید که به عنوان یک طراح بانک اطلاعاتی باید قواعد و قوانینی را برای ورود اطلاعات از سوی کاربر تعیین نمایید تا در صورتی که کاربر اطلاعاتی را خارج از این قواعد و قوانین مد نظر شما وارد نمود ، این اطلاعات  را از کاربر نپذیرفته و از ذخیره نمودن آنها  صرف نظر کند.
برای این منظور یعنی تعیین قواعد اعتبار سنجی متدهای مختلفی توسط نرم افزار اکسس در اختیار شما قرار گرفته است.

در این مطلب آموزشی  می خواهیم با روش هایی که می توان از طریق آن ها این قواعد و قوانین خاص را برای کاربر تعیین نماییم آشنا شویم . 

  • تعیین اعتبار سنجی  با استفاده از نوع مختلف داده ها

معمولاً اولین کاری که برای طراحی یک بانک اطلاعاتی انجام می دهیم طراحی و ایجاد جداول در اکسس است .  

همانگونه که میدانید جدولها متشکل  از  فیلد ها و رکوردهایی هستند که اطلاعات مورد نظر ما را در خود ذخیره می نمایند. 

برای ایجاد یک فیلد در اکسس نیاز به دو مولفه داریم  که مولفه  اول نام مورد نظری است  که ما به فیلد  مورد نظر  تخصیص می‌دهیم و مولفه دوم نیز  نوع داده ای است که این فیلد می تواند بپذیرد. 

  همین معرفی نوع داده در اکسس می تواند ساده ترین روش تعیین اعتبار سنجی برای ورود اطلاعات از سوی کاربر باشد . 

 

– استفاده از خاصیت Required 

Required قابلیت ایست که با تنظیم آن برای اکسس تعیین می نمایید که یک یا چند فیلد خاص که مد نظر شما می باشد به هیچ عنوان نباید از سوی کاربر خالی بماند.

به عنوان مثال فرض نمایید بر روی فرم خود تکست باکس برای دریافت کد ملی از سوی کاربر قرار داد ه اید و می خواهید که به هیچ عنوان کاربر این تکس باکس را خالی از اطلاعات نگذارد برای این امر کافی است در حین طراحی جدول در فیلد مربوط به کد ملی از قسمت Field Property و در کادر مربوط به Required  عبارت yes  را  وارد نمایید.

با انجام این تنظیم اگر کاربر کد مربوط به ملی خود را در کادر مربوطه وارد نمایند اکسس با صدور پیغامی از ادامه کار کاربر جلوگیری به عمل می‌آورد. 

 

  • استفاده از قابلیت Input Mask 

یکی دیگر از قابلیت هایی که با استفاده از آنها می توانید در محیط اکسل قواعد مشخصی را برای وارد نمودن اطلاعات تعیین نمایید Input Mask  ها  هستند. 

Input Mask ها بیشتر در مواردی  به کار می روند که اطلاعات مورد نظر شما از یک قالب و فرمت خاصی برخوردار باشند. 

به عنوان مثال برای دریافت شماره تلفن کاربر به همراه کد شهر محل اقامت وی می توانید آن را در قالب یکی Input Mask  به صورت زیر تعریف نمایید تا علاوه بر اینکه کاربر را در ورود اطلاعات مربوط به شماره تلفن و کد شهر محل سکونت خود راهنمایی میکنید از نحوه ورود صحیح اطلاعات  نیز مطمئن شوید . 

قواعد اعتبار سنجی در اکسس

 

  • استفاده از قابلیت Validation Rule 

Validation Rule یکی از امکانات جالبی است که نرم افزار access برای ایجاد قواعد خاص در ورود اطلاعات از سوی کاربر بسیاری می تواند  کاربرد بسیاری  داشته باشد

به عنوان مثال فرض نمایید که در فیلد مربوط به کد ملی برای ما مهم است که تعداد ارقام وارد شده از سوی  کاربر دقیقا برابر با عدد ۱۰ باشد برای این امر کافیست در کادر مربوط به Validation Rule عبارت مساوی ده را وارد نمایید. 

همچنین قابلیت Validation Rule  امکانی به نامValidation Textرا در اختیار شما قرار میدهد تا در صورتی که کاربر از قواعد تعیین شده شما در قسمت Validation Rule  در  حین وارد کردن اطلاعات تخطی نمود پیغام مناسبی ازسوی اکسس به کاربر نمایش داده شود برای این منظور کافیست پیغام مورد نظر خود را در قسمت مربوط به Validation Text  وارد نمایید.

 

اعتبارسنجی داده ها

اکنون اگر کاربر تعداد کاراکترهایی بیشتر یا کمتر از تعداد تعیین شده در  فیلد  مربوط  به کد ملی وارد نماید این خطا از سوی  اکسس تشخیص داده شده و پیغام تعیین  شده از سوی شما را به کاربر نمایش خواهد داد.

 

 – استفاده از روال های رویداد و برنامه نویسی VBA

پیشرفته ترین  حالتی که می توانید با استفاده از آن به ایجاد قواعد و قوانین مورد نظر خود در وارد نمودن اطلاعات از سوی کاربر بپردازید ایجاد روالهای رویداد متناسب با هر قاعده و قانون مورد نظر خود با استفاده از کدهای  VBA می باشد.

به عنوان مثال فرض نمایید که کاربر برای استفاده از برنامه شما لازم است که در ابتدای ورود به برنامه به درج کد کاربری و گذرواژه مربوط به خود بپردازد .

اکنون از طریق روالهای رویدادی  که در  محیط  VBA  ایجاد می نمایید به راحتی می توانید کنترل نمایید که  آیا کاربر از نام کاربری و گذرواژه صحیح استفاده نموده است یا خیر و در صورت ورود صحیح این اطلاعات اجازه استفاده کاربر از برنامه را به او بدهید در غیر این صورت می توانید نادرست بودن اطلاعات وارد شده برای  این موارد را  با یک پیغام مناسب به اطلاع کاربر برسانید. 

در آموزش های آینده با مثال های عملی با نحوه استفاده از روال های رویداد و کد های VBA در تعیین قواعد و قوانین اعتبار سنجی بیشتر آشنا خواهیم شد

آنچه که در بالا مطالعه نمودید شامل ۵ روش مختلف از ایجاد قواعد و قوانین اعتبار سنجی در محیط اکسس بود . 

 

 

آموزش اکسس2016 بازدید : 29 views ۵ آبان, ۱۳۹۷ ۰