نحوه ایجاد و کار با گزارش ها در اکسس

نحوه ایجاد گزارش ها در اکسس

در این پست آموزشی به بررسی نحوه ایجاد گزارش ها در  اکسس می پردازیم . 

یک گزارش در واقع قابلیتی است در نرم افزار اکسس که با استفاده از آن می توانیم به جمع بندی ، خلاصه کردن و فرمت بندی اطلاعات مورد نظر خود بپردازیم . 

در نهایت می توان این اطلاعات دسته بندی و خلاصه شده را جهت استفاده سایرین بصورت پرینت شده و یا در قالب های دیگر در اختیار آنها قرار داد . 

اینکه اصولا یک گزارش چیست ؟ و چگونه می توان آن را ایجاد و مدیریت نمود را در این مطلب فرا خواهیم گرفت .

 

مطالبی که در این مطلب فرا خواهیم گرفت : 

  • ماهیت گزارش ها در اکسس و  محل استفاده آنها در کجاست ؟ 
  • روش های مختلف ایجاد گزارش ها در اکسس کدامند ؟ 

 

ماهیت گزارش ها در اکسس

بیایید بطور ذهنی یک جدول موجود در اکسس را به یک شهر تشبیه کنیم . 

اگر موجودیت های موجود در یک جدول را بعنوان شهروندان آن جدول در نظر بگیریم قاعدتا باید ورود و خروج شهروندان (بخوانید اطلاعات ) این شهر (بخوانید جدول ) را کنترل نماییم . 

برای کنترل اینکه هر شخصی (یا هر داده ای ) مجاز به ورود به این شهر نباشد راههای مختلفی وجود دارد . اما یکی از این راهها این است که در ورودی و خروجی شهر (یا همان جدول ) خود دروازه هایی را قرار دهیم . 

نحوه ایجاد گزارش ها در اکسس

با استفاده از این دروازه ها به راحتی می توانیم ورود و خروج اطلاعات خود را کنترل نماییم .  

در مبحث کار با فرم ها عنوان کردیم که فرم ها در  واقع حکم دروازه های ورود اطلاعات به یک جدول هستند .

شما با استفاده از فرم ها به راحتی می توانید کنترل نمایید که چه نوع داده ای مجاز به ورود به جدول شما باشد .

بنابراین به راحتی می توانید از ورود اطلاعاتی که می تواند نظم و کارایی جدول شما را به هم بزند ممانعت بعمل آورید .

در طرف مقابل هم دروازه هایی برای خروج اطلاعات از جدول خود باید قرار دهید .

این دروازه ها همان گزارش هایی هستند که شما بسته به نیاز و سلیقه خود آنها را طراحی و ایجاد می نمایید .

کار گزارش ها این است که اطلاعات خاصی را از بین اطلاعات موجود در جدول خود استخراج نموده و برای ارائه به کاربر در اختیار وی قرار داده می شود .

نحوه ایجاد گزارش ها در اکسس تنظیمات مربوط به آنها

حال که با ماهیت گزارش ها در اکسس آشنا شدیم ببینیم که چگونه می توانیم یک گزارش را ایجاد نماییم . 

نرم افزار اکسس را هاای متعددی را برای ایجاد گزارش ها فراهم آورده است . 

در اینجا به بررسی هر کدام از این راهها می پردازیم . 

نحوه ایجاد و کار با گزارش ها در اکسس

  1. ایجاد یک گزارش بصورت مستقیم .

هر گزارش برای ایجاد شدن نیاز به یک منبع اطلاعاتی دارد .

یعنی در اولین گام شما باید مشخص نمایید که از چه منبعی می خواهید یک گزارش ایجاد نمایید .

در نرم افزار اکسس دو چیز می تواند منبع یک گزارش قرار گیرد .

منابع گزارش ها در اکسس یا جدول ها هستند یا اطلاعات استخراج شده توسط کوئری ها .

بنابراین شما با داشتن هر کدام از دو مورد بالا می توانید از آنها گزارش تهیه نمایید .

اولین و ساده ترین راه برای ایجاد یک گزارش این است که کار ایجاد گزارش خود را بطور کامل در اختیار اکسس قرار دهید .

در این مورد شما نیاز به انجام کار خاصی ندارید فقط کافی است منبع گزارش خود را تعیین نمایید .

برای این منظور  می توانید مراحل زیر را مد نظر قرار دهید :

به تصویر زیر توجه کنید

نحوه ایجاد و کار با گزارش ها در اکسسدر این تصویر می خواهیم گزارشی از اطلاعات موجود در جدولی به نام Tblbooks  تهیه نماییم .

در قرم اول بر روی نام جدول مربوطه یک کلیک میکنیم تا انتخاب شود ( باز بودن جدول نیز نتیجه مشابهی خواهد داشت )

در مرحله بعد از سربرگ Creat گزینه Report  را انتخاب می کنیم .                            

 

    مزیت های استفاده از این روش   

مهمترین مزیتی که برای این روش می توان در نظر گرفت این است که بلافاصله اکسس گزارشی شامل تمامی اطلاعات موجود در جدول معرفی شده را در اختیار شما قرار می دهد .

بنابراین به راحتی و به سادگی هر چه تمامتر شما می توانید گزارشی از اطلاعات مورد نظر خود تهیه نمایید .

اما این کار چند ایراد دارد .

اول اینکه این گزارش شامل تمامی اطلاعات موجود در جدول شماست در صورتی که ممکن است شما بخواهید  فقط اطلاعات خاصی  را  در قالب گزارش به کاربر خود نمایش بدهید اما شما در این روش امکان دخل و تصرف در خروجی گزارش خود و تعیین اینکه چه فیلدی از جدول در ساختار گزارش شما بشد ندارید .

برای اینکه کنترل بهتری بر روی خروجی گزارش های خود داشته باشید بهتر است به سراغ روش های بعدی در نحوه ایجاد و کار با گزارش ها در اکسس برویم .

۲٫ نحوه ایجاد گزارش ها در اکسس توسط قابلیت Blank Report

دومین روشی که با استفاده از آن می توانید به ایجاد گزارش ها در اکسس بپردازید استفاده از قابلیت Blank Report است.

Blank Report همانگونه که از نام آن پیداست یک محیط گزارش خالی را در اختیار شما قرار می دهد و این خود شما هستید که می توانید انتخاب کنید که چه فیلدهایی از جدول شما در گزارش نمایش داده شوند . 

برای استفاده از این امکان بصورت زیر عمل می کنیم : 

  1. ابتدا از سربرگ Create  بر روی گزینه Blank Report کلیک نمایید .
  2. بعد از این کار وارد محیط Blank Report می شوید .
  3. در کادر موسوم به Field List  نام جدولی را که می خواهید بعنوان منبع گزارش خود برگزینید را انتخاب کنید . . 

کار با گزارش ها در اکسس

اکنون بر روی  هر کدام از فیلدهایی که مد نظر دارید و می خواهید که در زارش شما حضور داشته باشند دابل کلیک نمایید .

بعد از این کار ملاحظه خواهید نمود که گزارش مد نظر شما ایجاد شده است .

مزایای استفاده از این روش

این روش کماکان سهولت در ایجاد گزارش ها را در خود حفظ نموده است . کما اینکه ایرادی که به روش قبلی وارد نمودیم و آن هم عدم امکان انتخاب اطلاعات مورد نظر برای حضور در ساختار گزارش بود را برطرف نموده است . 

معایب این روش 

با وجود مزایای خوبی که این روش دارد اما در ایجاد یک گزارش با استفاده از این روش فقط می توان از یک یا چند جدول استفاده نمود و از کوئری ها نمی توان در ایجاد گزارش بعنوان منبع اطلاعات در این روش بهره برد .

 

۳ ایجاد گزارش با استفاده از قابلیت Report Wizard

سومین روشی که با استفاده از آن می توانید به نحوه ایجاد و کار با گزارش ها در اکسس بپردازید استفاده از قابلیت Report Wizard  در اکسس است .

ایجاد گزارش با استفاده از قابلیت Report Wizard

برای اینکه بتوانیم با استفاده از این قابلیت به ایجاد گزارش مورد نر خود بپردازیم باید مراحل زیر را طی کنیم :

  1. ابتدا از سربرگ Create  بر روی گزینه Report Wizard  کلیک نمایید .
  2. بعد از انجام این کار  پنجره ای به نام Reprt wizard  باز خواهد شد . 

نحوه ایجاد و کار با گزارش ها در اکسس

برای ایجاد گزارش باید چندین مرحله پی در پی را در این پنجره دنبال کنید . 

در هر مرحله نرم افزار راهنمایی های لازم را برای ایجاد گزارش مورد نظر شما ارائه کرده و با دریافت اطلاعات مد نظر شما در نهایت گزارش مد نظر را ایجاد می کند . 

برای آشنایی کامل با این مراحل و چگونگی ایجاد یک گزارش از این طریق می توانید به کلیپ زیر که در همین مورد تهیه شده است را نگاه کنید . 

 

۴- نحوه ایجاد گزارش ها در اکسس از طریق  Report Design
 آخرین روشی که با استفاده از آن می توانیم به ایجاد گزارش مد نظر خود بپردازیم استفاده از قابلیت Report Design  است .

Report Design قابلیتی اسنت که با استفاده از آن به راحتی می توانیم یک گزارش را ایجاد کنیم .

این قابلیت دارای امکانات متعددی است و  دست ما را برای ایجاد گزارش های متعدد مطابق نیاز و سلیقه ما کاملا باز نگه می دارد .

اکنون ببینیم که چگونه می توانیم به ایجاد گزارش از این طریق اقدام نماییم .

 

  1. برای شروع کار از سربرگ Create گزینه Report Design  را انتخاب کنید .     

بعد از انجام این کار نرم افزار شما را واحد محیطی می نماید که در آن می توانید به طراحی و ایجاد گزارش خود بپردازید .

بلافاصله بعد از انتخاب این گزینه نرم افزار شما را به سربرگ Design  هدایت می کند .

در این سربرگ کلیه امکاناتی را که برای ایجاد یک گزارش به آنها نیاز داریم را در اختیار ما قرار می دهد .

در اولین قدم باید برای نرم افزار مشخص نماییم که منبع گزارش ما چه چه چیزی باید باشد یک گزارش و یا یک کوئری .

و از بین جداول و کوئری های متعدد کدام یک از آنها مد نظر ما می باشد .

برای این منظور باید به روش زیر عمل نماییم .

– همانطور که در سربرگ Design  قرار داریم بر روی گزینه Property Sheet  کلیک نمایید تا کادری به همین نام برای شما باز شود .

- ایجاد گزارش از طریق Report Design

در این کادر سربرگ All  را باز نموده و فلش رو به پایین موجود در کادر Record Sourceرا کلک نمایید . 

در اینجا لیستی از تمام جداول و کوئری های موجود در دیتابیس به شما نمایش داده می شود که به راحتی می توانید یکی را بعنوان منبع گزارش خود برگزینید . 

بعد از تعیین منبع زارش خود لازم است که به فیلدهای منبع مورد نظر خود دسترسی داشته باشید .

برای این منظور باید بر روی گزینه ای به نام    Add Existing Fields  کلیک نمایید . 

نحوه ایجاد و کار با گزارش ها در اکسس

تا به این جا توانستیم منبع مورد نظر خود برای تهیه گزارش را به نرم افزار معرفی و به فیلدهای موجود در آن دسترسی پیدا کنیم.  .

در مراحل بعد به راحتی هر چه تمامتر می توانیم بر روی فیلدهای مورد نظر خود که می خواهیم در گزارش نهایی ما حصور داشته باشند دابل کلید نموده و یا انها را به محیط گزارش خود بکشیم .

با این کار گزارش مورد نظر  ما آماده استفاده می شود. 

تنها نکته ای که باقی می ماند این است که قبل از صدور نهایی گزارش لازم است که یکسری تغییرات و  تنظیمات در فرمت و شکل ظاهری گزارش خود ایجاد نماییم . 

عمده این تنظیمات شامل تنظیم فونت ، تنظیم صفحه گزارش انجام تغییرات در چیدمان و مکان فیلدها و …. می باشد .

امکانات موجود در قابلیت Report Design  بسیار متنوع و متعدد می باشد که در پستی جداگانه به بررسی این امکانات و چگونگی کار با آنها خواهیم پرداخت .  

آموزش اکسس بازدید : 233 views ۱۸ اردیبهشت, ۱۳۹۸ ۰