مقایسه عملکرد نرم افزارهای اکسس و اکسل در ایجاد یک پایگاه داده

 

ایجاد و مدیریت بانک های اطلاعاتی یکی از نیازهایی است که می تواند هر کاربری بدان احتیاج پیدا نماید . 

یکی از اولین سوالهایی که در ذهن کاربران در خصوص طراحی بانک های اطلاعاتی ایجاد می شود این است که از چه نرم افزار هایی برای ایجاد این بانک اطلاعاتی استفاده نمایند  . 

پاسخ به این سوال از جنبه های مختلف متفاوت می باشد . برخی از آیتم هایی که برای تصمیم گیری در خصوص انتخاب نوع نرم افزار مناسب برای ایجاد و مدیریت یک پایگاه داده باید مورد توجه قرار گیرد شامل موارد  متعددی است که در مقاله ای جداگانه به آن خواهم پرداخت . 

اما از آنجا که تمرکز ما بر روی استفاده از نرم افزار های آفیس می باشد و از آنجا که این مجموعه برای برآوردن نیازهای مختلف کاربران دارای نرم افزار های مختلفی می باشد می خواهیم ببینیم که در این مجموعه نرم افزاری چه نرم افزاری برای ایجاد و مدیریت یک  پایگاه داده پیش بینی و طراحی شده است . 

با وجود اینکه در  پاسخ به  سوال فوق باید عنوان کرد که نرم افزار اکسس نرم افزاری است که بطور تخصصی به ایجاد و مدیریت بانکهای اطلاعاتی  می پردازد اما یکی از سوالاتی که  در ذهن کاربر ایجاد می شود این است که آیا نمی توان در نرم افزاری مانند اکسل به ایجاد یک بانک اطلاعاتی پرداخت ؟ 

این امر نشات گرفته از مسائلی است که در زیر می توان به چند مورد از آنها اشاره کرد :

 

  • اول اینکه نرم افزار اکسل دارای قابلیت های فراوانی بوده و از انعطاف بالایی نیز  در دریافت و تجزیه و تحلیل داده ها برخوردار است 

 

  • دوم اینکه کاربران زیادی با این نرم افزار آشنایی دارند و به راحتی می توانند با آن کار نموده و از امکانات آن استفاده نمایند . 

 

اینها تنها می تواند دو مورد از دلایلی باشد که کاربران را برای ایجاد یک پایگاه داده به سمت نرم افزار اکسل سوق می دهد . 

اما من در اینجا بطور علمی می خواهم به بررسی امکانات هر کدام از این نرم افزار ها در زمینه ایجاد یک پایگاه داده بپردازم و در پایان با هم به این نتیجه گیری برسیم که کدام یک از این دو نرم افزار برای ایجاد یک پایگاه داده شایستگی بیشتری برای انتخاب دارد . 

مطلب پیشنهادی : آشنایی با مفهوم شی در اکسس 

 

مزیت های نرم افزار اکسل

 

  • فرآیند فراگیری نرم افزار اکسل بسیار ساده می باشد 

 

  • با استفاده از اکسل می توان فرآیندهایی همچون ذخیره اطلاعات و تجزیه و تحلیل آنها را به سادگی انجام داد . 

 

  • اکسل دارای قابلیت های متفاوتی اعم از power pivot , power table , solver ,what if analysis  و … می باشد که کمک شایانی به تجزیه و تحلیل اطلاعات می نماید . 

 

  • فرآیند شروع به کار در نرم افزار اکسل ساده و بدون نیاز به طراحی و تنظیمات خاصی بوده و کاربر می تواند بلافاصله بعد از اجرای نرم افزار به ورود اطلاعات خود بپردازد 

 

نواقص نرم افزار اکسل ( از دید ایجاد پایگاه داده )

 

  • وقتی حجم اطلاعات زیادی در صفحات مختلف اکسل وارد شود مدیریت کردن آنها مشکل می شود . 

 

  • وقتی اطلاعات جدیدی درون یک شیت وارد می شود در برخی موارد نیاز است که تمامی فرمول ها موجود دوباره بازبینی و اصلاح شوند . 

 

  • صفحات اکسل بصورت فلت بوده و قابلیت برقراری ارتباط بین آنها در برخی موارد یا غیر ممکن است و یا نیاز به فرمول نویسی های پیچیده دارد . 

 

بررسی عملکرد نرم افزار اکسس در ایجاد یک دیتابیس 

در اکثر مواقع  کاربران اکسل در درک این موضوع  که نرم افزار اکسس چه کارهایی می تواند در ایجاد یک بانک اطلاعاتی انجام دهد که اکسل از پس این کارها برنمی آید ، دچار مشکل هستند . در اینجا می خواهیم خیلی اجمالی به فهرستی از قابلیتهای اکسس در این خصوص اشاره نماییم 

مزیتهای نرم افزار اکسس در ایجاد یک بانک اطلاعاتی 

  • اکسس این قابلیت را دارد که اطلاعات مورد نیاز را فقط یک بار از کاربر دریافت نموده و با استفاده از ساز و کارهای مختلف این اطلاعات را در چندین و چند جای دیگر در اختیار کاربر قرار دهد .                                                                                                     بعنوان مثال شما می توانید اطلاعات مربوط به یک مشتری شامل مشخصات فردی ، آدرس محل سکونت ، شماره تماس و سایر موارد مورد نیاز خود را از مشتری دریافت و آن را در جدولی تحت نام مشخصات مشتریان ذخیره نمایید حال شما می توانید در هر فرم ، گزارش ، کویری به راحتی این اطلاعات را بازخوانی نمایید . از سوی دیگر هر گونه بروز رسانی در اطلاعات مربوط به مشتریان در جدول مربوطه بطور خودکار در سایر قسمتها منعکس می شوند و نیازی به انجام بروز رسانی دستی توسط شما در این زمینه نمی باشد .

 

  • یکی دیگر از مزیت های اکسس نسبت به اکسل در ایجاد پایگاه داده این است که شما به راحتی می توانید اطلاعات جدید را وارد بانک اطلاعاتی نمایید بدون اینکه نگرانی بابت جانمایی درست این اطلاعات خود داشته باشید . مثلا فرض کنید یک لیست از مشتریان از شماره ۱ تا ۵ دارید و در این بین متوجه می شوید اطلاعات مربوط به مشتری شماره ۳ در لیست جا افتاده است شما در اکسس به راحتی می توانید اطلاعات این مشتری را وارد نموده و اکسس بطور خودکار اطلاعات این مشتری را در محل مناسب خود یعنی بعد از مشتری شماره ۲ و قبل از مشتری شماره ۴ قرار می دهد . در صورتی که این امر در اکسل مستلزم اضافه نمودن یک ردیف برای مشتری مربوطه بین دو مشتری قبل و بعد بصورت دستی می باشد . 

 

  •  انجام ارزیابی های متعدد در حین دریافت اطلاعات از سوی اکسس را می توان یکی دیگر از قابلیت های این نرم افزار در ایجاد بانک اطلاعاتی دانست بعنوان مثال شما به راحتی می توانید در یک فرم تعیین نمایید که کاربر در درج کد ملی خود فقط مجاز باشد که از یک عدد ۱۰ رقمی ( نه یک رقم بیشتر و نه یک رقم کمتر )  استفاده نماید و اگر در این خصوص خطایی از سوی کاربر رخ دهد به راحتی می توان این خطا را به کاربر گوشزد نمود . 

 

  • یکی دیگر از قابلیتهای بسیار مهم اکسس بهره مندی از امکاناتی همچون Query ها و  گزارش ها می باشد که به جرات می توان آنها را بعنوان دو نقطه قوت اکسس در برابر اکسل برشمرد . در واقع با استفاده از این دو قابلیت می توان به مدیریت اطلاعات در اکسس پرداخته و اطلاعات مورد نظر کاربر را از بین انبوهی از اطلاعات موجود در پایگاه استخراج نموده و بصورت گزارش به کاربر ارائه نمود امری که در نرم افزار اکسل دستیابی به آن به سهولت امکان پذیر نمی باشد . 

 

مطلب پیشنهادی : شناخت انواع Query ها  و کاربرد آنها در اکسس

 

در کنار مزایایی که در بالا برای نرم افزار اکسس ذکر کردم برخی از مواردی هست که من نمی توانم نام نواقص را برای این نرم افزار در نظر بگیرم اما وجود این عوامل که در زیر به آنها اشاره می کنم باعث می شود که علیرغم قابلیتهای زیادی که این نرم افزار دارد کاربران در رفتن به سمت آن کمی دچار تعلل شوند از جمله مهترین این عوامل عبارتند از :

 

  • نرم افزار اکسس در بین خانواده نرم افزارهای آفیس دارای بیشترین پیچیدگی از لحاظ ساختاری می باشد و سطح کاری آن به نسبت و به مراتب بالاتر از سطح کار با برنامه هایی مثل ،EXCEL  , WORD , POWERPOINT  می باشد به همین دلیل کاربران معمولا  در برخورد اولی که با این برنامه دارند گول ظاهر ترسناک و محیط نامانوس آن را می خورند و کمتر به سراغ استفاده از آن می روند . 

 

  • یکی دیگر از تفاوت های اساسی نرم افزار اکسس با اکسل در این است که شما با باز کردن نرم افزار اکسل وارد محیطی می شوید که بطور مستقیم می توانید اطلاعات خود را وارد آن کنید چیزی که در اکسس مشاهده نمی کنید . 

 

  • در واقع در اکسس این خود شما هستید که باید محیط کاری خود را طراحی نمایید این محیط کاری شامل جداولی هستند که اطلاعات شما را دریافت می کنند یا شامل فرم ها و گزارش هایی هستند که در ارتباط با جداول بوده و این اطلاعات یا در اختیار جداول می گذارند یا اینکه آنها را از جداول دریافت می کنند . 

 

مواردی که در بالا به آنها اشاره شد تنها گوشه ای از چندین و چند تفاوت این دو نرم افزار در زمینه ایجاد بانکهای اطلاعاتی می باشد . 

اما آنچه که مسلم است نرم افزار اکسس در زمینه طراحی بانک های اطلاعاتی دارای قابلیت ها و امکاناتی می باشد که به هیچ عنوان نرم افزار اکسل قادر به رقابت با این نرم افزار در خصوص مدیرت بانکهای اطلاعاتی نمی باشد . 

بنابراین اکیدا به شما توصیه می کنم که به هیچ عنوان از ظاهر ترسناک این نرم افزار نهراسید چرا که با فرا گرفتن این نرم افزار پی به سادگی کار با آن خواهید برد . 

آموزش اکسس2016 بازدید : 106 views ۱۶ مرداد, ۱۳۹۷ ۰