ذخیره سازی تصاویر در اکسس با استفاده از خاصیت Attachment(به همراه ویدئوی آموزشی )

ذخیره سازی تصاویر در اکسس یکی از سوالات و دغدغه های اساسی کاربران در کار با این نرم افزار کاربردی می باشد. 

دغدغه ای که در کار با نرم افزار های دیگر خانواده آفیس کمتر با آن موجه هستیم .

به عنوان مثال برای ذخیره کردن یک  تصویر در داخل یک سند متنی در نرم افزار  WORD فقط کافی است که تصویر مورد نظر خود را به متن  خود اضافه نموده و سند مربوطه را ذخیره نماییم . 

امری که در مورد نرم افزار EXCEL  نیز به همین منوال می باشد . 

اما آیا  تا کنون از خود سوال کرده اید که برای ذخیره کردن تصاویر و یا اسناد مختلف در یک فایل اکسس چه باید کرد ؟

آیا تا کنون پیش آمده است که نیاز به ذخیره سازی تصاویر مورد نظر خود در فایل اکسس داشته باشید ؟

به نظر شما چه راهکارهایی برای این امر وجود دارد ؟ 

نحوه ذخیره سازی تصاویر در اکسس

معمولا یک بانک اطلاعاتی از انواع مختلفی از اطلاعات  تشکیل شده است .

نرم افزار اکسس به گونه ای طراحی شده است که وقتی می خواهیم اقدام به ذخیره سازی  تمامی اطلاعات مربوط به یک موجودیت در این نرم افزار بکنیم باید این اطلاعات را در قالب دیتا های مشخص و از پیش تعریف شده ای به این نرم افزار معرفی کنیم .

بعنوان مثال اگر بخواهیم مشخصات مربوط به نام یک فرد را در فیلد مربوطه در جدول خود ذخیره نماییم حتما باید از نوع داده متنی برای این کار استفاده نماییم .

برای ذخیره میزان فروش یک کالای خاص نیز  باید حتما از دیتای نوع عدد برای این منظور بهره ببریم .  

یکی دیگر  از انواع داده هایی  که در کار با بانک های اطلاعاتی با آنها سرو کار داریم دیتاهایی هستند که در قالب اسناد از آنها نام می بریم .

حال این اسناد خود می توانند شامل عکس ها و  تصاویر مختلف و یا فایل هایی در قالبها و فرمت های مختلف اعم از  یک فایل word  یا یک فایل اکسل  و نیز فایل هایی در قالب PDF  باشند .

در بسیاری از مواقع ما برای تکمیل مستندات و اطلاعات ذخیره شده خود در یک بانک اطلاعاتی نیاز به ضمیمه نمودن این اسناد به فایل اکسس خود داریم .

ذخیره سازی تصاویر در اکسس

بعنوان مثال فرض کنید که ما مشخصات دانش آموزان یک مدرسه را در اکسس وارد نموده ایم .

این مشخصات می تواند شامل نام ، نام خانوادگی ، مقطع تحصیلی ، کد دانش آموزی و یا هر چیز دیگری باشد .

مطمئنا یکی از نیاز های اساسی ما این خواهد بود که عکس هر دانش آموز را به همراه اطلاعات مربوط به همان دانش آموز در فایل اکسس خود ذخیره کنیم .

و یا بعنوان مثالی دیگر فرض کنید که می خواهیم کارنامه مربوط به دانش آموز را در طی سالهای متمادی بصورت یک فایل PDF به مجموعه اطلاعات ذخیره شده مربوط به هر دانش آموز الصاق نماییم .

اینکه چگونه می توانیم به ذخیره سازی و مدیریت این دسته از اطلاعات خود در نرم افزار اکسس بپردازیم و چه راهکارهایی برای این امر برای ما از سوی نرم افزار اکسس فراهم شده است موضوعی است که قرار است بطور مفصل در این مطلب آموزشی و مطالب آموزشی دیگر از این دست به آن بپردازیم .

بنابراین اگر علاقمند به آشنایی با روش های ذخیره سازی تصاویر و اسناد مورد نظر خود به یک فایل اکسس در قالب یک  نرم افزار مدیریت بانک  اطلاعاتی هستید از شما دعوت می کنم که تا انتهای این مطلب را همراه ما باشید تا با این روش ها آشنا شویم .

 معرفی اجمالی روش های ذخیره سازی تصاویر و اسناد در نرم افزار اکسس

بطور کلی ما با استفاده از دو روش می توانیم به ذخیره سازی اسناد خود در یک فایل اکسس بپردازیم . 

  1. ذخیره اسناد با استفاده از قابلیت Attachment

۲٫ ذخیره اسناد با استفاده از ثبت مسیر ذخیره سازی فایل .

ما در این مطلب بطور مفصل به بررسی تمامی زوایای روش اول می پردازیم و بررسی روش دوم را به مطلب آموزشی جدید موکول می نماییم .

ذخیره کردن اسناد به کمک قابلیت Attachment

Attachment   قابلیتی است که به کمک آن می توان به ذخیره سازی عکس ها و اسناد  مختلف در فرمت ها و قالب های متعدد پرداخت .

این قابلیت امکانی را برای ما فراهم می آورد که به کمک آن می توانیم به  یک فیلد بیش از یک سند را ملحق نماییم .

در نسخه های اخیر از نرم افزار اکسس قابلیت Attachment به گونه ای طراحی شده است که می تواند از تکنولوژی جدیدی تحت عنوان OLE  برای ذخیره سازی اسناد در یک فایل اکسس بهره  ببرد .

این قابلیت برای ذخیره سازی اسناد در داخل یک فایل اکسس آنها را به فرمت bitmap  تبدیل می کند .

ذخیره سازی تصاویر در اکسس

اما یک سوال اساسی پیش می آید که اصولا خاصیت Attachment در کجا و به چه نحو قرار است به ما کمک نماید . 

برای توضیح این موضوع مثال های متعددی را می توان بیان کرد . 

اما این نکته را در نظر بگیرید که در ساختار جداول اکسس هر فیلد فقط باید حاوی اطلاعات واحد باشد . 

بعنوان مثال اگر مشتری شما که اطلاعات او را در فیلدهای مختلف ثبت کرده اید دارای بیش از یک آدرس برای تحویل کالا باشد . قاعدتا شما نمی توانید همه آدرس های مذکور را در فیلد مربوط به آدرس درج نمایید . 

به نظر شما چه باید کرد .؟

اولین راهی که بنظر می آید این است که ما برای آدرس بیشتر از یک فیلد را تعریف کنیم .

این کار شدنی است اما به خودی خود باعث افزایش حجم فایل شما می شود .

راه بهتر استفاده از خاصیت Attachment    است به گونه ای که شما می توانید آدرس های مختلف برای یک مشتری را در قالب یک فایل در خارج از اکسس ایجاد  نموده و فایل مربوطه را به رکورد مربوط به اطلاعات مشتری خود الصاق نمایید .

قواعد و قوانین مربوط به استفاده از قابلیت Attachment  در اکسس

قبل از اینکه وارد مبحث چگونگی کار با قابلیت Attachment  در اکسس شویم لازم است که برخی از قوانین مربوط به این نوع از داده را در اکسس مد نظر قرار دهید .

  1. شما تنها در فایل های اکسسی می توانید از این قابلیت استفاده کنید که فرمت آن فایل از نوع .accdb  باشد .
  2. شما برای اینکه از این قابلیت در جدول خود استفاده کنید باید نوع داده فیلد مربوطه را در محیط طراحی جدول خود از نوع Attachment  تنظیم کنید .
  3. شما می توانید با استفاده از این خاصیت بیشتر از ۱ فایل را در فرمت های مشخص به فایل اکسس خود ذخیره نمایید .
  4. تنها محدودیتی که برای الصاق یک سند به یک فایل اکسس با ان روبرو هستید این است که حجم فایل سند مورد نظر شما نباید بیشتر از ۲۵۶ مگابایت باشد . 
  5. به عنوان یک قانون کلی حجم فایل اکسس شما به همراه فایل های ملحق شده به آن نمی تواند از ۲ گیگابایت تجاوز کند .
  6. شما در هر سه محیط جداول ، فرم ها و گزارش ها می توانید از این قابلیت بهره ببرید .
  7. بطور پیش فرض اکسس تمامی فایل های Attach شده به یک فایل اکسس را بطور خودکار فشرده سازی می نماید مگر اینکه از قبل فایل مربوطه فشرده شده باشد .

 اکنون با در نظر گرفتن قوانین بالا به سراغ این مطلب می رویم که چگونه می توانیم از این قابلیت در اکسس بهره ببریم.

نحوه استفاده و کار با خاصیت Attachment  در اکسس

همان گونه که ذکر شد ما می توانیم از این قابلیت در سه سطح جداول ، فرم ها و گزارش ها بهره ببریم .

در اولین گام به بررسی نحوه این خاصیت در یک جدول می پردازیم .

ما برای اینکه بتوانیم از خاصیت در یک جدول بهره ببریم باید فیلدی را به این منظور اختصاص داده و نوع داده آن را از نوع Attachment   تعریف نمایید .

بعنوان مثال فرض کنید که می خواهیم مستندات مربوط به دانش آموزان را در فیلد مکربوطه ذخیره کنیم .

این مستندات بصورت عکس دانش آموز ، فایل مربوط به کارنامه دانش آموز در قالب پی دی اف و فایل مربوط به پرونده پزشکی دانش آموز در قالب یک فایل PDF  باشد .

بنابراین در اینجا ما باید سه سند را برای به مجموعه اطلاعات هر دانش آموز ضمیمه کنیم .

برای ایجاد فیلدی با خاصیت Attachment    در یک جدول اکسس دو راه را پیش بینی نموده است که در اینجا به بررسی هر دو راه می پردازیم . 

روش اول : ایجاد قابلیت Attachment    در محیط Datasheet View 

در این روش می توانیم در حالی که جدول ما در نمای کاری خود قرار دارد یک فیلد از نوع Attachment  را به آن اضافه کنیم . 

برای این منظور باید همانند آنچه که در تصویر زیر مشاهده می کنیم عمل کنید . 

 

ذخیره سازی تصاویر در اکسس

 

بعد از انجام این مراحل مشاهده می کنید فیلدی از نوع Attachment  به محیط جدول شما اضافه شده است . 

روش دوم : ایجاد قابلیت Attachment    در محیط Design View 

این روش که حالت متداول تری دارد نیز یکی از روش هایی است که به کمک آن می توانیم یک فیلد از نوع Attachment  را به محیط جدول خود اضافه نماییم .

 برای این کار کافی است با انتخاب یک نام برای فیلد خود نوع داده آن را از نوع Attachment  در نظر بگیریم .

بعنوان مثال در تصویر فوق ما فیلدی به نام  pic  را از نوع  Attachment   در نظر گرفته ایم .

اکنون می توان فایل های مورد نظر خود را از طریق این فیلد به جدول خود الصاق نماییم .

اما ببینیم که نحوه انجام این کار به چه نحو است .

نحوه ضمیمه کردن اسناد مورد نظر به Access

 برای ضمیمه کردن یک یا چند سند به یک فیلد در جدول مراحل زیر را دنبال نمایید .

  1. ابتدا جدول خود را در نمای کاری یا همان Datasheet view  قرار دهید .
  2. به فیلد مورد نظر خود که می خواهید سندی را به آن ضمیمه کنید رفته بر روی آیکون گیره کاغذ که نماد Attachment  است  دابل کلیک نمایید .
  3. بعد از این کار پنجره ای همانند شکل زیر برای شما به نمایش در می آید . 

در این پنجره دکمه هایی وجود دارد که عملکرد آنها به قرار زیر است.

دکمه Add :  با استفاده از دکمه می توانیم فایل یا فایل های مورد نظر خود را در قالب یک سند به فیلد مربوطه الصاق نمود. 

بعد از زدن این دکمه کادری باز شده و شما می توانید هر فایلی را که مورد نظرتان است را از رایانه خود انتخاب نموده و آن را بعنوان یک سند به فیلد خود ضمیمه نمایید

دکمه Remove :  با استفاده از این دکمه می توان یک یا چند سند که در این کادر نمایش داده می شود را انتخاب نموده و از دسته اسناد ضمیمه شده در اکسس حذف نمود .

دکمه OPEN :  برای باز کردن یک سند که در این کادر قرار دارد از این دکمه استفاده می شود .

دکمه های Save As و Save All :  برای ذخیره کردن اسناد ضمیمه شده در یک فولدر جداگانه از این دکمه ها استفاده می کنیم .

بعد از  انتخاب سند یا اسناد مورد نظر خود برای ضمیمه نمودن با زدن دکمه Ok وقتی به نمای جدول خود مراجعه نمایید مشاهده می کنید که اکسس در فیلد مربوطه و در کنار آیکون مربوط به  Attachment  یک عدد را در داخل پرانتز درج کرده است .

ذخیره سازی تصاویر در اکسس

این عدد در واقع بیانگر تعداد اسنادی است که به این فیلد ضمیمه شده است .

کار با خاصیت Attachment  در محیط فرم ها و گزارش ها 

برای کار با خاصیت Attachment  در محیط فرم ها نیز فقط کافی است که از جدول مورد نظر خود به همراه فیلدهای مربوطه یک فرم تهیه کنیم .

در این میان می توان فیلد نوع Attachment   را نیز همانند دیگر فیلدها به محیط فرم خود اضافه نماییم .

در خصوص نحوه اضافه نمودن و کار با اسناد ضمیمه شده در محیط یک فرم و یا گزارش می توانید از ویدئوی آموزشی زیر استفاده کنید .

آموزش اکسس بازدید : 458 views ۲ مرداد, ۱۳۹۸ ۴