چگونگی استفاده همزمان چند کاربر از پایگاه داده اکسس

استفاده همزمان چند کاربر از اکسس و مباحث مربوط به چگونگی انجام این کار موضوع آموزش امروز ما می باشد .

نرم افزار اکسس مجموعه ای است متشکل از اشیای مختلفی اعم از جداول ، فرمها گزارش ها و کوئری ها .

این اشیا به کاربر این امکان را می دهد که اطلاعات مورد نظر خود را در در داخل جداول اکسس ذخیره نمایند .

کاربران در حین کار با داده ها و اطلاعات موجود در یک بانک اطلاعاتی نیاز دارند که اطلاعات مورد نظر خود را ویرایش کنند یا آنها را بروز رسانی نموده و یا حتی بخشی از این اطلاعات را حذف نمایند .

مطمئنا نرم افزار اکسس برای هر کدام از این نیازها تمهیدات خاصی را اندیشیده و امکانات متعددی را در اختیار کاربران قرار می دهد .

اما یکی از نیازهای لازم و ضروری که در بسیاری از موارد می تواند مورد توجه و خواسته کاربران و استفاده کنندگان از نرم افزار اکسس باشد این است که امکانی برای آنان فراهم شود که بتوانند بطور همزمان دو یا چند نفر بر روی یک فایل اکسس مشترک کار نموده و امکان استفاده همزمان چند کاربر از اکسس برای آنان فراهم باشد .

 

استفاده همزمان چند کاربر از اکسس

اما چگونه و از چه راههایی می توان امکانی را فراهم نمود که به کمک آنها امکان استفاده همزمان چند کاربر از نرم افزار اکسس را فراهم نمود . ؟

امروز می خواهیم راجع به همین موضوع یعنی نحوه اشتراک گذاری اکسس بین چند کاربر صحبت کنیم .

پس تا پایان همراه ما باشید .

بررسی روش های اشتراک گذاری و  استفاده همزمان چند کاربر از اکسس

واقعیت امر این است که راهها و روش های مختلفی وجود دارد که می توان با استفاده از آنها نسبت به اشتراگ گذاری پایگاه داده اکسس بین چند کاربر اقدام نمود .

اینکه کدام یک از راههایی را که در ادامه به آنها اشاره می کنیم را انتخاب نماییم کاملا بستگی به نیاز و نیز امکاناتی دارد که در اختیار شما قرار دارد .

بنابراین با در نظر گرفتن این نکته به معرفی هر کدام از روش های مربوط به اشتراک گذاری پایگاه داده اکسس می پردازیم مزایای هر کدام را با هم بررسی می کنیم . 

۱- امکان به اشتراک گذاری یک فایل اکسس در یک فولدر یا درایو شبکه 

استفاده همزمان چند کاربر از اکسس

ساده ترین راهی که با استفاده از آن می توان یک فایل اکسس را بین چند کاربر به اشتراک گذاشت این است که اصل فایل اکسس مورد نظر را در داخل یک فولدر یا درایوی قرار دارد که این فولدر و درایو برای کلیه کاربران بصورت شبکه درآمده است و همه کاربران امکان دسترسی به این فولدر و یا درایو را دارند .

از این طریق می توان مهمترین قابلیتی را که ما به دنبال آن بودیم  یعنی امکان به اشتراک گذاری فایل اکسس و فراهم آوردن شرایطی که تحت ان شرایط چند کاربر بتوانند به فایل اکسس ما دسترسی داشته باشند را ایجاد نماییم . 

بزرگترین مزیت این روش سادگی و سهولت استفاده از آن است . 

به گونه ای که فقط کافی است یک داریو یا فولدر مشترک ایجاد کرده و فایل اکسس خود را برای استفاده دیگران در این فولدر مشترک بگذارید .

اما با این وجود این روش دارای معایبی نیز می باشد .

این معایب شامل موارد زیر می شود :

– اول  اینکه در این روش فقط تعداد معدودی از کاربران امکان دسترسی و کار با نرم افزار و پایگاه داده مورد نظر را دارند .

– دوم اینکه  چون پایگاه داده ما در ساده ترین حالت در اختیار چند کاربر قرار گرفته است وقتی چند کاربر طور همزمان کار خود را بر روی پایگاه داده انجام دهند می توانند با کاهش سرعت و عملکرد نرم افزار مواجه شوند و حتی ممکن است با پیغامهای خطای متعددی روبرو شوند. 

بنابراین بهترین حالت این است که ابتدا یک یا دو کاربر بروی فایل مورد نظر کار کرده و بعد از اتمام کار آنها نفرات بعدی به سراغ کار با این نرم افزار در این حالت بروند تا مشکلی از این ناحیه بوجود نیاید . 

– سوم اینکه از آنجا که نسخه ای از پایگاه داده که در اختیار چند کاربر قرار گرفته و بین همه آنها به اشتراک گذاشته شده است نسخه اصلی می باشد بنابراین احتمال اینکه کاربران مختلف خواسته یا ناخواسته باعث بروز تغییراتی در ساختار این پایگاه داده شوند بسیار زیاد است .

مجموعه این دلایل موجب می شود که وقتی به استفاده از این روش توصیه شود که اولا تعداد کاربران نهایی پایگاه داده محدود باشند و در ثانی نسبت به عملکرد هر کدام از آنها اطمینان کافی را داشته باشیم .

و اما ببینیم که چگونه می توانیم نسبت به اشتراک گذاری فایل اکسس خود با استفاده از این روش بپردازیم .

برای این کار مراحل زیر را دنبال کنید .

۱- ابتدا در محیط خانه و یا محیط کار خود در اداره و یا یک شرکت نسبت به ایجاد یک پوشه یا درایو share  شده اقدام کنید .

چگونگی ایجاد همچین داریوی را می توانید با یک سرچ ساده در اینترنت پیدا کنید .

اما اگر در این مورد مشکل داشتید در بخش نظرات بیان کنید تا راهنمایی های لازم ارائه شود .

۲- بعد از اینکه پوشه مورد نظر را ایجاد کردید باید به سراغ فایل اکسس خود بروید و برای اینکه قابلیت استفاده و اشتراک گذاری بین چند کاربر را پیدا کند تنظیماتی را در آن انجام دهید .

در واقع با استفاده از این تنظیمات مطمئن می شوید که اکسس مورد نظر در حالت share  شده برای همه کاربران باز خواهد شد .

این تنظیمات را می توانید از طریق مسیرهای زیر دنبال کنید .

– نرم افزار اکسس خود را باز نموده و به منوی فایل رفته و بر روی گزینه option  کلیک نمایید .

– سپس به سراغ مجموعه Advanced  رفته و گزینه Share را انتخاب کنید .

– تنظیمات انجام شده را ذخیره نموده و نرم افزار اکسس خود را ببندید .

استفاده همزمان چند کاربر از اکسس

– اکنون فایل اکسس خود را در داخل درایو یا پوشه ای که بین تمامی کاربران به اشتراک گذاشته شده است کپی نمایید .

فقط باید کنترل کنید که فایل اکسس مذکور حتما در حالت read/write تا کاربران بتوانند از این فایل استفاده کنند .

اکنون تمامی کاربران امکان دسترسی و کار با نرم افزار شما را داشته و از این طریق توانستید فایل اکسس خود را بین چند کاربر از طریق یک شبکه محلی به اشتراک بگذارید

مطلب مرتبط :ایندکس گذاری در اکسس  .

استفاده همزمان چند کاربر از اکسس به روش Spilit  کردن فایل اکسس

روش دیگری که برای به اشتراک گذاری یک فایل اکسس می توانید از آن استفاده کنید این است که فایل خود را spilit  نموده و سپس این فایل را برای استفاده در اختیار چند کاربر قرار دهید .

اینکه Spilit کردن چیست و چه معنا و مفهومی دارد و اینکه اصلا چگونه می توان یک فایل اکسس را split  کرد موضوعی که در مطلبی جداگانه به آن می پردازیم . 

بعد از اینکه فایل اکسل خود را Spilit نمودید می توانید آن را برای استفاده همزمان چند کاربر در داخل یک درایو اشتراگ گذاری در اختیار همه کاربران قرار دهید . 

اما انجام این کار دارای چه مزیت هایی می باشد :

  • اولین مزیت این کار این است که کاربران فقط به بخش هایی از دیتابیس شما دسترسی دارند که واقعا برای کار خود به آن احتیاج دارند و از دسترسی به سایر بخش ها بخصوص جداول محروم هستند .

 

  • استفاده از این روش امنیت سیستم به اشتراک گذاری شده را تا حد زیادی بالا می برد .

 

  • وقتی کاربری با استفاده از این روش بر روی فایل ما کار می کند اگر در حین کار با برنامه خطایی برای وی رخ دهد این خطا فقط محدود به همان کاربر بوده و برای سایرین این خطا  نمی تواند اختلالی را در کار آنها ایجاد کند .

 

  • یکی دیگر از مزیت های به اشتراک گذاری یک فایل اکسس در شبکه در این است که  هر کاربر می تواند بطور مجزا نسبت به اعمال تغییرات در اشیایی که در اختیار وی می باشد اقدام کند . بعنوان مثال می تواند در ظاهر فرم ها و کوئری های خود تغییراتی را ایجاد کند بدون اینکه بر روی اشیایی که در اختیار سایرین قرار دارند تاثیری بگذارد.

به اشتراگ گذاری فایل اکسس با استفاده از share point 

برای اینکه بتوانید یک فایل اکسس را با استفاده از share point  به اشتراک بگذارید باید قابلیت های این دو را باهم ترکیب کنید تا بتوانید فایل خود را برای استفاده دیگران به اشتراک بگذارید.

نحوه انجام این کار و چگونگی به اشتراک گذاری یک فایل اکسس با استفاده share point دارای تنظیمات و مراحل متعددی است که در مطلب جداگانه ای بطور مفصل به آن خواهیم پرداخت .

استفاده همزمان چند کاربر از اکسس.

 

آموزش اکسس بازدید : 119 views ۱۰ مهر, ۱۳۹۸ ۰