۶ نکته کاربردی در طراحی جداول اکسس

امروز می خواهیم با هم در مورد موضوع بسیار مهم طراحی جداول اکسس با هم صحبت کنیم. 

اما چرا می گوییم که طراحی جداول در اکسس مهم هستند .

اجازه بدهید اهمیت این موضوع را با بررسی یک مثال عینی در دنیای پیرامون خود بررسی نماییم .

یک ساختمان چند طبقه را در نظر بگیرید .

طراحی جداول اکسس

این ساختمان از چه قسمتهایی تشکیل شده است ؟

اجازه بدهید به چند مورد از این قسمتها اشاره کنیم :

–  فونداسیون یا همان پی ساختمان .

– دیواره های ساختمان

– کف ها و سقف ساختمان

و در نهایت هم درهای و پنجره هایی که در این ساختمان به کار برده می شود .

حال سوالی از شما می پرسم .

بنظر شما بین اجزایی که در ساختمان نام بردیم کدام یک دارای اهمیت بیشتری می باشد ؟

هر چند که نمی توان منکر اهمیت هر کدام از این اجزا در جای خود شد اما بدون شک می توان عنوان کرد مهمترین جزء یک ساختمان همان فونداسیون و یا پی ساختمان می باشد. 

تمام اجزایی که در بالا برای یک ساختمان نام بردیم در نهایت می خواهند بر روی فونداسیون مربوطه قرار گیرند و وزن خود را بطور مستقیم و یا غیر مستقیم بر روی آن اعمال نمایند .

اگر فونداسیون یک ساختمان به طور اصولی ساخته نشده باشد قطعا هیچ کدام از این اجزا نمی تواند در جای خود نقش خود را بدرستی ایفا نمایند و در نهایت کل ساختمان دچار ریزش می شود .

طراحی جداول اکسس

مثال ساختمان و نقش و اهمیت وجود یک فونداسیون مناسب را در ذهن خود نگهدارید .

حال از همین مثال می خواهیم برای رساندن مفهوم اهمیت جداول در اکسس بهره ببریم .

اهمیت نقش و طراحی جداول اکسس  

اکنون نرم افزار اکسس را در نظر بگیرید .

درست همانند یک ساختمان اکسس هم دارای اجزایی می باشد .

بیایید با هم نگاهی به این اجزا بیاندازیم :

–  جداول  یا همان Tables

–  فرم ها  یا همان Forms

–  گزارش ها یا همان Reports

–  ماکروها  یا همان Macro 

– ماژول ها یا همان Module

 اینها اجزایی هستند که می توانند در ساختار یک نرم افزار اکسس و بانک اطلاعاتی ایجاد شده توسط ان وجود داشته باشند . 

اما بنظر شما کدام یک از این اجزا می تواند از بقیه نقش مهمتری داشته باشد . 

مثال ساختمان و اهمیت فونداسیون در آن را به خاطر آورید .

فکر می کنید کدام از از اجزای موجود در اکسس می تواند حکم فونداسیون برای سایر اجزای اکسس را ایفا نماید .

درست است جداول در ساختار یک بانک اطلاعاتی ایجاد شده توسط اکسس دقیقا همان نقشی را ایفا می کنند که فونداسیون در یک ساختمان .

در واقع یک بانک اطلاعاتی در اکسس می تواند فاقد اجزای دیگری باشد اما وجود یک بانک اطلاعاتی بدون وجود جدول بدون معنا خواهد بود .

بنابراین یکی از مهمترین اجزایی که در ایجاد باید نهایت وقت و حوصله خود را در طراحی و ایجاد آن مصروف کنید همین جداول هستند در طراحی جداول یک سری اصول و قواعدی وجود دارند که برای دستیابی به نتیجه بهتر  باید با آنها آشنا شده و برای ایجاد جداول در اکسس آنها را مد نظر قرار دهید .

حال که تا حدودی به اهمیت وجودی جداول در ساختار یک بانک اطلاعاتی در اکسس پی بردید می خواهیم به بررسی چند نکته مهم و کاربردی برای طراحی جداول در اکسس بپردازیم

نکات مهم که در طراحی جداول باید مد نظر قرار دهید .

۱ – برای جدول خود حتما یک کلید اولیه در نظر بگیرید .

طراحی جداول اکسس

کلید اولیه در ساختار یک جدول در حکم یک اصل طلایی و مهم است .

کلید اولیه قرار نیست که حالت تکراری داشته باشد و اصلا اگر هم که خود شما بخواهید به هیچ عنوان اکسس اجازه این کار را به شما نمی دهد که بخواهید برای دو رکورد از یک کلید اولیه بهره ببرید .

اگر شما برای جدول خود یک کلید اولیه در نظر نگیرید خود اکسس ناگزیر این کار را به ساده ترین شکل ممکن برای شما انجام خواهد داد این براورنده نیاز خود اکسس است و ممکن است مطابقتی با خواسته شما نداشته باشد .

بعنوان مثال فرض کنید می خواهید لیستی از اسامی دانشجویان در یک کلاس را در یک جدول درج کنید .

یکی از خصوصیات و ویژگی های هر دانشجو این است که دارای یک کد دانشجویی می باشد .

این کد دانشجویی قرار نیست متعلق به فرد یا افراد دیگری باشد .

بنابراین به راحتی می توانید از این خصوصیت بعنوان کلید اولیه در جدول خود استفاده نمایید .

۲- از ایجاد ایندکس های متعدددر جدول خود بپرهیزید .

طراحی جداول اکسس

در همین ابتدا اجازه بدهید به مفهوم ایندکس در جداول بپردازیم .

ایندکس در واقع قابلیتی است که شما می توانید در ساختار جدول خود بر روی یک یا چند فیلد اعمال نمایید .

با استفاده از ایندکس اکسس می تواند برخی از داده ها را به نوعی نشانه گذاری نماید و با استفاده از این کلمات ایندکس شده راحت تر می تواند این کلمات را پیدا کند و از این طریق سرعت پرس و جوهایی را که در این جدول اعمال می شوند را بالا ببرد .

اما در استفاده از ایندکس ها در جداول نباید زیاده روی کنید .

به همان اندازه از ایندکس ها استفاده کنید که به آنها نیاز دارید .

۳- از قابلیت  Table Analyse استفاده نمایید . 

طراحی جداول اکسس

یکی از قابلیت های بسیار مفید که در نرم افزار اکسس وجود دارد ابزاری به نام Table Analyser  می باشد . 

استفاده از این ابزار این اطمینان را به شما می دهد که ساختار جدول شما به درستی طراحی و اجرا شده است و در صورت نیاز می تواند هشدارهای لازم را به شما در این زمینه بدهد تا نواقص احتمالی را رفع نمایید .

۴- از  نوع صحیح داده ها استفاده نمایید .

همانگونه که می دانید اکسس از داده های مختلفی پشتیبانی می کند .

در درجه اول باید با انوع این داده ها آشنا شوید در ثانی باید بدانید که برای ذخیره هر بخش از اطلاعات خود نیاز به انتخاب چه نوع داده ای دارید . این کار نیاز به شناخت انواع داده ها و نیز نیاز به آینده نگری در استفاده از بانک اطلاعاتی دارد .

برای آشنایی با انواع داده های موجود در اکسس و عملکرد هر کدام از آنها می توانید به مطلب زیر مراجعه نمایید .

مطلب مرتبط : آشنایی با انواع داده ها در نرم افزار اکسس

۵ – در ذخیره سازی تصاویر در جداول دقت نمایید .

یکی از انواع داده هایی که می توان در جداول ذخیره نمود تصاویر و عکس ها هستند .

اما یکی از مشکلاتی که از ناحیه ذخیره سازی تصاویر متوجه بانک اطلاعاتی ما در اکسس می شود این است که ذخیره کردن تصاویر باعث افزایش حجم بانک اطلاعاتی شده و  از این راه موجب کندی سرعت در پردازش داده ها می شود .

بنابراین توصیه می شود که حتی الامکان از ذخیره سازی تصاویر در بطور مستقیم در جداول خودداری نمایید .

برای اینکه با راهکارهای اصولی  ذخیره سازی تصاویر در اکسس آشنا شوید می توانید از مطلب زیر استفاده نمایید . 

مطلب مرتبط : نحوه مدیریت تصاویر در اکسس

۶- از قابلیت Input Mask  غافل نشوید 

Input Mask یکی از قابلیت های بسیار کاربردی در طراحی جداول است .

استفاده از Input Mask دو مزیت عمده را برای شما به همراه خواهد داشت .

اول اینکه این امکان را به کاربر می دهید که سریعتر اطلاعات مورد نظر را در جداول وارد نمایند .

دوم اینکه در عین بالاتر بردن سرعت تا حدود زیادی به دقت ورود اطلاعات توسط کاربر نیز کمک می کنید .

برای آشنایی با قابلیت ها و نحوه تعریف Input Mask می توانید از مطلب زیر بهره ببرید .

مطلب مرتبط : کار با قابلیت Input Mask و نحوه تنظیمات آن در اکسس .

در اینجا با ۶ نکته کاربردی که می توانید در حین طراحی جداول خود به آنها توجه نمایید را با هم مروری نمودیم .

مطئنا این نکات تمامی آنچیزی نیست که در طراحی جداول باید به انها توجه نمود .

اما در آینده باز هم به بررسی نکات کاربردی دیگر در این زمینه خواهیم پرداخت . 

 

طراحی جداول اکسس

آموزش اکسل بازدید : 335 views ۶ شهریور, ۱۳۹۸ ۰