جستجوی داده ها در اکسل ،wild card ها چه کمکی به ما می کنند؟
سلام به یکی دیگر از مقالات آموزشی سافت پلاس خوش آمدی . امروز در زمینه کار و آموزش اکسل می خواهیم با هم در خصوص نحوه جستجوی داده ها در اکسل با هم صحبت کنیم .
در کنار همه کارهایی که در داخل نرم افزار اکسل باید یاد بگیری یکی از مهمترین این کارها این است که
چطور می توانی در بین داده ها و اطلاعات مختلف دنبال چیزی بگردی که می خواهی .
یعنی همان جستجو یا سرچ کردن داده ها در اکسل .
از قرار معلوم این کار جستجو و یافتن داده ها برای خود اکسل هم از اهمیت زیادی برخوردار است . چرا که
در داخل این نرم افزار راهها و روش های مختلفی برای جستجو کردن و یافتن داده ها قرار دارد .
این روش هایی که از آنها صحبت می کنیم خیلی متنوع هستند .
یعنی این روش ها می تواند از روش های خیلی ساده شروع شده بعد کار به استفاده از توابع بکشد و در
نهایت حتی می شود برای یافتن اطلاعات در اکسل به سراغ کدها و برنامه نویسی VBA هم رفت .
حالا من و شما اینجا هستیم تا راجع به این روش ها با هم صحبت کنیم .
در این مقاله می خواهیم با هم چند روش با حال را برای جستجو کردن داده ها در اکسل را با هم یاد
بگیریم و البته در کنار آن کلی ترفندهای کاربردی را هم یاد خواهی گرفت که به کمک آنها می توانی خیلی
بهتر و راحت تر و البته سریعتر ؛ کار جستجو کردن بین داده ها در اکسل را انجام دهی .
پس اگر دوست داری که در پایان این مقاله تبدیل به یک استاد جستجو در اکسل شوی ، کافی است که تا
انتهای این آموزش با من همراه شوی .
معرفی روش های مختلف جستجوی داده ها در اکسل
برای اینکه بتوانی اطلاعات مورد نظرت را در اکسل پیدا کنی از روش های مختلفی می توانی استفاده کنی.
این روش ها شامل چند قسمت و یا چند تا سطح هستند .
سطح اول استفاده از ابزار و امکاناتی است که در خود نرم افزار اکسل وجود دارد . یعنی از قبل در داخل نرم
افزار اکسل برای جستجو کردن داده ها یک سری ابزار و امکاناتی قرار داده شده است .
این ابزار جوری طراحی شده اند که همه بتوانند به راحتی از آنها استفاده کنند . و واقعا هم همین طور
هستند . یعنی خیلی راحت و ساده می توانی به سراغ آنها بروی و با استفاده از آنها اطلاعات مورد نظرت
را در داخل یک یا چند شیت کاری پیدا کنی .
اما چیزی که هست این ابزار و امکانات فقط کار راه انداز هستند و نباید فقط به آنها دلخوش باشی . بعد از
اینکه کار با این ابزار را یاد گرفتی باید به سراغ روش های دیگر بروی .
مرحله بعد استفاده از توابع در کار جستجو ی داده ها در اکسل است . در این مرحله می توانی با استفاده
از چند تابع کاربردی اطلاعات مورد نظرت را در اکسل پیدا کنی .
استفاده از توابع در کار جستجوی اطلاعات در اکسل پیشرفته تر از روش قبلی است اما باز هم این همه
ماجرا نیست . چون یک مرحله بالاتر و پیشرفته تر از این هم وجود دارد .
برای اینکه بتوانی در پیشرفته ترین حالت اطلاعات مورد نظرت را در داخل اکسل پیدا کنی لازم است که در
کنار کار با توابع در اکسل کمی هم برنامه نویسی VBA بلد باشی .
آن وقت متوجه می شوی که با استفاده از کدهای وی بی ای و توابع مختلف جستجوی حرفه ای در اکسل
یعنی چه ؟
اگر که برنامه نویسی وی بی ای را بلد هستی که بهتر ؛ اما اگر تا به حال در اکسل کد نویسی انجام نداده
ای و دوست داری که کار جستجوی داده ها را در اکسل بصورت حرفه ای انجام دهی فقط کافی است که تا
انتهای این مطلب را مطالعه کنی ، چون خبرهای خوبی برایت دارم .
اما با هم برویم و از ساده ترین حالت برای جستوجوی اطلاعات در اکسل شروع به یاد گیری کنیم .
یک خبر فوق العاده
Find یک ابزار ساده اما پر کاربرد برای یافتن داده ها در اکسل
اولین گزینه و ابزاری که می شود از آن برای سرچ کردن و یافتن داده های مورد نظر در اکسل استفاده کرد گزینه ای است تحت عنوان Find است .
کار با این ابزار خیلی ساده است . اول این ابزار را فراخوانی کرده و بعد در کادری که در داخل آن قرار دارد
عبارت مورد نظر خود را برای جستجو وارد و دکمه تائید را می زنی .
به همین راحتی آیتم مورد نظر برایت پیدا خواهد شد .
اما اول ببینیم که چطور می شود این ابزار را فراخوانی کرد .
برای این کار دو تا راه وجود دارد . راه اول استفاده از گزینه ای تحت عنوانFind & Replace است که در
داخل سربرگ Home و در پالتی به نام Editing قرار دارد .
با انتخاب و کلیک روی این آیکون منویی باز می شود که شامل چند گزینه است . اولبن گزینه یعنی Find را که انتخاب کنی ، اکسل پنجره زیر را به نمایش می گذارد .
همانطور که می بینی این پنجره خیلی ساده است و گزینه های زیادی ندارد . یک کادر برای وارد کردن
چیزی که به دنبالش می گردی و دو سه تا دکمه دیگر که با هم با آنها و کاربردشان بیشتر آشنا خواهیم شد
پس با هم برویم از این ابزار استفاده کنیم و نحوه کار با آن را بطور دقیق یاد بگیریم .
هر آنچه که می خواهی را جستجو کن .
به کمک ابزار Find هیچ محدودیتی در یافتن اطلاعات در داخل اکسل نداری . فرق نمی کند که به دنبال یک متن هستی یا عدد یا تاریخ و یا حتی یک کاراکتر خاص .
فقط تنها کاری که باید انجام دهی این است :
1- در داخل کمبوباکسی که در جلوی عبارت Find what قرار دارد عبارت مورد نظرت را وارد می کنی .
2- روی دکمه Find All کلیک می کنی .
به همین راحتی اطلاعاتی را که به دنبالش بودی را اکسل ، برایت پیدا می کند.
اینجا دو تا حالت پیش می آید .
یک موقع هست که دقیقا می دانی که دنبال چه عبارتی و یا چه عددی می گردی .
مثلا می خواهی اطلاعات مربوط به کد ملی به شماره 0794495085 را در اکسل جستجو کنی . خب همین کد ملی را در باکس مربوط به جستجو وارد می کنی و اکسل هم ان را برایت پیدا می کند .
اما یک موقع هم هست که همه 10 رقم کد ملی را نمی دانی . مثلا فقط می دانی که کد ملی مورد نظرت با 079 شروع می شود .
حالا اینکه در ادامه چه رقم هایی دارد را نمی دانی .
اینجا باید به سراغ روش ها و ترفندهای دیگری بروی که به کمک انها می توانی کار جستجو را بهتر و سریعتر انجام دهی. راجع به این ترفندها در ادامه با هم صحبت می کنیم .
وقتی که اکسل در داخل یک محدوده از اطلاعات چند کار ساده را انجام می دهد .
در شروع کار سلول مربوط به اولین آیتمی را که پیدا کرده است را برایت به حالت انتخاب در می آورد .
در قدم بعدی هم یک لیستی را در پایین همین کادر به نمایش می گذارد . این لیست شامل تمامی
آیتمهایی است که با عبارت جستجویی که انجام شده مطابقت دارد .
در مورد این قسمت ها در ویدئوی انتهای همین بخش مفصل صحبت کرده ام .
حالا از این ترفندها برای جستجو کردن استفاده کن
همیشه دم دست ترین راه بهترین راه نیست .درست است که برای جستجوی داده ها در اکسل ابزار Find یک ابزار کاملا ساده و کاربردی است .
اما این دلیل نمی شود که بگوییم این ابزار تمام و کمال است و هیچ نیازی به روش های دیگر برای جستجو وجود ندارد .
در ادامه با هم روش هایی را بررسی می کنیم که به کمک آنها هم بهتر و هم سریعتر می توانی کار جستجو در اکسل را انجام دهی.
اول بیا از همین ابزار Find شروع کنیم و چند تا ترفند در کار با آن را با هم یاد بگیریم .
یکی از چیزهایی که در کار با Find و جستجوی داده ها در اکسل ، استفاده از آن خیلی می تواند مفید واقع شود چیزی است به اسم Wildcard .
اما Wildcard چی هست ؟
Wildcard یا بهتر است بگویم Wildcard ها یک سری از علائم و کاراکترهایی هستند که به کمک آنها می توانی بهتر و سریعتر کار جستجو را انجام دهی.
اما از کدام کاراکترها و چه جوری می شود در کار با ابزار Find استفاده کرد را در ادامه با هم بررسی می کنیم .
کاراکتر اول : علامت سوال
یکی از کاراکترهایی که می توانی از آن در کار جستجو استفاده کنی همین علامت سوال است اما چه جوری ؟
فرض کن که در یک محدوده از سلول های اکسل اسامی افراد را درج کرده ای .
حالا در این محدوده به دنبال یک اسم خاص می گردی . مثلا می خواهی اسم های “فرهاد” ، “فرزاد “، “فرشاد” را پیدا کنی .
اگر دقت کنی متوجه می شوی که این اسم ها خیلی شبیه به هم هستند و فقط در یک یا دو حرف با هم تفاوت دارند .
در حالت عادی اگر بخواهی هر کدام از آنها را پیدا کنی باید برای هر کدام بصورت مجزا از ابزار Find استفاده کنی .
اما اکسل یک پیشنهاد خوب برای این کار دارد . شاید بپرسی چه پیشنهادی ؟
پیشنهاد این است که به جای اینکه این 3 تا اسم را جداگانه سرچ کنی هر سه آنها را با یک بار سرچ کردن پیدا کنی . اما چطور ؟
یک راهش استفاده از همین علامت سوال است . مثلا در اینجا می دانی هر سه اسمی که به دنبالشان می گردی با حرف ” ف” شروع می شوند .
همه آنها 5 حرف دارند و حرف آخر آنها هم “د ” است .
حالا می توانی جستجوی خود را اینطور در کادر Find وارد کنی .
اما قضیه از چه قرار است ؟
واقعیت این است که قضیه خاصی نیست. فقط اینجا با زبان خود اکسل با اکسل صحبت کردی .اما به زبان خودمانی به اکسل عنوان کردی که :
“به دنبال اسامی بگرد که اولاً با حرف “ف ” شروع شوند . دوماً به حرف “د” ختم شوند و در آخر هم اینکه بین این دو تا حرف ابتدایی و انتهایی 3 حرف دیگر هم قرار دارند ”
اما کی و کجا می توانی از کاراکتر علامت سوال در ساختار جستجو های خودت استفاده کنی ؟
یک موقع هست که به دنبال یک کلمه یا عبارت خاص می گردی و مطمئن هستی که تعداد حروف آن کلمه مثلا 8 حرف است .
اما همه هشت حرف ان را به خاطر نداری . می توانی هر کدام از حروفی را که به خاطر داری را وارد کنی و به جای حروفی که از آنها مطمئن نیستی علامت سوال بگذاری .
در واقع اینجوری برای اکسل یک الگوی جستجو تعریف کرده ای و اکسل متوجه می شود که باید دنبال چه چیزی بگردد
نکته ای که اینجا باید حتما به آن دقت کنی این است که در همه مواردی که از علامت سوال در ساختار جستجو می خواهی استفاده کنی باید علامت سوال را در حالت کیبورد انگلیسی تایپ کنی .
در غیر اینصورت ممکن است در حین جستجو به مشکل بر بخوری
کاراکتر دوم : علامت ستاره
یکی دیگر از کاراکترهایی که در بحث جستجوی داده ها خیلی زیاد از آن می توانی استفاده کنی کاراکتر یا همان علامت ستاره است .
اما چه موقع و چطور می شود از این کاراکتر استفاده کرد ؟ این کاراکتر چه مفهومی برای اکسل دارد ؟.
کاراکتر ستاره در اکسل می تواند به معنای هر چیزی یا ” همه چیز ” باشد .
یعنی اگر در یک عبارت جستجو از ستاره استفاده کنی اکسل به جای آن از یک یا چند عدد ، حروف و یا هر چیز دیگر را در نظر می گیرد .
اما چه موقع می توان از این کاراکتر استفاده کرد ؟
هر موقع که در داخل اکسل به دنبال یک عبارت می گردی اما دقیقا نمی دانی که این عبارت شامل چند حرف یا عدد است کافی است که تعداد یک یا چند حرف یا عدد را وارد کرده و برای بقیه حروف یا اعداد که نه خودشان را می دانی و نه تعدادشان را از علامت ستاره ( * ) استفاده کنی .
مثلا به تصویر زیر یک نگاهی بینداز این
اینجا ما از اکسل می خواهیم که هر عددی را که ابتدای آن با “079 ” شروع می شود را در یک محدوده خاص برای ما پیدا کند .
حالا این عدد هر تعداد رقم که می خواهد داشته باشد برای ما مهم نیست .
بلکه مهم پیدا کردن همه اعدادی است که صرفا با “079” شروع می شوند .
حالا فرض کن که می خواهیم اعدادی را پیدا کنیم که به جای اینکه با “079” شروع شوند به “079” ختم شوند .
در این حالت باید این مقدار را بصورت زیر وارد کنیم .
اینجا هم برای ما تعداد ارقام مهم نیست فقط مهم یافتن ارقامی است که به عدد “079” ختم شوند .
عین همین کاربردها را در مورد متن ها هم می شود استفاده کرد . فقط کافی است از همین روال تبعیت کنی.
کاراکتر سوم : علامت مَد
دو تا علامت ستاره و علامت سوال را بررسی کردیم . تا به اینجای کار هر جا از این دو تا علامت استفاده می کردیم اکسل دیگر آنها را به عنوان یک کاراکتر معمولی آنها را نمی شناخت .
اما یک سری از مواقع هست که خود علامت سوال یا علامت ستاره هم جزو آیتم یا متنی است که می خواهیم آن را جستجو کنیم .
مثلا به تصویر زیر نگاه کنید
البته این یک مثال فانتزی است . ولی فرض کنید که می خواهید ببینید که چند عبارت بله به همراه علامت سوال در این جدول وجود دارد ؟
خوب اگر در حالت عادی بخواهید جستجو کنید باید این عبارت مورد نظر را مثل تصویر زیر وارد کنید
خب وقتی این جستجو از طرف اکسل انجام شد نتیجه چه می شود .
نتیجه می شود 28 عبارت بله که هم دارای علامت سوال هستند و هم بدون علامت سوال .
اما شما فقط به دنبال عبارت های ” بله ” بودید که دارای علامت سوال باشند و به عبارت های دیگر کاری نداشتید .
حالا باید چه کار کنید ؟
باید به اکسل بگویید که علامت سوالی که در اینجا وارد شده قرار نیست نماینده کاراکتر دیگری باشد بلکه اینجا منظور ما از علامت سوال دقیقا خود این علامت است و ما هم به دنبال آن می گردیم .
اما چطوری می شود این کار را کرد ؟
به کمک همین علامت مد .
حالا همان عبارت جستجوی قبلی را با عبارت جستجوی زیر مقایسه کنید
حالا دیگر اکسل به خوبی متوجه می شود که خود علامت سوال یکی از مواردی است که باید در جستجو مد نظر قرار بگیرد .
بنابراین فقط عبارت هایی را که در آخر آنها علامت سوال وجود دارد را برای ما پیدا می کند .
از این تکنیک و کاراکتر در سایر موارد هم می توانید استفاده کنید .
آیا همه امکانات ابزار Find همین ها بود ؟
آن چیزی که تا به اینجا بررسی کردیم بخش های مهم مربوط به ابزار find در اکسل بود . اما در کنار اینها امکانات و گزینه های دیگری هم وجود دارد که می توانید از آنها هم در جای خود استفاده کنیم .
بیایید با هم نگاهی به این گزینه ها بکنیم .
برای دسترسی به این گزینه ها اول بر روی دکمه Option کلیک کنید . با این کار چند تا گزینه جدید به مجموعه ابزار Find اضافه می شود .
در تصویر زیر می توانید این گزینه ها را مشاهده کنید .
حالا با هم یک به یک این گزینه ها را بررسی می کنیم .
گزینه شماره 1: Within
با استفاده از این گزینه محدوده مورد نظر برای جستجو در اکسل را مشخص می کنیم . اینجا دو تا انتخاب می توانیم داشته باشیم .
اگر گزینه Sheet را انتخاب کنیم آیتم مورد جستجوی ما فقط در داخل همین شیت جاری که مشغول کار در آن هستیم جستجو می شود .
اما اگزینه workbook را انتخاب کنیم جستجوی ما نه فقط در شیت جاری که در تمامی شیت های موجود در ورک بوک یا همان فایل اکسل انجام خواهد شد .
گزینه شماره 2 :Search
اینجا ما دو تا گزینه داریم گزینه اول By Row است . با انتخاب این گزینه اکسل بصورت سطر به سطر کار جستجوی داده ها را انجام می دهد .
گزینه دوم هم By Column است . به کمک این گزینه می توانیم تعیین کنیم که اکسل بصورت عمودی یا ستون به ستون کار جستجو داده ها را انجام دهد .
گزینه شماره 3 : Look In
به کمک این گزینه می توانیم تعیین کنیم که اکسل کجا دنبال داده های مورد نظر ما بگردد . اینجا سه تا انتخاب داریم .
– Formula : این گزینه تعیین می کند که اکسل کار جستجو را در سلول هایی انجام دهد که حاوی فرمول هستند . – Values : این گزینه تعیین می کند که اکسل به دنبال سلول هایی باشد که در ساختار آنها یک مقدار وجود دارد.
– Comments : این گزینه تعیین می کند که کار جستجو در داخل سلول هایی انجام شود که حاوی کامنت هستند
گزینه شماره 4: Mache Case
با استفاده از این گزینه تعیین می کنیم که آیا اکسل نسبت به حروف بزرگ و کوچک در زبان انگلیسی حساس باشد یا خیر . اگر تیک آن را بزنیم اکسل نسبت به حروف بزرگ و کوچک حساس و در غیر اینصورت حساسیتی در این مورد ندارد .
گزینه شماره 5 : Mach Entire cell Content
با استفاده از این گزینه تعیین می کنیم که آیا آیتمی که ما در حال جستجوی آن هستیم باید بطور کامل در داخل سلول ها باشد یا اگر بخشی از آن هم وجود داشت جزو نتایج قرار گیرد .
آیا این همه کاری است که برای جستجو در اکسل می شود انجام داد ؟
ابزار Find در اکسل یک ابزار ساده و در عین حال کاربردی است . اما نمی شود ادعا کرد که این ابزار یک ابزار حرفه ای در کار جستجو در اکسل است .
اگر کمی خلاقیت به خرج می دهید با استفاده از یک سری از روش ها جستجوهایی را ایجاد کرد که هم سریعتر هستند و هم اینکه ظاهر حرفه ای تر را داشته باشند .
اگر مایل هستید که یاد بگیرید که از چه روش های حرفه ای در کار با اکسل می شود از آنها استفاده کرد می توانید به لینک زیر مراجعه کنید .
مطالب زیر را حتما مطالعه کنید
Xlookup در اکسل- تابعی با کلی قابلیت های کاربردی
تابع Hlookup در اکسل💥نکات و ترفندهای کار با آن +ویدئو
تابع فیلتر در اکسل 💥به همراه یک مثال کاربردی
تابع سفارشی در اکسل 💥چطور تابع مدنظرتان را در اکسل ایجاد کنید ؟
تابع countif در اکسل💚راهنمای کامل کار با آن
زوم کردن در سلول های اکسل + ۳ روش مختلف
5 دیدگاه
به گفتگوی ما بپیوندید و دیدگاه خود را با ما در میان بگذارید.
با سلام
من به یک فرمول نسبتا پیچیده نیاز دارم. ممنون میشم اگه کسی کمکم کنه.
با چه فرمولی می تونم ببینم آیا در کل شیت اکسل که شامل ردیفهای ۵ تایی اعداد است, یک ردیف متوالی اعداد مثلا ( ۵ , ۸ , ۱۲ , ۲۳ , ۳۸ ) با همین ترتیب وجود دارد و اگر هست آن را با رنگ نشانه گذاری کنم.
ممنون
روشهای بهتری از این ها هم برای جستجوی اکسل وجود دارد
بله به تدریج همه روش ها را بررسی خواهیم کرد
چرا اینقدر مطالبتون رو دیر به دیر تکمیل می کنید مطالبتون کاربردیه ولی ناقصه
حق با شماست انشاالله در اینده مطالب کاملتر خواهد بود