ماکروها در اکسس _از صفر تا صد کار با آنها

امروز و در این جلسه آموزشی  می خواهیم در خصوص  ماکروها در اکسس صحبت کنیم .

اینکه ماکرو ها یا در اصطلاح همان Macro’s  چه هستند و چگونه می توانند به ما در انجام کارها در محیط اکسس کمک کنند.

و اصلا اینکه چه کمکی می توانند بکنند .

من در اینجا در خصوص مبانی و مفاهیم ماکروها و نحوه ایجاد و کار آنها با شما صحبت خواهم کرد .

همین ابتدای کار بیایید نگاهی بکنیم به لیست مطالبی که امروز می خواهیم در مورد آنها با هم صحبت کنیم .

– اول از همه ببینیم که منظور از اصطلاح ماکرو – Macro –  چیست ؟

– ماکروها و کوئری ها از چه نظر به هم شباهت دارند؟

– در قدم بعدی با روش های مختلف ایجاد ماکروها آشنا خواهیم شد  ؟

– سپس  انواع ماکروها را با هم بررسی خواهیم کرد و با انواع ماکروها آشنا خواهیم شد ؟

– ماکروها هم به نوبه خود دارای یک سری محدودیتها هستند که آنها را هم با هم بررسی خواهیم کرد .

-در انتها هم چند مورد از کاربرد ماکروها را بطور عملی با هم بررسی خواهیم کرد .

من علیرضا شهرآئینی هستم و در این مطلب سعی می کنم که به زبانی ساده تمامی این موارد را برای شما بیان کنم .

پس تا پایان این آموزش همراه من باشید .

منظور از اصطلاح ماکروها در اکسس چیست؟ 

فرقی نمی کند که در کار با اکسس مبتدی باشید یا حرفه ای .

اما چیزی که هست مطمئنم که تا حالا به وفور با اصطلاحی به نام ماکرو برخورد داشته اید .

خیلی ها هستند که با مفهوم ماکروها آشنا نیستند و نمی دانند که یک ماکرو چه هست و چه کاری می تواند برای آنها انجام دهد .

در اینجا می خواهیم ببینیم که وقتی که ما از کلمه ماکرو استفاده می کنیم منظورمان چیست ؟

ماکروها در اکسس ابزاری هستند که به کمک آنها می توانید خیلی از کارها را در محیط اکسس بصورت خودکار انجام دهید .

به جمله بالا دقت کنید .

مهمترین عبارت در این جمله عبارت ” انجام کارها بصورت خودکار” است. 

اما منظور از کارهای خودکار چه کارهایی هستند .

به تصویر زیر توجه کنید .

ماکروها در اکسس

در این فرم ما یک دکمه داریم به نام باز کردن فرم ثبت نام .

وقتی که شما بر روی این دکمه کلیک می کنید بصورت خودکار فرمی تحت همین اسم برای شما باز می شود .

در واقع باز شدن این فرم بدون دخالت شما به عنوان کاربر اتفاق افتاد .

اما برنامه از کجا متوجه شد که با کلیک کردن بر روی این دکمه باید چه فرمی را باز کند ؟

خوب جواب این سوال مشخص است . از طریق من و شما به عنوان یک طراح بانک اطلاعاتی اکسس.

اما چطوری باید این کار را انجام دهیم ؟

برای این کار برنامه اکسس دو راهکار را در اختیار ما گذاشته است .

روش اول استفاده از  برنامه نویسی و کدهای VBA  است.

این روش بهترین و کاملترین روشی است که برای این کار وجود دارد .

آنها که برنامه نویسی هستند و برنامه نویسی را بلدند که خوشا به حالشان .

اما همه که برنامه نویس نیستند و برنامه نویسی را بلد نیستند .

پس تکلیف این افراد چیست ؟

اکسس برای این افراد پیشنهاد دیگری به غیر از برنامه نویسی دارد .

آن پیشنهاد هم همین ماکروها در اکسس هستند .

پس در قدم اول متوجه شدیم که ماکروها ابزاری هستند برای اینکه ما با استفاده و کمک آنها  انجام برخی از کارهای مورد نظر خود را برعهده خود اکسس بگذاریم.

ماکروها و کوئری ها از چه نظر به هم شباهت دارند؟

همین اول کار به شما بگویم که ماکرو ها و کوئری ها هیچ شباهتی به هم ندارند .

حداقل از لحاظ کارکرد و کاربردی که هر کدام از آنها دارند که نمی توان آنها را شبیه به هم دانست .

پس نباید به دنبال شباهت این دو از لحاظ عملکردشان باشیم .

اما در اینجا من به دنبال یک شباهت از لحاظ ساختاری بین این دو هستم .

 ببینیم که چه شباهتی می شود بین این دو پیدا کرد .

با کوئری ها که حتما آشنا هستید .

همان ابزار جستجو و یافتن اطلاعات در اکسس .

من قبلا در همین سایت و  در مطالب متعددی در خصوص کوئری ها صحبت کرده ام .

مثلا در لینک زیر در خصوص کوئری های نوع Select  صحبت کرده ام .

ماکروها در اکسس

یا در لینک زیر کوئری های نوع Crosstab  را مورد بررسی قرار داده ام .

ماکروها در اکسس

اما در همه این موارد و در خصوص مبحث کوئری ها یک نکته اساسی و طلایی وجود دارد .

اینکه کوئری ها به خودی خود کاری را از پیش نمی برند.

در واقع کوئری ها در حکم ظاهر و پوسته یک جستجو هستند .

اصل و باطن تمامی اتفاقاتی که برای یک جستجو رخ می دهد در پس پرده و بصورت کدهای SQL  است .

یعنی این کدهای SQL  هستند که اکسس با استفاده از آنها کار جستجو داده ها را به سرانجام می رساند .

پس نقش کوئری ها در این بین چیست ؟

همانطور که گفتم کوئری ها در نقش ظاهر و پوسته یک فرآیند پرس و جو هستند .

خیلی از کاربران عادی ممکن است اطلاعاتی در خصوص کدهای اس کی یو ال نداشته باشند.

بنابراین اکسس برای اینکه کاربران را درگیر کد نویسی SQL  نکند محیطی را تحت عنوان کوئری ها طراحی و ایجاد کرده است . 

در واقع کوئری ها محیط های گرافیکی هستند که کاربران به ساده ترین شکل ممکن پرس و جوهای خود را در آنها طراحی می کنند .

بعد از این کار خود اکسس بطور خودکار کدهای SQL  مربوطه را ایجاد می کند و از روی همین کدها هم هست که فرآیند جستجو را به سرانجام می رساند .

در مورد ماکروها هم قضیه دقیقا به همین شکل است .

یعنی ماکروها هم  مانند کوئری ها یک محیط طراحی گرافیکی هستند .

اکسس کاربران خود را با استفاده از کوئری ها از کد نویسی و کدهای SQL  معاف می کند و با استفاده از ماکروها کاربران خود را از کد نویسی و برنامه نویسی VBA  .

پس تنها شباهت این دو یعنی ماکروها و کوئری ها در این است که هر دو پوسته و ظاهر کار هستند .

اصل قضیه برای هر دوی این ابزار در پس پرده و توسط کدهایی است که توسط خود اکسس ایجاد می شوند .

این کدها برای کوئری ها در قالب کدهای SQL  و برای ماکروها در قالب کدهای VBA  هستند .

آشنایی با روش های مختلف ایجاد ماکروها

امیدوارم که تا به اینجا به خوبی توانسته باشم که شما را  با مفهوم  ماکروها آشنا کنم.

حالا می خواهیم با هم ببینیم که چگونه می توانیم این ماکروها را ایجاد کنیم .

و اینکه برای ایجاد ماکروها ما چند روش در پیش رو داریم .

بطور کل اکسس دو روش را برای ایجاد ماکروها پیش روی ما می گذارد .

در اینجا با هم هر دو راه و روش را مورد بررسی قرار می دهیم .

روش اول برای ایجاد یک ماکرو : استفاده از Wizard 

بیایید این روش را با استفاده از یک مثال کاربردی بررسی کنیم .

به فرم ابتدای این آموزش برگردیم .

وقتی این فرم در محیط طراحی قرار دارد یک دکمه به آن اضافه می کنیم .

به محض اضافه کردن این دکمه اکسس یک کادر را برای ما به نمایش می گذارد .

ماکروها در اکسس

این کادر حاوی گزینه هایی است که با استفاده از این گزینه ها ما می توانیم رفتار دکمه مورد نظر را برایش تعریف کنیم .

این گزینه ها در حکم همان ماکروهای مورد بحث ما هستند .

بعنوان مثال در اینجا می خواهیم وقتی که کاربر بر روی این دکمه کلیک کرد بطور خودکار یک فرم برای او باز شود .

 برای این کار کافی است در کادر Categories  گزینه Form operation  را انتخاب کنیم .

سپس از زیرمجموعه مربوط به این گزینه باید به سراغ گزینه Open Form  برویم .

با انتخاب این گزینه ها وقتی که بر روی دکمه Next  کلیک کنیم نرم افزار یک لیست از تمام فرم های موجود در برنامه را به ما نمایش می دهد .

ماکروها در اکسس

حالا کاری که باید بکنیم این است که فرم مورد نظر خود را انتخاب کنیم.

بعنوان مثال در اینجا من فرمی با عنوان Form1  را انتخاب کرده ام .

حالا با زدن دکمه Next  به پنجره بعدی می رویم .

در این پنجره دو گزینه در اختیار ما قرار می گیرد .

ماکروها در اکسس

گزینه اول تحت عنوان Text  است .

با استفاده از این گزینه می توانیم یک عنوان را برای نمایش بر روی دکمه خود درج کنیم .

بعنوان مثال من می خواهم که عبارت “فرم ثبت نام ” بر روی دکمه من نمایش داده شود .

بنابراین همین عبارت را در این کادر وارد می کنم .

گزینه دیگر در این پنجره Picture  نام دارد .

با استفاده از این گزینه می توانیم به جای یک متن از یک آیکون برای نمایش بر روی دکمه خود استفاده کنیم .

با انتخاب و انجام تنظیمات مربوطه بر روی دکمه Next  کلیک می کنیم تا به پنجره بعدی برویم .

در این پنجره می توانیم برای دکمه خود یک اسم انتخاب کنیم یا اینکه همین اسم پیشنهادی از سوی برنامه را قبول کنیم .

در اینجا یک توضیحی در خصوص برچسب دکمه و اسم دکمه به شما بدهم .

برچسب دکمه که در مراحل قبل آن را بصورت ” فرم ثبت نام ” در نظر گرفتیم صرفا یک متن است که از طرف برنامه به کاربر نمایش داده می شود .

اما اسم دکمه عبارتی است که از طرف اکسس بعنوان اسم منحصر به فرد برای این دکمه شناخته می شود .

در داخل این فرم هیچ دکمه و یا حتی شی دیگری نمی تواند اسمی مشابه این دکمه ما داشته باشد. 

از طرف دیگر مهمترین کاربرد و استفاده از این اسم دکمه و یا هر شی دیگری در داخل یک فرم در مبحث برنامه نویسی خواهد بود .

با در نظر گرفتن این دکمه به سراغ ادامه کار خود می رویم .

با ادامه گزینه های موجود و تنظیمات مربوط به آن در نهایت به جایی می رسیم که کاربر با کلیک بر روی این دکمه خاص فرم مورد نظر ما برایش باز خواهد شد. 

این اولین روشی بود که با استفاده از آن می توانیم از قابلیت ماکروها استفاده کنیم .

حالا می رویم به سراغ روش دوم برای ایجاد یک ماکرو.

روش دوم برای ایجاد یک ماکرو .

دومین روش و در واقع کاملترین روشی که با استفاده از آن می توانیم یک ماکرو را ایجاد کنیم استفاده از قابلیت Macro Builder  می باشد .

باز هم بیایید همه چیز را طبق مثال و بصورت عملی با هم پیش ببریم .

دوباره برگردیم به همان فرم اول آموزش خودمان .

فرض کنید که می خواهیم برای دکمه ای که در مرحله قبل ایجاد کردیم کاری کنیم که کاربر با کلیک بر روی آن به همان فرم ثبت نام هدایت شود .

خوب این کار را ما در مرحله قبل با استفاده از روش اول انجام دادیم .

اما این بار می خواهیم از روش جدیدی تحت عنوان Macro Builder برای این کار استفاده کنیم .

برای این کار مراحل زیر را دنبال کنید .

-اول از همه فرم خود را در حالت دیزاین یا همان طراحی قرار دهید .

–  دکمه مورد نظر را انتخاب کنید .

از کادر Property sheet  به سربرگ Event  بروید .

از بین گزینه های موجود به سراغ رویداد On-Click  بروید .

بر روی آیکون موجود در سمت راست این کادر کلیک کنید .

با این کار گزینه های زیر برای شما در قالب یک کادر نمایش داده می شود.

ماکروها در اکسس

 

از بین این سه گزینه بر روی گزینه Macro Builder دابل کلیک کنید .

بعد از این کار وارد محیط کاری شبیه زیر می شوید .

 

ماکروها در اکسس

 اینجا محیطی است که می توانید در آن ماکروی مورد نظر خود را ایجاد کنید .

در اینجا ما مد نظرمان که یک فرم را باز کنیم . برای این کار کافی است به سراغ تنها کمبو باکس موجود در این محیط رفته و آن را باز کنیم .

اینجا لیستی از تمامی ماکروهای موجود برای ما به نمایش درمی‌آید .

در این لیست به سمت پایین اسکرول کنید .

در بین ماکروهای موجود ماکرویی تحت عنوان Open Form  را انتخاب کنید .

بعد از این کار محیط کاری شما تغییر پیدا کرده و گزینه ها و کادرهای جدیدی برای شما به نمایش درمی آید .

https://www.instagram.com/softpluse/

 

در این محیط باید تنظیمات مورد نیاز خود را انجام دهید .

البته این نکته را به شما بگویم که شما نیاز به این ندارید که تمامی این گزینه ها و تنظیمات مربوط به انها را انجام دهید .

بلکه از بین این گزینه ها فقط کادر اول که تحت عنوان Form Name  می باشد را باید تنظیم کنید .

تنظیم این گزینه هم به این صورت است که نام فرم مورد نظری را که می خواهید با استفاده از این ماکرو باز شود را در این کادر وارد کنید .

البته با باز کردن کمبو باکس مربوط به این گزینه می توانید لیست تمامی فرم های موجود در اکسس را مشاهده کنید .

فقط کافی است نام فرم مورد نظر خود را در اینجا انتخاب کنید .

در مورد سایر تنظیمات می توانید از آنها صرفنظر کنید .

البته در آینده  و در آپدیت های بعدی در خصوص این تنظیمات بیشتر با هم صحبت خواهیم کرد .

در اینجا مبحث مربوط به ماکروها را به پایان می بریم .

مطمئنا مسائل و موارد بیشتری از کار با ماکروها در اکسس وجود دارد که در آینده نزدیک بیشتر در مورد آنها  صحبت خواهیم کرد  .

ماکروها در اکسس

آموزش اکسس بازدید : 245 views 12 سپتامبر, 2020 ۰