تبدیل اکسل به پی دی اف🚩 ۲ روش کاملا کاربردی
سلام به علاقمندان کار با نرم افزار اکسل .خوشحالم از اینکه با آموزش دیگری در زمینه آموزش اکسل با من همراه هستید . در این آموزش می خواهیم راجع به نحوه تبدیل کردن یک فایل اکسل به پی دی اف با هم صحبت کنیم و ببینیم برای تبدیل اکسل به پی دی اف چه روش هایی وجود دارد و چطور می شود از آنها استفاده کرد .
از اکسل 2010 به بعد امکان ذخیره کردن فایل اکسل در فرمت PDF فراهم شد .
فرمت پی دی اف یکی از فرمت های خیلی رایج و البته پرکاربرد در کار با فایل های مختلف است که خیلی جاها می تواند برای کاربردی و مفید واقع شود .
امروز هم می خواهیم با هم یاد بگیریم که چطور می توانیم فایل هایی با فرمت اکسل را تبدیل به فایلی با فرمت پی دی اف کنیم .
پس بدون هیچ مقدمه دیگری با هم به سراغ انجام این کار برویم .
فهرست محتوا
برای تبدیل فایل اکسل به پی دی اف چه روش هایی وجود دارد ؟
اجازه بدهید خیلی سریع و ساده به شما بگویم که 3 راه برای تبدیل یک فایل اکسل به فرمت پی دی اف وجود دارد . تصویر زیر این روش ها را به شما معرفی می کند .
یک پیشنهاد خواندنی : چطور اطلاعات اکسل را در قالب تصویر ذخیره کنیم ؟
برویم سراغ اصل موضوع .
در برنامه نویسی وی بی ای اگر ما بخواهیم یک فایل اکسل را به فرمت PDF تبدیل کنیم باید از دستوری تحت عنوان ExportAsFixedFormat استفاده کنیم .
قاعدتا این دستور هم مثل سایر دستورات موجود در کد نویسی ما دارای ورودی های مختلفی خواهد بود که باید با نحوه کار این ورودی ها به همراه تنظیمات مربوط به آنها بخوبی آشنا شویم .
پس در قدم اول بیایید نگاهی به این دستور بیندازیم و با بخش های مختلف آن آشنا شویم .
شکل کلی این دستور بصورت زیر است :
_ expression.ExportAsFixedFormat (Type, Filename, Quality, IncludeDocProperties
IgnorePrintAreas, From, To, OpenAfterPublish)
همانطور که می بینید این یک دستور پر طول و درازی است .
اما اصلا گول ظاهر آن را نخورید و مغلوب ظاهرش نشوید .
چند دقیقه تحمل کنید و با من همراه شوید تا ببینید که آنقدر ها هم که بنظر می رسد فرمول پیچیده و ترسناکی ندارد .
پس قدم به قدم همراه من شوید تا با قسمتهای مختلف این دستور آشنا شویم .
آشنایی با آرگومان های دستور ExportAsFixedFormat
از ابتدا شروع می کنیم .
Expression
این عبارت جزو آرگومان های دستور ما نیست .
در واقع هنوز به دستور مورد نظر خود نرسیده ایم .
اما منظور از این عبارت که قبل از دستور مورد نظرمان آمده چیست ؟
این عبارت یک متن خواهد بود که همان فایل اکسلی است که می خواهیم آن را در مرحله بعد به فرمت پی دی اف تبدیل کنیم .
حالا این عبارت خودش می تواند یکی از حالت های زیر را داشته باشد .
– Workbook
– Worksheet
– Chart
-Range
پس این را تا به اینجای کار داشته باشید تا برسیم به بخش مثال های کاربردی خودمان تا بهتر و بیشتر از آن استفاده کنیم .
حالا برویم سراغ اصل قضیه که همان دستور ExportAsFixedFormat است و با ورودی های آن آشنا شویم .
این دستور شامل ۹ ورودی خواهد بود .
هر چند که استفاده از همه این ورودی ها اجباری نیست اما باید با همه آنها آشنا شویم .
این ورودی ها به ترتیب شامل موارد زیر هستند :
پارامتر اول: Type
ما از این پارامتر استفاده می کنیم تا به این تابع بگوییم که می خواهیم فایل اکسل ما به چه فرمتی تبدیل شود .
حتما از خودتان می پرسید مگر چند فرمت وجود دارد ؟
در پاسخ شما باید بگویم که این تابع از دو فرمت پشتیبانی می کند .
فرمت اول : PDF
این فرمت فرمت مورد نظر ماست . بنابراین اگر که از تابع بخواهیم که فایل اکسل ما را به این فرمت تبدیل کند باید پارامتر Type را بصورت XlPDF تنظیم کنیم .
فرمت دوم : XPS
این فرمت هم فرمت دیگری است که این تابع می تواند فایل اکسل ما را به این فرمت تبدیل کند .
اگر بخواهیم از این فرمت استفاده کنیم باید پارامتر Type را بصورت XlXPS تنظیم کنیم .
با پارامتر اول و گزینه های مربوط به آن آشنا شدیم .
جالب است که بدانید از بین ۹ پارامتر و ورودی که این تابع قبول می کند تنها تنظیم همین پارامتر اول الزامی است و اگر سایر پارامترها را هم تنظیم نکنید اکسل به درستی کار خود را انجام می دهد و ما با خطایی مواجه نمی شویم .
حالا برویم به سراغ پارامتر دوم .
پارامتر دوم: FileName
این پارامتر اشاره به اسم فایل نهایی ما می کند که در قالب پی دی اف ذخیره خواهد شد .
خود این این پارامتر می تواند دارای چند بخش باشد که در جای خود به آن خواهیم پرداخت .
پارامتر سوم: Quality
با استفاده از این پارامتر کیفیت خروجی فایل پی دی اف را تعیین می کنیم .
این پارامتر دارای دو گزینه است .
گزینه اول : xlQualityStandard
این گزینه خروجی ما را در کیفیت استاندارد قرار می دهد .
گزینه دوم : xlQualityMinimum
این گزینه حداقل کیفیت را در خروجی برای ما ایجاد می کند .
پارامتر چهارم: includedocproperties
این گزینه تعیین می کند که در خروجی فایل ما ویژگی های فایل اکسل لحاظ شود یا خیر .
این پارامتر دو گزینه True یا False را می تواند به خود بگیرد .
پارامتر پنجم: ignorPrintArea
با استفاده از این گزینه هم می توانیم تعیین کنیم که آیا محدوده های پرینت که در داخل نرم افزار اکسل تنظیمی می شوند در خروجی فایل پی دی اف ما لحاظ شوند یا خیر .
این پارامتر هم دو گزینه True یا False را می تواند به خود بگیرد .
پارامتر ششم: From
اگر شیت کاری ما در اکسل شامل چندین صفحه بود با استفاده از این گزینه تعیین می کنیم که کار تبدیل شدن صفحات به فرمت پی دی اف از چندمین صفحه شروع شود .
اگر عددی را برای این پارامتر تعریف نکنیم کار تبدیل فرمت از اولین صفحه آغاز می شود .
پارامتر هفتم: To
اگر شیت کاری ما در اکسل شامل چندین صفحه بود با استفاده از این گزینه تعیین می کنیم که کار تبدیل شدن صفحات به فرمت پی دی اف به چندمین صفحه ختم شود.
اگر عددی را برای این پارامتر تعریف نکنیم کار تبدیل فرمت تا آخرین صفحه ادامه پیدا می کند .
پارامتر هشتم: OpenAfterPublish
با استفاده از این پارامتر تعیین می کنیم که آبا بعد از اینکه فایل اکسل ما به قالب پی دی اف درآمد بطور خودکار این فایل پی دی اف باز شود یا خیر ؟
این پارامتر هم دو گزینه True یا False را می تواند به خود بگیرد .
پارامتر نهم : XlFixedFormatType
این پارمتر اشاره به یک کلاس کاری تحت عنوان همین عنوان می کند که کلاسی مربوط به تبدیل یک فایل اکسل به دو فرمت PDF و XPF می باشد
تا به اینجای کار ما با تمامی پارامتر های مربوط به این تابع آشنا شدیم .
حالا می خواهیم از تمامی این دانسته های خود در خصوص این تابع و پارامترهای مربوط به آن بطور عملی استفاده کنیم .
مثال شماره -1: ذخیره شیت فعال به فرمت PDF
می خواهیم یک سری کدی بنویسیم که با اجرای این کدها هر شیتی که به حالت فعال باشد به فرمت پی دی اف برایمان ذخیره شود .
برای این کار می شود از کدهایی مثل زیر استفاده کرد .
Sub Excel_to_pdf()
Activesheet.ExportAsFixedFormat xlTypePDF
End Sub
کافی است که شیت مورد نظر خودتان را فعال کرده و کدهای بالا را اجرا بگیرید .
با اجرا شدن این کدها شیت جاری شما به فرمت پی دی اف تبدیل و در کنار فایل اکسل تان ذخیره می شود .
مثال شماره -2: ذخیره یک شیت به فرمت PDF
در اینجا می خواهیم با هم قدم به قدم پیش برویم و با استفاده از تابعی که با پارامترهای آن آشنا شدیم کار تبدیل یک فایل اکسل را به فرمت PDF در عمل با هم یاد بگیریم .
برای شروع کار تصویر زیر را در نظر بگیرید .
تصویر بالا مربوط به یک سری از اطلاعات است که در یک صفحه کاری اکسل قرار دارد .
حالا می خواهیم از این تابع استفاده کرده و این اطلاعات را از اکسل استخراج و آنها را به قالب یک فایل پی دی اف درآوریم .
پس کار را با هم شروع کنیم .
قبل از هر چیز یک روال خیلی ساده ایجاد می کنیم .
()sub excel_to_pdf End sub
حالا در داخل این روال شروع به کد نویسی می کنیم .
در قدم اول که باید تعیین کنیم چه بخشی از اکسل را می خواهیم به فرمت پی دی اف تبدیل کنیم .
محدوده اطلاعات مورد نظر ما در شیت کاری شماره ۱ قرار دارد .
پس همین آدرس را تبدیل به کد می کنیم .
Sub Excel_to_pdf()
Worksheets("sheet1").ExportAsFixedFormat xlTypePDF
End Sub
همانطور که می بینید ما در اینجا اول آدرس محل اطلاعات خود را در فایل اکسل خود معرفی کردیم .
در قدم بعد تابع مورد نظر خود یعنی ExportAsFixedFormat را فراخوانی کردیم .
و از بین آن همه ورودی مختلف فقط یکی از آنها را مقدار دهی کردیم .
با همین تنظیمات ساده کافی است که این خط از کد را اجرا کنیم .
برای اجرای این کد کافی است دکمه F5 را از روی صفحه کلید خود فشار دهید .
در نگاه اول و در ظاهر هیچ اتفاق خاصی نیفتاده است .
اما اگر به محلی از کامپیوتر خود بروید که فایل اکسل شما هم اکنون در آن قرار دارد متوجه حضور یک فایل پی دی اف می شوید .
این فایل که دقیقا هم نام فایل اکسل شما ست نتیجه خروجی کدی است که با هم نوشتیم و آن را اجرا کردیم .
می بینید که به راحتی و خیلی ساده می توانید که از فایل اکسل خود یک خروجی به فرمت PDF تهیه کنید .
در این بین بقیه ورودی ها و پارامترهای این تابع که با هم مورد بررسی قرار دادیم همگی در حکم یک آپشن برای این تابع هستند .
نبود آنها اختلالی را در کار این تابع پیش نمی آورد اما استفاده از آنها می تواند در خیلی از جاها کمک های خوبی را به ما بکند .
در ادامه مثال های متعددی را بررسی کرده و در هرکدام به تناسب با یکی از این ورودی ها و نحوه عملکردهای آنها آشنا خواهیم شد .
مثال شماره -3 : تبدیل اکسل به PDF با اسم و مشخصات مورد نظر
در مثال قبلی ما موفق شدیم فایل اکسل خود را به فرمت پی دی اف ذخیره کنیم .
اما اولا این فایل پی دی اف ما دقیقا هم نام با فایل اکسل ما بود .
دوما اینکه دقیقا در همان مسیری ذخیره شد که خود فایل اکسل ما در آن قرار داشت .
حالا با استفاده از پارامترها می خواهیم کاری کنیم که اولا فایل پی دی اف ما با نام متفاوتی از فایل اکسل ما ذخیره شود .
دوما اینکه ما خودمان به این فایل آدرسی بدهیم تا در محل آدرس مورد نظر ما ذخیره شود .
پس برای این کار از کد زیر استفاده می کنیم .
Sub Excel_to_pdf()
Worksheets("sheet1").ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF_,
Filename:="Softpluse_pdf
End Sub
استفاده کردیم و یک اسم جدید برای فایل پی دی اف خود تعریف کردیم Filename در اینجا از پارامتر .
اگر همین خطوط کدها را اجرا کنید فایل پی دی اف مورد نظر در محل قرار گیری فایل اکسل شما ایجاد می شود .
با این تفاوت که این بار این فایل نامی را به خود می گیرد که ما در این خط از کد برایش تعریف کرده ایم .
اما در مورد تغییر آدرس محل قرار گیری فایل خود چه باید بکنیم .
برای این کار می توانید از کدهایی مثل کد زیر استفاده کنید .
Sub Excel_to_pdf()
Dim strpath As String
strpath = "D:\softpluse\فرمت پی دی اف اکسل"
Worksheets("sheet1").ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=strpath
End Sub
در خط شماره 3 از کدهای بالا یک متغیر تعریف شده است .این متغیر از نوع متنی است .
در خط شماره 5 همین متغیر را مقدار دهی کردیم . در این خط از کدها هم آدرس محل ذخیره کردن فایل مورد نظر و هم اسمی که مد نظرمان است را برای برنامه تعریف کردیم .
با اجرای این خطوط از کدها شیت مورد نظر از فایل اکسل در قالب یک فایل پی دی اف در آدرس مورد ذخیره می شود .
مثال شماره -4 : تبدیل اکسل به PDF با اسم و مشخصات مورد نظر
مطالب زیر را حتما مطالعه کنید
تابع Hlookup در اکسل💥نکات و ترفندهای کار با آن +ویدئو
تابع فیلتر در اکسل 💥به همراه یک مثال کاربردی
تابع سفارشی در اکسل ؛ چی هست؟ چطور آن را ایجاد کنیم ؟
تابع countif در اکسل💚راهنمای کامل کار با آن
زوم کردن در سلول های اکسل + ۳ روش مختلف
چند فرمت سفارشی برای اعداد که هر حسابداری باید بداند.
3 دیدگاه
به گفتگوی ما بپیوندید و دیدگاه خود را با ما در میان بگذارید.
بسیار آموزنده – ممنون
خوب بود هر بار که save می شود یک شماره به نامش اضافه شود که فایل ها روی هم نیفتند.
بسیار عالی بود! ممنونم
ادامهی مطلب درمورد تعیین محل خروجی فایل رو هم لطفا قرار بدهید.
سلام توی بروز رسانی های بعدی این مورد هم لحاظ خواهد شد