چه جوری در اکسس یک گزارش حرفه ای ایجاد کنیم +ویدئوی آموزشی

امروز می خواهیم در خصوص نحوه ایجاد یک گزارش حرفه ای در  اکسس با هم صحبت کنیم .

گزارش ها در اکسس یا در اصطلاح فنی همان Report  ها یکی از اجزای مهم در اکسس هستند .

گزارش ها در واقع قابلیتی هستند که به کمک آنها ما می توانیم یک سری از اطلاعات را دسته بندی کنیم .

خیلی از مواقع لازم است که  از تمام یا بخشی از اطلاعات خود خروجی بگیریم . 

خوب ما این خروجی ها را در قالب گزارش ها سر و سامان می دهیم . 

وقتی که گزارش های ما ساخته شدند می توانیم با آنها کارهای مختلفی را انجام دهیم .

می توانیم آنها در بانک اطلاعاتی اکسس خود نگهداری کنیم .

در کنار آن می توانیم گزارش های خود را به فرمت PDF  تبدیل کنیم .

می توانیم گزارش های خود در بانک اکسس را به یک آدرس خاص ایمیل کنیم .

و یا اینکه می توانیم آنها را برای چاپ  و پرینت داده های خود استفاده کنیم .

من قبلا در مورد خیلی از این کارهایی که اینجا ذکر کردم مطالب آموزش های جداگانه ای را در سایت قرار داده ام .

مثلا اینکه چه جوری می توانیم از گزارش خود یک قالب PDF  تهیه کنیم را در لینک زیر مفصل آموزش داده ام .

گزارش حرفه ای اکسس

یا در خصوص ارسال ایمیل در اکسس و اینکه چه جوری می شود بخش های مورد نظر از بانک اطلاعاتی خود را ایمیل کنیم را در لینک زیر راجع به آن صحبت کرده ام .

گزارش حرفه ای اکسس

استفاده از این لینک ها و مطالعه مطالب مربوط به آنها خالی از لطف نخواهد بود .

راجع به اینکه اصلا خود گزارش ها را چه جوری می شود ایجاد کرد هم در لینک زیر آموزش داده ام .

گزارش حرفه ای اکسس

اما امروز می خواهیم راجع به چه چیز صحبت کنیم ؟

امروز می خواهیم راجع به نحوه اضافه کردن برخی از اطلاعات کاربردی به صفحه گزارش های خود بپردازیم .

بعضی از این اطلاعات کاربردی شامل موارد زیر هستند :

۱- درج شماره صفحه گزارش در فرمت ها و حالت های مختلف

۲- درج تاریخ و زمان مربوط به تهیه گزارش

۳- درج تاریخ و زمان چاپ گزارش

۴- گروه بندی و دسته بندی کردن اطلاعات در گزارش ها  .

پس ما اینجا قرار نیست صحبتی از ساختن یک گزارش بکنیم .

ما گزارش خود متن را از قبل ساخته ایم و در اینجا می خواهیم این گزارش را به نحوی سفارشی سازی کنیم .

یا به زبانی دیگر می خواهیم یک شکل و شمایل حرفه ای به گزارش خود بدهیم .

من علیرضا شهرآئینی هستم کسی که عاشق برنامه نویسی است و عاشق یادگیری و کار با  نرم افزار های مختلف.

امروز با من باشید تا با هم دانش خود را در این زمینه با هم به اشتراک بگذاریم

مراحل ایجاد یک گزارش حرفه ای اکسس

خوب فرض می کنیم که ما یگ گزارش را ایجاد کرده ایم .

کارهای ابتدایی مثل اختصاص فونت و سایز نوشته ها  را هم انجام داده ایم .

حالا می خواهیم چند تا چیز دیگه به این گزارش خود اضافه کنیم تا از حالت ساده و عادی خارج شده و کمی حرفه ای تر بنظر برسد .

اولین چیزی که می خواهیم اضافه کنیم مربوط به شماره صفحه گزارش مورد نظر می باشد .

برای اضافه کردن این آیتم یعنی آیتم شماره صفحه ما می توانیم از فرمت های مختلفی استفاده کنیم .

هر کدام از این فرمت ها خروجی متفاوتی را برای ما به نمایش خواهند گذاشت .

اول از همه گزارش خود را درحالت Design  قرار می دهیم .

برای درج شماره صفحه به پایین ترین قسمت از گزارش خود یا همان Footer  page می رویم .

یک تکس باکس را در این قسمت قرار دهید .

حالا در داخل تکس باکس عبارت زیر را بنویسید .

وقتی که به محیط اجرای گزارش خود بروید می بینید که در پایین صفحه یک عدد درج شده است .

این همان شماره صفحه ای است که توسط این خط از کد برای ما ایجاد شده است .

حالا کمی تغییرات را در این فرمول ایجاد می کنیم .

مثلا اگر بخواهیم قبل از این عدد عبارت “شماره صفحه ” را نیز درج کنیم باید از ساختار زیر استفاده کنیم .

  [Page] & “شماره صفحه :”=

خروجی این کد برای ما بصورت زیر خواهد بود .

گزارش حرفه ای اکسس

گاهی وقت ها ما چندین صفحه از گزارش ها را داریم .

در این حالت می توانیم شماره صفحات را بصورت زیر مجموعه ای از کل صفحات بنویسیم .

مثلا به کد های زیر نگاه کنید .

[page] & “/” & [page]=

این کدها نتیجه ای مشابه تصویر را برای ما به نمایش می گذارد .

گزارش حرفه ای اکسس

یا در حالتی دیگر همین فرمول را می توان به صورت زیر نیز بنویسیم .

[page] & “از” & [page]=

اگر از این فرمول استفاده کنیم خروجی زیر برای ما به نمایش در می آید.

 

گزارش حرفه ای اکسس

اگر بخواهیم می توانیم همین فرمول را تکمیل تر کنید .

مثلا به فرمول تکمیل شده زیر نگاه کنید .

[page] & “از” & [page] & ” : “& “صفحه”=

این کدها خروجی زیر را برای ما ایجاد خواهد کرد .

گزارش حرفه ای اکسس

اگر بخواهیم باز هم کار را جلوتر ببریم و وضعیت حرفه ای تری را برای شماره صفحه خود ایجاد کنیم می توانیم از فرمول زیر استفاده کنیم . 

در این فرمول ما از تابع شرطی استفاده می کنیم .

 

استفاده از تابع شرطی برای شماره گذاری گزارش ها .

در این قسمت می خواهیم به سراغ تابعی به نام IIF  برویم .

تابع IIF همان تابع If  خودمان است .

ما در محیط برنامه نویسی VBA  تابع معروفی داریم به نام تابع If .

 در محیط اکسس تابع IIF معادل  تابع If  در برنامه نویسی وی بی ای است و همان کار را برای ما می کند . 

 راستی من قبلا در مورد تابع IIF  بطور کامل آموزش مفصلی را منتشر کرده ام .

دوست دارید به این مطلب دسترسی پیدا کنید .

کافی است بر روی تصویر زیر کلیک کنید .

گزارش حرفه ای اکسس

در مورد تابع If  چطور ؟

دوست دارید در مورد این تابع هم بیشتر بدانید .؟

برای این کار هم کافی است بر روی تصویر زیر کلیک کنید .

گزارش حرفه ای اکسس

خوب حالا برمی گردیم به سراغ اصل موضوع خودمان .

می خواهیم از تابع IIF  برای کار شماره گذاری گزارش ها استفاده کنیم .

حالا به ساختار این کد و  تابع موجود در آن  نگاه کنید .

=([Page]>1 And [Page]<[Pages],”ادامه در صفحه ” & [Page],”1″)

حالا ببینیم که این فرمول پر طول و دراز  چه کار می کند .

در بخش اول از این فرمول دو تا چیز را کنترل می کنیم .

اول اینکه آیا صفحه جاری گزارش ما در صفحه ای بغیر از صفحه اول است مثلا در صفحه دوم یا سوم و یا بیشتر .

دومین چیزی که کنترل می کنیم آیا صفحه جاری ما از تعداد  صفحات نهایی  گزارش ما کوچکتر است یا نه ؟ .

اگر این دو تا شرط درست بود بخش اول کاری که برای تابع تعیین کرده ایم اجرا می شود .

اما اگر این شرط ها برقرار نبود در کادر مربوط به شماره گزارش ما عدد ۱ درج می شود.

این یعنی که ما در صفحه اول گزارش خود هستیم .

تصویر زیر نتیجه همین فرمول را برای ما به نمایش می گذارد .

گزارش حرفه ای اکسس

می دانم که این فرمول برای خیلی ها در نگاه اول کمی – یا شاید هم خیلی – گیج کننده باشد .

دوست دارید همین گزینه آخر برای ایجاد شماره صفحه در گزارش ها را و نحوه انجام آن را  در قالب یک ویدئوی چند دقیقه ای ببینید .

بسیار خوب این هم از این ویدئو .

در این ویدئو ما به بررسی یکی از روش هایی پرداختیم که با استفاده از آن می توانیم کار ایجاد شماره صفحه در گزارش ها را به سرانجام برسانیم .

شماره گذاری و شمارش صفحات در گزارش ها یکی از راههایی است که به کمک آن می توانیم جلوه بهتر و حرفه ای تری به گزارش های خود بدهیم و یک گزارش حرفه ای اکسس را در اکسس ایجاد کنیم .

البته که برای این حرفه ای تر شدن گزارش ها باید کارهای دیگری را هم انجام دهیم .

کارهایی که در آپدیت های بعدی مربوط به این مطلب در خصوص ایجاد گزارش حرفه ای اکسس حتما راجع به آنها صحبت خواهیم کرد .

نظرتان راجع به این آموزش چیست ؟

برای تان مفید بود ؟

آیا سوالی و یا پیشنهادی برای این موضوع دارید ؟

پس در بخش نظرات مطالب خود را با من و دیگران درمیان بگذارید .

گزارش حرفه ای اکسس

آموزش اکسس بازدید : 350 views 25 آگوست, 2020 ۰