چگونه مانع از ورود داده تکراری در اکسل شوید|ویدئو+نمونه فایل.

سلام به یکی دیگر از آموزش های سافت پلاس خوش آمدید . امروز می خواهیم در زمینه آموزش نرم افزار اکسل با هم مطلبی را مرور کنیم .

حتما تا به حال شده که احتیاج به وارد کردن اطلاعاتی در اکسل داشته باشید اما در عین حال مهم است به نحوی مانع از این شوید که اطلاعات حالت تکراری پیدا کنند . بنابراین باید به نحوی  به جلوگیری از ورود داده تکراری در اکسل بپردازیم .

خوب برای این کار چندین و چند راه وجود دارد . اولین راه این است که خود ما کنترل کنیم و به نحوه مانع از مورد داده های تکراری در اکسل شویم .

این هم می تواند راه خوبی باشد اما مطمئنا راههای بهتری هم در این بین وجود دارند .

راههایی که قرار است آن را در این آموزش با هم مورد بررسی قرار دهیم . 

من علیرضا شهرآئینی  هستم . یک عاشق برنامه نویسی در محیط اکسس و اکسل و در این آموزش می خواهم روش هایی را به شما آموزش دهم که با استفاده از آنها می توانید به نحوی باعث جلوگیری از ورود داده تکراری در اکسل شوید . 

پس تا انتهای این مطلب همراه من باشید .

داده تکراری در اکسل-سافت پلاس

بررسی روش های جلوگیری از ورود داده تکراری در اکسل

 

بسیاری مواقع پیش می آید که در کار با اکسل به ایجاد لیست‌های مورد نظر خود اقدام می نمایید .در حین کار با لیست‌ها یکی از نیازهایی که ممکن است به آن احتیاج پیدا نمایید این است که  به جلوگیری از ورود داده تکراری در اکسل توسط کاربر بپردازید . 

مسلما سپردن این کار عدم ورود داده تکراری  و کنترل آن به کاربر نمی تواند ایده مناسبی برای این کار باشد 

اما راه حل اصولی این است که کنترل این امر را به خود اکسل بسپاریم تا به نحو مقتضی این کار را برای ما انجام دهد . 

اما چگونه این کار را انجام دهیم ؟

تصویر زیر را در نظر بگیرید

جلوگیری از ورود داده تکراری در اکسل

ستون A  در این لیست اطلاعات مربوط به کد ملی افراد را در خود ذخیره می نماید حال می خواهیم از اکسل

بخواهیم که در این ستون به هیچ عنوان کد ملی تکراری وارد نشود. 

برای این کار چند راه وجود دارد که در ادامه به بررسی آنها خواهیم پرداخت.

ممانعت  از ورود داده تکراری در اکسل

 می خواهیم مانع از وارد کردن اطلاعات تکراری توسط کاربر در سلول های اکسل شویم برای این کار مراحل زیر را دنبال نمایید :

محدوده ای از سلول ها را که می خواهید در آنها از ورود داده تکراری توسط اکسل جلوگیری شود را به  حالت

انتخاب درآورید برای این منظور ما ردیف سلول های A1: A10 را انتخاب می کنیم

حال به سربرگ   Data  رفته و گزینه  Data validation    را انتخاب نمایید .

مراحل جلوگیری از ورود داده تکراری در اکسل

جلوگیری از ورود داده تکراری در اکسل

اکنون  در پنجره باز شده در کادر مربوط به Allow  گزینه Custom را انتخاب نمایید .

 

جلوگیری از ورود داده تکراری در اکسل

                       جلوگیری از ورود داده تکراری در اکسل

 در این مرحله فرمول زیر را در کادر مربوط به Formula وارد نمایید . 

countif($A2$:$A$10,A2)<=1=

ممانعت از ورود داده تکراری در اکسل

                        جلوگیری از ورود داده تکراری در اکسل

  •  اکنون می خواهیم در صورت ورود داده تکراری در این سری از سلول ها پیغام مناسبی از سوی اکسل  به کاربر نمایش داده شود  برای این منظور وارد سربرگ Error Alert شده تنظیمات مربوطه را مطابق مراحل زیر انجام دهید . 

جلوگیری از ورود اطلاعات تکراری در اکسل

  • ابتدا تیک گزینه show error alert after invalid data is entered   را بزنید . 
  • در کادر مربوط به title  یک عنوان برای پنجره پیغامی که قرار است به کاربر نمایش داده شود وارد نمایید . 
  • در کادر مربوط به Error message متن پیغامی را که می خواهید به کاربر نمایش داده شود را وارد کنید . 
  • در کادر مربوط به   Style   سه گزینه قرار دارد که بسته به انتخاب شما بعد از وارد نمودن مقدار تکراری  اکسل بسته به نوع انتخابی که در این قسمت نموده ا ید  عملکرد متفاوتی را به نمایش می گذارد به این ترتیب که :
  1. اگر می خواهید اکسل به هیچ عنوان اجازه ورود داده تکراری را به کاربر ندهد ا گزینه Stop  را در این کادر انتخاب کنید آنگاه در حین اجرای برنامه کادر خطایی شامل پیغام مورد نظر شما با گزینه های موجود در تصویر زیر در اختیار کاربر قرار می گیرد . 

جلوگیری از ورود داده تکراری در اکسل

همانگونه که مشاهده می کنید کاربر می تواند با انتخاب دکمه    Retry  دوباره داده مورد نظر را وارد کند یا با انتخاب دکمه  Cancel    به کل از این کار انصراف دهد 

 

۲ . اگر می خواهید که انتخاب این که اکسل داده تکراری را قبول نماید به عهده کاربر بگذارید گزینه    Warning را انتخاب نمایید در این صورت پیغامی مشابه تصویر زیر به کاربر نمایش داده می شود . 

جلوگیری از ورود داده تکراری در اکسل

در این پنجره کاربر مطلع می شود که داده ای که وارد نموده تکراری است و تصمیم را به عهده کاربر می گذارد و  برای ادامه کار از او سوال می شود که اگر گزینه  Yes  را انتخاب نماید اکسل داده تکراری را از کاربر می پذیرد اما اگر گزینه   No  را انتخاب نماید داده تکراری را نخواهد پذیرفت . 

 

۳٫ آخرین گزینه نیز تحت عنوان    Information می باشد که با انتخاب آن پیغامی مشابه تصویر زیر در اختیار کاربر قرار می گیرد

جلوگیری از ورود داده تکراری در اکسل

این پیغام فقط جنبه اطلاع رسانی برای کاربر دارد و به او اطلاع می دهد که اطلاعات وارد شده تکراری است و  با قبول اطلاعات هیچ ممانعتی از ورود اطلاعات از سوی اکسل به عمل نخواهد آمد. 

جلوگیری از ورود داده تکراری در اکسل

بروز رسانی جدید

این از اولین روشی بود که با هم آن را بررسی کردیم .

اما نظرتان چیست که کمی کار را حرفه ای تر کنیم .

یعنی همین کار را با استفاده از یک روش کاملا حرفه ای همه این کارها را انجام دهیم .

منظورم از این روش حرفه ای استفاده از کد نویسی و برنامه نویسی VBA  است .

پس باز هم از شما می خواهم که همچنان همراه من باشید تا از این کدها هم بتوانیم به نحو مطلوبی بهره ببریم .

ممانعت از ورود داده تکراری در اکسل با استفاده برنامه نویسی وی بی ای

خوب برای شروع به سراغ شیت کاری مورد نظر خود رفته و در رویداد مربوط به Change  آن شروع به کد نویسی می کنیم .

در قدم اول باید محدوده مورد نظری را که می خواهیم باعث جلوگیری از ورود داده تکراری در آن شویم  را به برنامه خود معرفی کنیم.

برای این کار اول دو متغیر تعریف می کنیم . 

متغیر اول قرار است محدوده مورد نظری را که به هیچ عنوان قرار نیست حاوی اطلاعات تکراری باشد را در خود ذخیره می کند .

متغیر دوم هم نماینده هر کدام از سلول های موجود در این محدوده است.

حالا محدوده مورد نظر را در داخل متغیر اول قرار می دهیم .

این کار را با استفاده کد موجود در خط ۷ انجام می دهیم .

حالا برویم به سراغ اینکه تشخیص بدهیم که آیا داده ای که کاربر وارد می کند حالت تکراری دارد یا نه .

پس در ادامه کدهای خود را برای این کار تکمیل می کنیم .

در این کدها خطوط ۹ و ۱۱ برنامه ما تشخیص می دهد که آیا داده وارد شده در هر سلول در کل محدوده مورد نظر ما بیشتر از ۱ بار وارد شده یا نه ؟

اگر تعداد موارد مربوط به این داده بیشتر از ۱ باشد یعنی اینکه این داده تکراری می باشد .

حالا که این داده را تشخیص دادیم می توانیم هر کاری را که می خواهیم انجام دهیم .

مثلا در کدهای بالا ما یک پیغام را تنظیم کرده ایم که به کاربر نمایش داده شود .

یا نظرتان چیست که مثلا رنگ سلول مورد نظر را به رنگ زرد  درآوریم .

این کار را در کد موجود در خط شماره ۱۵ وارد کرده ایم .

در این مطلب سعی کردم که تمامی مطالب مربوط به  نحوه ممانعت و جلوگیری از اطلاعات و داده های تکراری در اکسل را برای شما بیان کنم به امید  اینکه این آموزش برای شما مفید باشد. 

راستی ما برای کار با داده های تکراری مطالب دیگری هم در سایت داریم .

مثلا اگر بخواهید موارد تکراری در یک محدوده را شمارش کنید می توانید از مطلب  شناسایی و شمارش داده های تکراری در اکسل به ۲ روش مختلف استفاده کنید .

و یا اگر می خواهید روش دیگری در کار با کدهای وی بی ای را برای یافتن مقادیر تکراری بررسی کنید به شما توصیه می کنم که حتما سری به مطلب یافتن داده های تکراری در اکسل از طریق کدهای VBA بزنید . 

داده تکراری در اکسل-سافت پلاس

در ضمن من در پیج اینستاگرام مربوط به سایت کلی ترفندهای کار در خصوص کار با نرم افزار اکسل گذاشتم.

به عنوان نمونه همین آموزشی را که در اینجا خواندید را می توانید در قالب یک فایل ویدئویی در قسمت ۱۰۱ پرسش و پاسخ در نرم افزار اکسل قسمت-۲۱ و ۲۲   مشاهده کنید .

برای دسترسی به این مطالب و رفتن به پیج اینستاگرام من کافی است روی لینک زیر کلیک کنید .

منتظرتون هستم .جلوگیری از ورود داده تکراری در اکسل

در ضمن برای دانلود نمونه فایل اکسل مربوط به این آموزش کافی است آدرس ایمیل خود را در کادر زیر وارد کنید .

بعد از این کار فایل مربوطه برای شما ارسال خواهد شد .

 

فکر می کنید که این مطلب چه چیز دیگه ای برای تکمیل تر شدن کم داره .

خوشحال می شم نظرتون رو در باره این آموزش برای من در قسمت نظرات درج کنید .

آموزش های Excel بازدید : 3,414 views 4 آگوست, 2017 ۴