split کردن فایل اکسس و راههای انجام آن

جداسازی فایل اکسس و تقسیم آن به دو فایل مجزا که در اصطلاح به آن split کردن فایل اکسس می گویند موضوعی است که می خواهیم امروز به تفصیل در مورد آن صحبت نماییم.

در درجه اول می خواهیم ببینیم که اصلا این عبارت split کردن فایل اکسس چه معنایی دارد ؟

اهمیت انجام این کار در چیست ؟

و اینکه چگونگی انجام این کار را مورد بررسی قرار دهیم و ببینیم که اکسس چه امکانی را برای این کار در اختیار ما قرار داده است .

پس ما با هرماه باشید تا دانش خود در این خصوص را با هم به اشتراک بگذاریم .

اول بیایید مفهوم split  کردن را با هم مورد بررسی قرار دهیم و اینکه وقتی که می گوییم می خواهیم یک فایل اکسس را جداسازی و یا تقسیم کنیم منظورمان چیست .

خوب برای شروع ، یک بانک اطلاعاتی اکسس را در نظر بگیرید .

این بانک اطلاعاتی ما حاوی اشیای زیر است .

 

split کردن فایل اکسس

 

۱- جدولی برای ثبت مشخصات مربوط به کتاب های موجود در یک کتابخانه که می تواند شامل هزاران جلد کتاب به همراه مشخصات هر کتاب شامل نام نویسنده ، نام ناشر ، سال انتشار و غیره می باشد .

۲- فرمی برای دریافت اطلاعات مربوط به کتابها و درج آنها در جدول مربوطه

۳- گزارشی برای استخراج مشخصات هر کتاب بر اساس آیتم هایی که ما برای آن مشخص می کنیم .

ما اینگونه در نظر می گیریم که تعداد کل کتابهای موجود در قفسه های این کتابخانه ۱۰ هزار جلد است و قرار است تمامی مشخصات این کتابها را در قالب یک بانک اطلاعاتی در داخل نرم افزار اکسس ثبت و سازماندهی نماییم .

حال فرض کنید که تعداد افرادی که قرار است با این بانک اطلاعاتی ما در اکسس کار کنند و در آن اطلاعات درج نموده و یا اطلاعاتی را استخراج کنند بیشتر از یک نفر باشند . 

بیایید فرض کنیم تعداد این افراد که بعنوان کتابدار در این کتابخانه مشغول به کارند ۳ نفر هستند .

هر ۳ نفر هم می خواهند به این بانک اطلاعاتی دسترسی داشته و هر کدام بطور جداگانه اطلاعات یکایک کتابها  را در آن درج کنند .

برای اینکه همچین امکانی را برای هر ۳ نفر فراهم کنیم دو راه در پیش داریم .

راه اول اینکه ما از فایل اکسس خود ۳ نسخه کپی نموده و هر نسخه را در اختیار هر کدام از این ۳ نفر قرار دهیم تا با آن کار کنند .

split کردن فایل اکسس

در نهایت می توانیم با صرف وقت و زحمات فراوان اطلاعات هر کدام از این فایل ها را در یک فایل اکسس مرجع جمع آوری کنیم .

اما این کار را به هیچ عنوان توصیه نمی کنیم . برای این کار دلایلی وجود دراد که در زیر به آنها اشاره می کنیم :

– اول اینکه ما با یک کتابخانه واحد روبرو هستیم که تمامی کتابها و اطلاعات مربوط به آنها یکسان هستندبنابراین دلیلی ندارد که ما بخواهیم اطلاعات این کتابخانه را در فایل های اکسس مجزا ذخیره کنیم . 

– دلیل دوم این است که در حین درج اطلاعات در فایل های جداگانه مطمئنا احتمال بروز خطاهای متعدد بسیار زیاد خواهد بود .

– دلیل سوم هم این است که راه حل بهتری برای انجام سریعتر و مطمئن تر این کار وجود دراد که می توانیم از آن استفاده کنیم .

راه حلی که در ادامه به آن اشاره می کنیم.

امکان استفاده همزمان چند کاربر از یک فایل اکسس . 

راه حلی که برای این کار پیشنهاد می شود این است که امکانی را برای کاربران خود فراهم کنیم  فایل اکسس  داشته باشیم اما از طرف دیگر هر۳ نفر بتوانند همزمان با هم با این نرم افزار کار کنند و اطلاعات خود را در آن وارد کنند .

این همان چیزی است که از آن تحت عنوان اشتراک گذاری فایل اکسس بین چند نفر نام می بریم و برای آن راههای متعددی را هم برشمردیم .

برای اینکه بتوانیم فایل اکسس خود را بین چند نفر به اشتراک بگذاریم نیاز به این داریم که ابتدا یک فضای مشترک را بین چند کاربر ایجاد کنیم که تمامی کاربران امکان دسترسی به این مکان را داشته باشند .

وقتی که چنین فضا و مکانی را برای کاربران خود فراهم کردیم انگاه می توانیم فایل اکسس خود را برای استفاده چند نفر در  این فضای مشترک گذاشته تا همه بتوانند به آن دسترسی داشته و با آن کار کنند .

اما برای همین کار یعنی قرار دادن فایل اکسس در این فضای مشترک که برای همه قابل دسترسی باشد نیز دو راهکار وجود دارد .

راهکار اول این است که اصل فایل اکسس خود را بطور کامل در این فضای مشترک بگذاریم تا همه به آن دسترسی داشته باشند .

که البته این کار هم بنابر دلایل زیر به هیچ عنوان توصیه نمی شود :

اول اینکه این کار می تواند باعث کندی نرم افزار در حین استفاده همزمان چند نفر از آن شود .

دوم اینکه با این کار نرم افزار و بانک اطلاعاتی خود را در معرض خطر تغییرات از سوی کاربران می کنیم که ممکن است در برخی از موارد این تغییرات قابل برگشت و جبران نباشد .

سوم اینکه با این کار احتمال اینکه کاربران با خطاهای پی در پی در کار با برنامه مواجه شوند بسیار زیاد خواهد بود.

دلیل چهارم اینکه هر کدام از کاربران نمی توانند مطلع شوند که سایر کاربران چه اطلاعاتی را وارد کرده اند و از این طریق ممکن است که بطور ناخواسته اطلاعات تکراری توسط کاربران ثبت شود.

دلیل پنجم هم اینکه راهکار بهتری برای اینکه نرم افزار خود را بین چند کاربر به اشتراک بگذاریم اما احتمال وقوع موارد بالا را به حداقل برسانیم وجود دراد که در ادامه به آن می پردازیم .

split کردن فایل اکسس و به اشتراک گذاری آن بین چند کاربر 

راهکاری که برای این امر پیشنهاد می شود همان چیزی است که ما از آن تحت عنوان split کردن فایل اکسس یا تقسیم یک فایل اکسس نام می بریم .

منظور ما از split کردن فایل اکسس و یا  جدا سازی فایل اکسس فرآیندی است که در طی آن اطلاعات موجود در یک بانک اطلاعاتی را با استفاده از روش هایی که به آن خواهیم پرداخت در دو فایل کاملا مجزا از هم سازماندهی می کنیم .

این دو فایل مجزا که به آن اشاره می کنیم دارای خصوصیات زیر هستند :

اول اینکه هر دو فایل کماکان در قالب نرم افزار اکسس شناخته شده و کار می کنند .

دوم اینکه این دو فایل با وجودی که از هم مجزا هستند اما در عین حال با هم در ارتباط کاری بوده و می توانند اطلاعات مورد نیاز را  بین خود رد و بدل کنند .

پس تا به اینجای کار متوجه شدیم که می خواهیم با استفاده فرآیند split  یک فایل اکسس را به دو فایل مجزا و در عین حال مرتبط به هم تقسیم کنیم .

در این حالت هر کدام از این فایل ها دارای اشیایی متفاوت خواهند که در زیر به آنهااشاره می کنیم .

–  بعد از split  کردن یک فایل اکسس آن را تبدیل به دو فایل می کنیم که یکی از آنها فقط حاوی جداول هستند .

در اصطلاح به این فایل Back-End می گویند .

– اما در طرف دیگر فایل اکسس وجود دارد که حاوی سایر اشیای اکسس شامل فرمها ، کوئری ها و گزارش ها می باشد .

این فایل را در اصطلاح Front-End  می گوییم و دارای ویژگی های زیر است :

۱- اول اینکه این فایل فاقد جداول می باشد .

۲- دوم اینکه اشیای موجود در این فایل به نحوی با جداول موجود در فایل Back-End در ارتباط بوده و اطلاعات لازم خود را از انها دریافت نموده و یا در مورد فرم ها اطلاعات خود را در اختیار این جداول می گذارند . 

خوب تا به اینجا به اندازه کافی در مورد مفهوم split  کردن فایل ها در اکسس صحبت کردیم .

اکنون بیایید به بررسی این مطلب بپردازیم که اصلا چگونه می توانیم به جدا سازی فایل اکسس بپردازیم و اکسس چه امکاناتی را برای این کار برای ما فراهم کرده است .

مراحل split کردن و جداسازی یک  فایل اکسس

می خواهیم بطور عملی و با استفاده از یک بانک اطلاعاتی واقعی مراحلی را که می توانیم با استفاده از آنها به جداسازی یک فایل اکسس بپردازیم را مورد بررسی قرار دهیم .

برای این کار به تصویر زیر توجه کنید .

 

split کردن فایل اکسس

 

تصویر فوق بانک اطلاعاتی را  به نمایش می گذارد که در آن یک جدول مربوط به ثبت مشخصات کتابها و نیز یک فرم برای دریافت اطلاعات وجود دارد .

اکنون برای اینکه این فایل split  کنیم مراحل زیر را دنبال می کنیم :

۱- سربرگ Database Tools  را باز کنید .

۲- از این سربرگ بر روی گزینه Access Database  کلیک نمایید .

split کردن فایل اکسس

 

۳- بعد از انجام این دو مرحله پنجره زیر برای شما به نمایش درخواهد آمد .

 

split کردن فایل اکسس

در این پنجره اکسس توضیحاتی را در خصوص فرآیند split  به شما ارئه می کند .

مهمترین مواردی که در این پنجره به آن اشاره شده است شامل موارد زیر است :

– اولین نکته ای که به آن اشاره می کند این است که  با طی کردن این مراحل جدول و یا جداول موجود در فایل اکسس شما به یک فیال اکسس جدید منتقل خواهد شد .

– دومین نکته این است که عنوان می دارد که انجام این کار باعث بهبود عملکرد نرم افزار در محیط هایی می شود که به نحوی نیاز است که چندین کاربر بطور همزمان بر روی این فایل شما کار کنند .

 – نکته سوم که به شما گوشزد می کند این است که اگر فایل اکسس جاری شما حاوی پسورد می باشد وقتی که فایل جدید بصورت Back-End ایجاد می شود فاقد پسورد خواهد بود و در صورت نیاز باید برای جدید خود نیز پسوردی را تعیین کنید .

– نکته چهارم اینکه فرآیند split  کردن می تواند زمانبر باشد که این امر کاملا بستگی به حجم فایل اکسس شما و همچنین تعداد اشیای موجود در آن دارد .

– نکته پنجم نیز این است که قبل از اینکه وارد فرآیند Split  کردن اکسس شوید حتما یک نسخه از اطلاعات خود را بصورت بک آپ در محل امنی نگه داری کنید تا در مواقع ضروری بتوانید از ان استفاده نمایید .

 با در نظر گرفتن تمامی نکات بالا بر روی دکمه Split database کلیک نمایید .

اکنون در پنجره ای که برای شما باز می شود فقط باید یک نام برای فایل خود در نظر گرفته و مسیری را برای ذخیره کردن فایل در آن به برنامه معرفی کنید .

با طی کردن همین چند مرحله ساده شما موفق به split  کردن فایل اکسس خود می شوید و اکسس به شما کادر پیغام زیر را نمایش می دهد . 

split کردن فایل اکسس

 

این کادر تائید می کند که عملیات مورد نظر با موفقیت به اتمام رسیده است .

بعد از انجام این کار می توانید فایل جاری خود را که در حکم Front -End  فایل اکسس می باشد را برای اشتراک در اختیار چند کاربر قرار دهید .

split کردن فایل اکسس

آموزش اکسس بازدید : 86 views ۱۳ مهر, ۱۳۹۸ ۰