۴ تابع کاربردی در اکسس که حتما باید کار با آنها را یاد بگیرید ؟

سلام از اینکه اینجا و در حال مطالعه این مطلب هستید خیلی خوشحالم . امروز در زمینه اکسس ۲۰۱۹ می خواهیم با هم صحبت کنیم . موضوع آموزش ما بطور مشخص آشنایی با ۴ تابع کاربردی در اکسس است .

اما یک سوال . تا حالا  توی ریاضیات کلمه ای به اسم  تابع به گوشت خورده ؟ شاید شما هم مثل من دل خوشی از ریاضیات نداشته باشی. اما نترس ما اینجا نه با ریاضیات کاری داریم و نه با محاسبه توابع . همه اینها را می گذاریم برای کسانی که که عاشق ریاضی اند .

امروز ما می خواهیم در  جزیره کوچکی به اسم اکسس ۲۰۱۹ به دنبال گنجی به نام تابع بگردیم .اما چرا می گویم  گنج؟  بعدا خودت متوجه می شوی؟ فقط با من همراه باش و به خواندن  ادامه بده . 

نمی دانم  در کار با اکسس در چه سطحی هستی . مبتدی ، متوسط یا اگر هم بطور پیشرفته از این نرم افزار استفاده می کنی که خیلی عالی است . 

اما در هر حال این را باید بدانی که در اکسس ما یک چیزی داریم به اسم تابع یا در اصطلاح Function  .وقتی که صحبت از تابع می کنم فکر نکن که در اکسس فقط یک تابع داریم . 

چرا که اکسس نه یک تابع یا دو تابع  بلکه بیشتر از ۱۵۰ تابع در اکسس وجود دارد .از این عدد جا خوردی نه ؟ 

مسلما ۱۵۰ تابع چیز کمی نیست اما نه قرار است که همه آنها به درد من و شما بخورد و نه قرار است که من و شما همه این توابع را یاد بگیریم .

کافی است که یک سری از توابعی را که کاربرد زیادی دارند و تعداد آنها به ۲۰ تا هم نمی رسد را یاد بگیری به تو قول می دهم که به بقیه اصلا احتیاج هم پیدا نکنی. 

اما اجازه بده کمی راجع به خود اصطلاح تابع یا فانکشن با هم صحبت کنیم .

اکسس امکانات زیادی برای ما فراهم کرده است . یکی از این امکانات همین توابع هستند . توابع برای این درست شده اند که ما با استفاده از آنها خیلی از کارها را به راحتی انجام بدهیم .

یا حتی جور دیگری هم می شود گفت ” توابع برای این درست شده اند که  خیلی از کارها را به جای اینکه خودمان انجام شان دهیم ، از توابع می خواهیم که آنها را برای ما انجام دهند . ” و این خیلی معرکه است .

اجازه بده یک مثال خیلی ساده را با هم بررسی کنیم تا ببینیم چطور می شود که ما  از انجام کاری که خیلی هم برایمان مهم است شانه خالی کنیم و در عوض انجام آن را  را بر  عهده خودِ اکسس  بگذاریم .

فرض کن که در اکسس یک گزارشی داری و می خواهی این گزارش را پرینت کنی . اما از طرفی هم تعداد صفحات گزارشت  بعد از پرینت شدن مثلا ۱۲ صفحه می شود. 

خوب برای اینکه متوجه شوی که کدام یک از این صفحات صفحه اول است و کدام دوم و کدام  سوم  و به همین ترتیب تا آخر چه کار می کنی ؟

درست است برای هر صفحه یک شماره صفحه در نظر می گیری و آن را مثلا در انتهای صفحه درج می کنی . خوب می توانی هر صفحه را که پرینت کردی از پرینتر برداشته و با دست آن را شماره گذاری کنی .

اما  من به شما می گویم که چرا چنین کار بکنی . به جای این کار می شود یک کار بهتر کرد . آن هم این است کاری کنی  که شماره هر صفحه  توسط خود نرم افزار و دقیقا در محلی که شما تعیین می کنید و  بطور خودکار درج شود .

اما چطوری؟

خیلی ساده به کمک همان چیزی که تحت عنوان تابع از آن اسم می بریم . من دقیقا همین کار صفحه گذاری گزارش ها با استفاده از چند تابع ساده را در مطلب زیر آموزش داده ام .

چه جوری در اکسس یک گزارش حرفه ای ایجاد کنیم +ویدئوی آموزشی

مطلب بالا مثال خوبی است از اینکه شما چطور می توانی خودت را از انجام یک کار خاص معاف کنی و  در عوض از اکسس بخواهی که به جای شما همان کار را با دقت و سرعت بیشتر  انجام دهد .

امیدوارم تا حدی با مفهوم تابع در نرم افزار اکسس آشنا شده باشی . امروز هم می خواهم شما را  با چند تا از  این توابع کاربردی  دیگر در اکسس آشنا کنم .تا به قدرت توابع در اکسس ایمان بیاوری . 

من علیرضا شهرآئینی هستم و تا انتهای این مطلب همراه شما خواهم بود تا شما را  با کارکرد این ۴ تابع کاربردی در اکسس به خوبی آشنا کنم   .

تابع کاربردی در اکسس

با اولین تابع کاربردی در اکسس آشنا شو .

آماده ای که به سراغ اولین تابع برویم . پس با من همراه شو .

اولین تابعی که می خواهم راجع به ان با تو صحبت کنم تابعی است به نام تابع LEFT

 اول ببینیم این تابع چه کاری می تواند برایت انجام بدهد ؟

خود کلمه left  در انگلیسی به معنای ” چپ ” می باشد . کاری هم که می کند دقیقا با معنای خودش مطابقت دارد یعنی چی ؟ 

اجازه بده با شکل و شمایل این تابع آشنا شوی تا بعد خودت بهتر متوجه کاری شوی که این تابع می تواند برایت انجام می دهد .

همانطور که می بینی این تابع یک ساختار خیلی ساده دارد و فقط از دو قسمت تشکیل شده است . به هر کدام از این قسمتها در اصطلاح ورودی های تابع یا آرگومان های آن می گویند .

اما این ورودی ها چه هستند ؟

ورودی اول  یک string است .string  یعنی یک نوشته یا یک متن . حالا این متن و نوشته می تواند یک عبارت دو ، سه کلمه ای باشد یا یک جمله ۱۰ کلمه ای . هیچ فرقی برای تابع نمی کند که یک string  از چند تا حرف و کلمه تشکیل شده است . 

فقط  یک نکته را حتما باید بدانی  که  وقتی ما صحبت از string  می کنیم علاوه بر متن و نوشته اعداد را هم می توان به نوعی چزو رشته های متنی در نظر گرفت . 

نکته دیگری هم که باید به آن دقت کنی این است که در برنامه نویسی VBA  هرچیزی را که قرار است در قالب یک متن استفاده کنی حتما باید در داخل دو دابل کوتیشن قرار دهی چون در غیر اینصورت باز هم از طرف برنامه با خطا مواجه می شوی .

اما آرگومان دوم در این تابع چه کاری برایت می تواند انجام دهد .

 بر خلاف آرگومان اول که یک متن بود آرگومان دوم یک عدد است . اما این عدد چه کار می کند ؟

کار تابع Left  این است که در قسمت اول خود یک متن را دریافت می کند .

بعد با توجه به عددی که در قسمت دوم وارد می کنی تابع به اندازه همان عدد از سمت چپ شروع به جدا کردن کاراکترهای متن می کند و دست اخر همان تعداد کاراکتر را به عنوان خروجی نمایش می دهد .

برای اینکه بهتر این موضوع را  یاد بگیری  اجازه بده با هم یک مثال را بررسی کنیم . 

در اینجا من یک فرم دارم که در داخل آن دو تا تکس باکس قرار دارد . در پایین تکس باکس ها هم که یک دکمه قرار  گرفته است .

حالا  من می خواهم در تکس باکس اول یک متن را وارد کنم . 

بعد از این کار بر روی دکمه موجود کلیک کنم . با این کار برنامه ۴ کاراکتر اول از سمت چپ متن را جدا کرده و در تکس باکس دوم به من نمایش می دهد یعنی چیزی مثل تصویر زیر .

تابع کاربردی در اکسس

 

اینجا من از تابع Left  استفاده کرده ام . تو هم اگر می خواهی چنین فرمی داشته باشی این کارها را باید برای برنامه تعریف کنی .

در ادامه هر کاری که لازم داشته باشی برای این کار را برایت می نویسم .

با این مراحل پیش برو تا به نتیجه ای مشابه برسی . 

برای این کار اول فرم را در نمای طراحی یا همان Design  قرار می دهی .

روی دکمه موجود در داخل فرم یک کلیک کن تا به حالت انتخاب درآید . بعد از کادر Property  و سربرگ Event  روی گزینه on _click  رفته و آیکون سه نقطه کناری را بزن . با این کار پنجره Code Builder  برایت نمایش داده می شود .

در این پنجره آخرین گزینه را انتخاب کن . با این کار وارد محیط کد نویسی اکسس می شوی . همه این مراحل را می توانی در تصویر زیر ببینی .

تابع کاربردی در اکسس

در داخل این محیط باید چند خط کد ساده را وارد کنی  . در  اینجا اولین کاری که باید بکنی این است که یک متغیر برای خودت تعریف کنی . اگر نمی دانی منظور از متغیر چیست و یا اینکه می خواهی بیشتر راجع به آن بدانی می توانی به سراغ مطلب زیر بروی .

مطلب مرتبط : مفهوم متغیر در برنامه نویسی VBA 

برای اینکه این متغیر را تعریف کنی باید این خط از  کدها را بنویسی .

در اینجا با استفاده از همین خط کد یک متغیر به اسم mytext  را تعریف کردی. 

حالا باید به این متغیر یک مقدار بدهی برای این کار باید از برنامه بخواهی که هر متنی که در تکس باکس اول وارد می کنی، دقیقا همان متن را   در داخل این متغیر  ذخیره کند . این کار را با استفاده از  کد زیر می توانی انجام دهی .

 در اینجا txt_1  اسم همان تکس باکس اولی که روی فرم وجود دارد و در داخل آن متن خودت را وارد کرده ای .

حالا به اصل قضیه می رسیم. باید به سراغ استفاده از خود تابع Left  برویم .

در اینجا از برنامه می خواهی که هر متنی که در تکس باکس اول وارد می کنی را در نظر گرفته بعد از سمت چپ ۴ حرف اول آن را جدا و در تکس باکس دوم که اسمش txt_2  است نمایش بدهد . یعنی دقیقا چیزی مثل تصویر زیر .

 

تابع کاربردی در اکسس

کمی به تصویر بالا دقت کن تا با هم چند تا نکته را بررسی کنیم .

در کار با تابع Left  این نکات را مد نظر داشته باش

نکته اول :

این تابع دو آرگومان دارد که وجود هر دوی آنها الزامی است. یعنی نبود هر کدام از آنها باعث می شود تابع دچار خطا شود  .

نکته دوم :

تابع Left  برای متن های انگلیسی از سمت چپ و برای متن های فارسی از سمت راست عمل می کند .

نکته سوم :

اگر متنی که به تابع می دهی مثلا ۴ حرف داشته باشد اما عددی که در بخش دوم وارد می کنی بیشتر از تعداد کاراکترهای موجود در متن باشد در این حالت تابع کل متن را برایت بر می گرداند .

نکته چهارم :

اگر در بخش اول از این تابع هیچ متنی را در اختیار تابع قرار ندهی این تابع دچار خطا می شود .

این اولین تابعی بود که در این مطلب کار با آن را یاد گرفتی . در ادامه به سراغ توابع دیگری از اکسس می رویم .

البته قبل از اینکه بخواهم به سراغ بخش بعد برویم بد نیست همین جا راجع به یک تابع دیگر هم با هم صحبت کنیم .

اکسس تابع دیگری هم دارد به اسم Right   . این تابع خیلی شبیه تابع Left  است . یعنی از نظر آرگومان ها و ورودی هایی که می گیرد خیلی شبیه به تابع قبلی است .

فقط خروجی آن برعکس تابع Left  است . یعنی این تابع از سمت راست کاراکترهای مورد نظر را جدا می کند .یعنی دقیقا برعکس خروجی که در تابع Left  داشتیم .

یک مثال کاربردی از تابع LEFT

 برای تابع  Left  در داخل فرم بالا یک مثال را برایت آوردم . قبول دارم که این مثال چندان کاربردی نبود . این فقط یک مثال بود که بهتر متوجه شوی که تابع Left  چطور کار می کند .

اما اینجا می خواهم یک مثال کاربردی تر از این تابع را با هم بررسی کنیم .برای بررسی این مثال کافی است آموزش ویدئویی زیر را ببینی .

تابع شماره دو : تابع LEN

 در زبان انگلیسی اصطلاحی وجود دارد به نام Length. این کلمه در فارسی به معنای طول و اندازه می باشد . 

در اکسس هم تابعی وجود دارد به اسم LEN  که مخفف همان کلمه Length در انگلیسی است . کاری هم که انجام می دهد دقیقا مشابه معنی آن است . 

یعنی با استفاده از این تابع می توانی طول و اندازه یک متن یا نوشته را اندازه بگیری . یعنی اگر یک کلمه داشته باشی و بخواهی بدانی که این کلمه از چند حرف تشکیل شده خیلی راحت با استفاده از این تابع می توانی این کار را انجام دهی .

اما برویم با این تابع و رودی های آن آشنا شویم تا بعد با هم مثال هایی از استفاده از این تابع را بررسی کنیم .

این تابع یک تابع خیلی ساده است و فقط از یک ورودی تشکیل می شود . در زیر می توانی این تابع را مشاهده کنی .

Len (string)

همان طور که می بینی این تابع فقط یک ورودی دارد . ورودی آن هم از نوع String  است . وقتی که صحبت از String  می کنیم یعنی ورودی این تابع هر چیزی می تواند باشد . یعنی تفاوتی نمی کند که  ورودی از نوع متن باشد  یا  از نوع عدد. 

در هر  دو حالت این تابع  طول آن رشته را بر می گرداند .یعنی اگر ورودی این تابع یک متن باشد خروجی آن تعداد کاراکترها و یا حروف آن متن و اگر ورودی یک عدد باشد خروجی آن تعداد ارقام مربوط به آن عدد را  است  .

حالا برویم به سراغ مثال هایی از کار با این تابع در محیط اکسس .

فرض کن فرمی داری و در داخل آن یک تکس باکس قرار دارد حالا می خواهی کاری کنی که با کلیک بر روی یک دکمه در این فرم طول رشته وارد شده در داخل این تکس باکس را بطور خودکار برایت مشخص کند. 

 برای این کار به تصویر زیر دقت کن :

تابع کاربردی در اکسس

کدی که در داخل رویداد مربوط به کلیک این دکمه نوشته شده است شامل موارد زیر است :

()Private Sub Command4_Click

Dim mytext As String

mystring = Me.txt_1

  “کاراکتر “& “_” &MsgBox Len(mystring)

End Sub

.

این یک مثال خیلی ساده از نحوه عملکرد این تابع در محیط اکسس بود . حالا با هم برویم از یک مثال کاربردی تر استفاده کنیم تا بهتر متوجه شوی که این تابع چه کارهایی می تواند انجام دهد .

تابع شماره سه : تابع Max 

 نمی دانم چقدر با نرم افزار اکسل آشنا هستی . اما در اکسل تابعی وجود دارد به اسم تابع Max . خود کلمه Max  مخفف عبارت Maximum  است به معنای بیشترین مقدار .

این تابع در اکسل خیلی کاربردی است . در اکسس هم ما دقیقا همین تابع با همان کاربرد را داریم . اما کاربرد این تابع چیست ؟

با استفاده از این تابع می توانی بین یک محدوده از اعداد جستجو کرده و بالاترین مقدار یا بالاترین عدد از بین آنها را پیدا کنی .

البته که قرار است این کار را تابعMax برایت انجام انجام دهد. اما چطوری ؟ 

اول از همه با ساختار این تابع باید آشنا شوی . این تابع فقط یک ورودی می تواند بگیرد که در زیر می توانی آن را مشاهده کنی .

Max(Expression)

 توی این تابع عبارت Expression اشاره به فیلدی می کند که که در آن یک سری از اطلاعات در قالب اعدادی ذخیره شده اند.

حالا وقتی اسم مربوط به این فیلد را در اختیار این تابع قرار می دهی ، بطور خودکار در داخل این فیلد جستجو کرده و با مقایسه تمامی مقادیر موجود در ان بالاترین مقداری که در داخل این فیلد وجود دارد را برمی گرداند . 

اما از این تابع در کجاها می توانی استفاده کنی ؟

استفاده از این تابع در خیلی از جاها امکان پذیر است . مثلا در داخل فرم ها ، گزارش ها ، کوئری ها و حتی در داخل کدهای SQL  که در داخل نرم افزار اکسس نوشته می شود هم می شود از این تابع استفاده کرد .

اجازه بده چند مثال از کاربرد و استفاده از این تابع را در بخش های مختلف اکسس با هم مرور کنیم .

.این مطلب به تدریج  و در نوبت های بعدی تکمیل خواهد شد ..

تابع کاربردی در اکسس

 

برای مشاهده کلیپ ها و ترفندهای کاربردی در آفیس می توانی با کلیک بر روی تصویر زیر به پیج ما در اینستاگرام مراجعه کنی .

برنامه نویسی وی بی ای

آموزش های Access بازدید : 263 views 9 ژانویه, 2021 ۲