۷ نکته طلایی برای طراحی جداول در اکسس

طراحی جداول در اکسس یکی از موضوعات بسیار مهمی است که باید بیشترین دقت و نظر را برای آن صرف کرد.

جداول در اکسس باید بهینه سازی شده و از قابلیت قابلیت پاسخگویی بالایی برخوردار باشد .

جداول محلی برای دریافت اطلاعات از سوی کاربر و ذخیره این اطلاعات برای استفاده های بعدی خواهد بود .

تمامی اجزا و اشیای موجود در بانک اطلاعاتی اکسس به نحوی با جداول در ارتباط هستند و می توانند اطلاعاتی را در اختیار جداول قرار داده و یا اینکه اطلاعاتی را از آنها استخراج کنند .

بنابراین بسیار مهم است که شما بعنوان یک طراح بانک اطلاعاتی بتوانید جداول خود را در بهترین حالت طراحی کنید تا در آینده با مشکلات کمتری مواجه شوید .

ما در اینجا با هم می خواهیم به بررسی نکاتی بپردازیم که با در نظر گرفتن آنها می توانید جداول کاری خود را در بهترین حالت طراحی کنید تا هم عملکرد بالایی را برای بانک اطلاعاتی خود به ارمغان بیاورید و هم اینکه از بروز خطاهای ناخواسته در استفاده از این بانک اطلاعاتی مبتنی بر جداول خود جلوگیری نمایید 

بنابراین در ادامه این مطلب همراه ما باشید .

اصول طلایی برای طراحی جداول در اکسس.

در اینجا با هم اصولی را که باید در حین طراحی جداول خود به آنها توجه کنیم را مروز می کنیم .

۱- قواعد نام گذاری فیلدها را رعایت کنید .

هر فیلد برای خود دارای نامی مجزا می باشد .

نکاتی را که برای نام گذاری فیلدها باید مدنظر قرار دهیم شامل موارد زیر است .

اول اینکه برای نام گذاری فیلدها در محیط طراحی جداول خود به هیچ عنوان از اسامی فارسی استفاده نکنید .

چرا؟

برای این امر چندین دلیل می توان آورد .

اول اینکه در مراحل متعددی که می خواهید با این جداول کار کنید و نیاز دارید که نام فیلدها را به نحوی به برنامه خود معرفی کنید ذکر نام فیلد مورد نظر به زبان فارسی می تواند به یک معضل و مشکل جدی تبدیل شود

این موضوع بیشتر خود را وقتی نمایان می کند که در اکسس می خواهید از اطلاعات جدول خود یک کوئری بگیرید .

در مرحله دوم هم استفاده از اسامی فارسی در نام گذاری فیلدها می تواند روند کد نویسی شما را در برنامه نویسی VBA  بطور کامل مختل کرده و شما را با خطاهای متعدد روبرو کند .

اما در اینجا یک مشکل وجود دارد و آن هم این است که مسلما نامیک فیلد برای کاربر شما نمی تواند همان نامی باشد که در محیط اکسس برای برنامه خود تعیین می کنید .

از آنجا که کاربر شما باید متوجه شود که در یک فیلد چه اطلاعاتی را باید وارد کند بنابراین بهتر است که عنوانی که بر ای فیلد خود تعریف می کنید به زبان فارسی باشد .

برای این امر میتوانید به سراغ گزینه Caption مربوط به نام هر فیلد بروید .

طراحی جداول در اکسس

 

در اینجا شما می توانید با خیال راحت یک عنوان برای فیلد خود در نظر بگیرید تا به کاربر شما نمایش داده شود

شما برای نام گذاری یک فیلد می توانید تا ۶۴ کاراکتر استفاده کنید .

حتی میتوانید در ساختار نامگذاری خود برای یک فیلد از اعداد و فاصله نیز استفاده کنید .

هر چند که در مورد استفاده از فضاهای خالی یا همان فاصله ها هم باید دقت زیادی به خرج دهید که بعدها دچار مشکل نشوید

۲- نوع داده مناسب را برای فیدهای خود انتخاب کنید .

حتما می دانید که اکسس از انواع داده های متفاوتی پشتیبانی می کند . 

مطئنا ساده ترین راه این است که تمامی نوع داده های خود در فیلدهای مختلف را از نوع Text تعریف کنیم .

اما مطمئنا این ساده ترین راه نمی تواند جامعترین راهکار باشد .

بطور کل ما برای ذخیره سازی اطلاعات از سه نوع داده کلی استفاده می کنیم .

اطلاعات ما یا در قالب متن ها هستند که در اینصورت می توانیم از نوع داده متنی یا همان Text برای ذخیره کردن اطلاعات خود در فیلدها.ی مربوطه استفاده کنیم.

در این بین اگر که متن ما کوتاه باشد ( منظور از متن کوتاه متنی است که کمتر از ۲۵۵ کاراکتر داشته باشد) می توانیم از نوع داده short text و اگر طول متن ما بیشتر از این مقدار بود از نوع داده Long text استفاده می کنیم .

در حالت دوم این اطلاعات می تواند در قالب اعداد باشند که قاعدتا باید نوع داده خود را از نوع Number تعریف کنیم .

در حالت سوم هم داده های ما از نوع تاریخ هستند که باید از نوع داده Date /Time  در فیلدهای مربوطه استفاده کنیم .

۳- از استفاده از  ویژگی های مربوط به نام هر فیلد غافل نشوید .

نامگذاری یک فیلد تنها  و صرفا محدود به در نظر گرفتن و تعریف یک نام برای آن نیست .

هر فیلدی را که ایجاد می کنید متناسب با نوع داده ای که برای آن تعریف می کنید اکسس یک سری از ویژگی هایی را در خصوص  آن فیلد در اختیار شما قرار می دهد .

هر چند که استفاده و تنظیم این ویژگی ها کاملا اختیاری بوده و هیچ الزامی از سمت برنامه برای تکمیل این بخش وجود ندارد اما اکیدا توصیه می کنم که حتما با گزینه های این بخش آشنا شوید و از آنها در محل های مناسب استفاده کنید .

استفاده از این امر می تواند تاثیر بسزایی در عملکرد جدول شما داشته و باعث شود که کاربر راحت تر بتواند اطلاعات مورد نظر شما در جدول وارد کند .

در گزینه شماره ۱ ما به ویژگی Caption مربوط به فیلد اشاره کردیم .

این گزینه یکی از چندین گزینه موجود در قسمت Filed Proprieties  است که با استفاده از آن می توانیم یک  برچسب را برای فیلد خود در نظر بگیریم .

۴- حتما مقادیری را برای اندازه فیلدهای خود در نظر بگیرید .

تصویر  زیر را نگاه کنید .

 

طراحی جداول در اکسس

ما در اینجا یک فیلد برای ذخیره نام افراد داریم .

قرار است در این فیلد اسامی مربوط به افراد را ذخیره کنیم .

ما در اینجا نوع داده مورد نظر را از نوع Short text تعریف کرده ایم .

 این نوع داده نوع مناسبی است که می تواند تا ۲۵۵ کاراکتر را در خود ذخیره کند .

اما اجازه دهید کمی دقیقتر شویم .

بنظر شما اسم فردی را پیدا می کنید که ۲۵۵ حرف داشته باشد .

خوب پس چرا باید ما فیلدی داشته باشیم که پذیرای ۲۵۵ کاراکتر باشد در حالی که حداکثر می توانیم ۱۰ یا ۲۰ کاراکتر را برای آن فراهم کنیم .

پس از همان اول سایز مناسبی را برای فیلد خود در نظر می گیریم

خوب برای این کار هم کافی است که از طریق گزینه Field Size  تعداد کارکترهای مورد نظر خود را برای این فیلد تعیین کنیم .

این یک مثال از نوع داده متنی است ک قاعدتا در خصوص سایر داده ها نیز می تواند صدق پیدا کند .

 

۴- از ایندکس ها استفاده کنید .

یکی دیگر از قابلیت های مهم و کاربردی در اکسس ایندکس ها هستند .

استفاده از ایندکس ها و ایندکس گذاری داده ها در جداول بخصوص وقتی که با حجم زیادی از اطلاعات روبرو هستیم می تواند برای ما خیلی سودمند باشد .

ما قبلا در این سایت طی مطلبی جداگانه مفصل به بحث ایندکس و ایندکس گذاری در اکسس و اینکه این کار چه مزایایی برای ما می تواند داشته باشد صحبت کردیم .

برای مطالعه و استفاده از این مطلب می توانید به لینک زیر مراجعه کنید .

مطلب مرتبط : آشنایی با ایندکس ها در اکسس

۵٫ از قواعد اعتبار سنجی برای فیلدها استفاده کنید .

یکی دیگر از قابلیت های کاربردی که برای جداول فراهم شده است قابلیت اعتبار سنجی یا همان Validation Rule  می باشد .

فرض کنید در جدول خود فیلدی را تعریف کرده اید که در آن می خواهید اطلاعات مربوط به کد ملی را از کاربر دریافت کنید .

حالا باید از کجا مطمئن شوید که اطلاعاتی را که کاربر در اختیار شما قرار می دهد درست است .

در قدم اول فرض کنید می خواهید کنترل کنید که کاربر حتما تعداد ده رقم را برای کد ملی را وارد کند .

خوب برای این کار می توانید از خاصیت Validation Rule  استفاده کنید .

در این فیلد می توانید قاعده و قانون مورد نظر خود را وارد کنید .

 

طراحی جداول در اکسس

در قدم بعد هم می توانید در قسمت Validation Text  یک متن را برای مواقعی تعیین کنید که کاربر اطلاعات نادرست را در فیلد مربوطه وارد می کند به وی نمایش داده شود .

برای مشاهده مطالب تکمیلی تر برای کار با خاصیت Validation Rule می توانید از مطلب زیر استفاده کنید . 

مطلب مرتبط : آشنایی با قابلیت Validation Rule  در نرم افزار اکسس

۶٫انتخاب درست کلید اولیه را دست کم نگیرید .

یکی از مهمترین فیلدهایی که در طراحی جداول باید به آن توجه کنید انتخاب و تنظیم یک فیلد به عنوان فیلد کلید اولیه است .

نرم افزار اکسس معمولا بصورت پیشفرض یک فیلد از نوع اتونامبر را بعنوان فیلد کلید اولیه در نظر می گیرد .

هر چند که این امر برای جداول با حجم کم اطلاعات می تواند کارایی داشته باشد اما در مورد یک جدول که حاوی هزاران فیلد می باشد توصیه می شود که کار انتخاب فیلد کلید اولیه را خود بر عهده بگیرید .

ما در خصوص نقش کلید اولیه و نحوه انتخاب و کار با این خاصیت در آینده بیشتر صحبت خواهیم کرد .

۷٫همه اطلاعات را در یک جدول قرار ندهید . 

طراحی جداول از اصول و قواعد خاصی پیروی می کنند. 

یک اصل مهم در طراحی جداول این است که به هیچ عنوان در ساختار جدول خود اطلاعات تکراری را وارد نکنید .

یکی از راههایی که می توان با استفاده از آن مانع از ورود اطلاعات تکراری در جدول شد این است که اطلاعات فرعی را در جداول جداگانه ذخیره کنید .

بعد از اینکه اطلاعات را در دو یا چند حدول وارد کردیم به جای اینکه این اطلاعات را در جداول مختلف مدام تکرار کنیم فقط کافی است که بین جداول خود ارتباط برقرار کنید .

از این به بعد می توانید به راحتی اطلاعات را بین جداول به اشتراک بگذارید .

در خصوص انواع راهها و روش هایی که با استفاده از آنها می توانیم به ایجاد ارتباط بین جداول بپردازیم در آینده بیشتر با هم صحبت خواهیم کرد .

خوشحال خواهیم شد اگر نظر خود را در خصوص این مطلب و سایر مطالب سایت با ما در میان بگذارید .

در ضمن ما در صفحه اینستاگرام خود به طور روزانه مطالب آموزشی و کاربردی را در خصوص کار با نرم افزار های آفیس منتشر می کنیم .

یکی از این مطالب روزانه سلسله مطالبی است تحت عنوان ۱۰۱ ژرسش و ژاسخ در اکسل که در قالب آموزش های ویدیویی کوتاه به آموزش ترفندها و نکات کاملا کاربردی در کار با نرم افزار اکسل می پردازد. 

برای مشاهده این آموزش ها کافی است بر روی تصویر زیر کلیک کنید تا به صفحه کاری مربوط به سایت ما در اینستاگرام هدایت شوید .

در اینجا به سادگی می توانید از این مطالب استفاده کنید .

طراحی جداول در اکسس .

 

آموزش اکسس بازدید : 385 views 9 می, 2020 ۰