باز کردن گزارش اکسس برای یک رکورد مشخص + نمونه فایل
سلام به سافت پلاس خوش آمدید . امروز می خوام یک تکنیک به شما آموزش بدهم که با استفاده از آن می توانید خیلی راحت یک گزارش را توی اکسس باز کنید .
مطمئنا همین اول می گویید که باز کردن گزارش اکسس که دیگر نیاز به آموزش ندارد . اما کمی صبر کنید . این یکی فرق می کند . می پرسید چه فرقی ؟
می خواهیم کاری کنیم که یک گزارش دقیقا همان آیتمی را نمایش بدهد که من و شما مد نظرمان است . توضیح کاملترش را در ادامه همین آموزش با هم دیگر یاد خواهیم گرفت .
من علیرضا شهرآئینی هستم و در ادامه مطالب آموزش اکسس می خواهم به سراغ گزارش ها رفته و این تکنیک کاربردی را با هم یاد بگیریم .
پس با من همراه باشید .
فهرست محتوا
مراحل باز کردن گزارش روی یک رکورد مشخص
برای شروع به یک سری اطلاعات نیاز داریم . من از اطلاعات جدول نمایش داده شده در تصویر زیر استفاده می کنم .
حالا از همین جدول یک فرم تهیه می کنم .
ایجاد یک فرم در اکسس مراحل ساده ای دارد اما اگر با نحوه ایجاد فرم ها در اکسس آشنا نیستید نگران نباشید چون توی مطلب 5 روش ایجاد فرم ها در اکسس از صفر تا صد کارهایی که برای ایجاد یک فرم باید پشت سر بگذارید را برایتان توضیح داده ام .
این هم از فرمی که من برای این مرحله از کار آماده کرده ام .
نکته مهم این فرم مربوط به دکمه ای است که داخل آن قرار داده شده . قرار است وقتی که روی این دکمه کلیک می کنید اکسس اطلاعات مربوط به همان کتابی را که در حال حاضر در داخل فرم تان نمایش داده می شود را در قالب یک گزارش به شما نمایش بدهد .
پس اینجا مشخص شد که قدم بعدی چیست . ایجاد یک گزارش از اطلاعات مورد نظرمان .
ساخت گزارش از اطلاعات جدول
برای ساخت گزارش توی اکسس 2 تا روش وجود دارد اما اینجا من توصیه می کنم که از روش Report Design برای ایجاد این گزارش استفاده کنید .
فقط نکته ای که باید اینجا به آن اشاره کنم این است که آیتم هایی که در داخل گزارش شما قرار دارد بهتر است دقیقا همان آیتم هایی باشد که روی فرمتان هستند . البته که این فقط یک توصیه ساده است و الزامی برای این کار وجود ندارد .
در مورد نحوه ایجاد گزارش ها هم اگر که مشکلی دارید می توانید از مطلب 4 روش برای ایجاد گزارش ها و کار با آنها در اکسس استفاده کنید .
در تصویر زیر گزارشی که من از اطلاعات خودم تهیه کرده ام را می توانید مشاهده کنید .
تا به اینجای کار 3 تا آبجکت داریم :
– یک فرم در داخلش یک سری اطلاعات وارد می کنیم .
– یک دکمه تحت عنوان ” نمایش گزارش ” که در داخل فرم مان وجود دارد .
– یک گزارش که یک سری اطلاعات را دارد نمایش می دهد .
حالا می خواهیم بین این 3 تا یک رابطه ای برقرار کنیم تا وقتی که روی دکمه موجود در فرم خودمان کلیک می کنیم اکسس این گزارش را باز کند البته این گزارش به جای نمایش همه اطلاعات فقط باید اطلاعات مربوط به یک رکورد را نمایش بدهد . اما چطور باید این کارها را انجام بدهیم ؟
برای این کار به وجود یک آبجکت دیگر هم نیاز داریم یعنی یک کوئری . برویم با هم و این کوئری را هم ایجادش کنیم .
ایجاد کوئری از اطلاعات مورد نظر
کوئری ها که معرف حضورتان هستند . اما باز هم اگر می خواهید اطلاعات کاملتری در مورد کوئری ها در اکسس داشته باشید به شما مطلب نگاهی جامع به انواع کوئری ها در اکسس را معرفی می کنم .
توی این مطلب مفصل راجع به انواع کوئری ها و اینکه چطور می شود یک کوئری را ایجاد کرد صحبت کرده ام .
اما برویم به سراغ کوئری مورد بحث خودمان .
به خاطر دارید که ابتدای همین مطلب گفتم که ما اطلاعات خودمان را در داخل یک جدول ذخیره کرده ایم حالا می خواهیم یک سری از این اطلاعات را به کمک یک کوئری ساده جستجو و استخراج کنیم .
تصویر زیر یک نمایی از محیط طراحی همین کوئری را نشان می دهد .
توی تصویر مربوط به کوئری بالا یک نکته مهم وجود دارد و آن هم شرطی است که برای کد کتابهایی که قرار است جستجو شوند تعیین کرده ام .
در واقع اینجا از اکسس خواسته ام که فقط اطلاعات کتابهایی را استخراج کند که کد آن کتاب یا کتابها دقیقا مساوی با همان کد کتابی باشد که در داخل فرم من وجود دارد .
در ادامه باید یک دو تا کار دیگر هم انجام بدهیم . برویم به سروقت این کارها .
تغییر سورس اطلاعات گزارش
توی این مرحله باید سورس اطلاعاات مربوط به گزارش خودمان را تغییر بدهیم و کوئری مرحله قبل را به عنوان سورس جدید این گزارش تعیین کنیم .
برای این کار کافی است که گزارش خودتان را به نمای دیزاین ببرید و در کادر پراپرتی در قسمت Control Source اسم کوئری مورد نظر را وارد کنید .
با در نظر گرفتن این نکته که اسم این کوئری در مرحله قبل تحت عنوان Qry_Search نام گذاری شده این تنظیم را مثل تصویر زیر انجام می دهیم .
و برای آخرین کار باید کاری کنیم که وقتی روی دکمه ” باز کردن گزارش ” بر روی فرم مان کلیک کردیم این گزارش برایمان نمایش داده شود .
تعریف ماکرو برای دکمه مورد نظر
اما باید برای این دکمه تعریف کنیم که وقتی روی آن کلیک شد گزترش مورد نظر ما را باز کند .
برای این کار از یک ماکرو کمک می گیریم . اما چطوری ؟ برویم در ادامه ببینیم .
قدم اول :
فرم خودتان را به نمای دیزاین ببرید و روی دکمه مورد نظر کلیک کنید تا به حالت انتخاب در بیاید .
حالا از کادر Property در داخل سربرگ Event روی دکمه کناری مربوط به رویداد On Click کلیک کنید تا پنجره زیر برایتان نمایش داده شود .
توی کادری که برایتان باز می شود همان گزینه اول را انتخاب کنید تا وارد محیط طراحی ماکرو ها در اکسس بشوید .
راستی اگر می خواهید در مورد ماکروها بیشتر و کاملتر بدانید حتما مطلب ماکروها در اکسس از صفر تا صد کار با آنها را مطالعه کنید .
قدم اول :
وارد محیط طراحی ماکروها که شدید با یک همچین تصویری برخورد می کنید .
شاید در نگاه اول این محیط برایتان عجیب و غریب به نظر برسد اما بیشتر از عجیب بودن آن سادگی این محیط است که به چشم می آید .
اما اینجا باید چکار کنید ؟
خیلی ساده است روی کمبو باکسی که در تصویر نمایش داده شده کلیک کنید .
بعد از این کار یک لیست بلند بالا برایتان نمایش داده می شود . از داخل این لیست عبارت open Report را پیدا و آن را انتخاب کنید .
بلافاصله بعد از این کار تصویر زیر برایتان نمایش داده می شود .
لازم نیست خودتان را خیلی درگیر گزینه های این کادر بکنید فقط توی کادر Report Name اسم گزارش مورد نظر تان را وارد کنید . همین و بس . به بقیه گزینه ها هم کاری نداشته باشید .
حالا همه چیز را ذخیره کنید و به سر وقت فرم تان بروید .
روی دکمه نمایش گزارش یک کلیک کنید و ببینید که چه اتفاقی می افتد . قاعدتا یک گزارش برای شما باز می شود که اطلاعاتش دقیقا مربوط به رکوردی می شود که در داخل فرمتان قرار دارد .
این هم یکی دیگر از آموزش های مربوط به نرم افزار اکسس . امیدوارم که برایتان کاربردی بوده باشد .
خوشحال می شوم اگر سوال یا نظری در مورد این آموزش دارید در بخش دیدگاهها با من در میان بگذارید .
دیدگاهتان را بنویسید