راهنمای جامع کار با فرمت های سفارشی در اکسل
مطمئنا با من هم عقیده اید که فرمت های سفارشی در اکسل یا به عبارتی Custom Format یکی از مباحث بسیار مهم و کاربردی در اکسل است.
از خودتان می پرسید که از کجا اینقدر در هم عقیده بودن شما با خودم مطمئنم .
از آنجا که مطمئنم که عبارت خاصی را در زمینه کار با فرمت های سفارشی در اکسل جستجو کرده اید و از بین دهها پیشنهادی که برای شما نمایش داده شده وارد سایت من شده اید .
اول از همه خوشحالم که شما اینجا هستید .
دوم اینکه این خبر خوب را به شما بدهم که انتخاب خوبی کرده اید و در جای درستی قرار گرفته اید .
امروز و در این مطلب آموزشی در کنار همدیگر یاد خواهیم گرفت که اکسل از چه فرمت ها و چه نوع داده هایی استفاده می کند و ما چگونه می توانیم از این داده ها و فرمت های مختلف به نفع خود استفاده کنیم .
یاد خواهیم گرفت که منظور از فرمت های سفارشی در اکسل چیست ؟
اصلا منظور از خود کلمه فرمت چیست ؟
چند نوع فرمت داریم که حالا فرمت داریم ؟
چه جوری می توانیم این فرمت ها را تنظیم و استفاده کنیم ؟
و در یک کلام چه جوری می توانیم فرمت های مورد نظر خود که از آنها تحت عنوان فرمت های سفارشی اسم می بریم ، را ایجاد کنیم
من علیرضا شهرآئینی هستم .
مدیر و موسس سایت آموزشی سافت پلاس .
خوشحال خواهم شد که تا پایان این آموزش همراه من باشید .
و اما برویم به سراغ اصل موضوع آموزش امروزمان .
اصولا نرم افزار اکسل برای کار با داده ها آنها را به انواع مختلفی دسته بندی می کند .
اعداد ، متن و تاریخ- مقادیر پولی- مقادیر مربوط به زمان و ….. .
اینها تنها بخشی از انواع داده هایی هستند که نرم افزار اکسل می تواند با آنها کار کند .
در این بین اعداد یا همان Number برای ما از اهمیت ویژه ای برخوردار باشد .
شاید از خود می پرسید چرا ؟
چون اکسل یک نرم افزاری است که تخصصش کار با اعداد است .
این نرم افزار اعداد و ارقام را می تواند بگیرد آنها را تجزیه و تحلیل کند
محاسبات متعدد را بر روی آنها انجام دهد
از آنها نمودارهای مختلف ایجاد کند.
و بسیاری از کارهای دیگر که در حوزه تخصصی این نرم افزار است .
اما این دلیل نمی شود که بخواهیم ادعا کنیم که سایر داده ها در اکسل اهمیتی ندارند .
چرا که هر کدام از آنها برای خود دارای اهمیت و کاربرد می باشند .
برای اینکه بهتر با انواع داده ها در اکسل آشنا شوید کافی است به سراغ پنجره Format Cell بروید
برای این کار هم باید به سراغ سربرگ Home بروید .
حالا در داخل داشبورد Number بر روی آیکون کوچک موجود در منتها الیه سمت راست داشبورد کلیک کنید تا پنجره زیر برای شما باز شود .
در این پنجره و در کادر Category می توانید لیستی از انواع داده ها را در اکسل مشاهده کنید .
اینکه این داده ها چه هستند و هر کدام در کجا مورد استفاده قرار می گیرند موضوعی نیست که بخواهیم امروز به آن بپردازیم.
بلکه امروز می خواهیم راجع به آخرین گزینه این لیست یعنی نوع Custom و نحوه کار با آن بپردازیم.
ابتدا می خواهیم بدانیم که این گزینه چه کاربردی می تواند برای ما داشته باشد و در نهایت اینکه چگونه می توانیم با آن کار کرده و تنظیمات مربوط به آن را با هم بررسی کنیم .
کاربرد فرمت های سفارشی اعداد در اکسل.
اکسل برای کار با اعداد از فرمت ها مختلفی استفاده می کند .
اعداد در اکسل می توانند به فرمت اعشاری باشند و یا در فرمت تاریخ و یا درصد و هر چیز دیگری .
این فرمتها و سایر فرمتهای دیگر جزو فرمت های استاندارد اکسل هستند .
اما گاهی اوقات شما نیاز پیدا می کنید که با فرمت خاصی از اعداد در اکسل کار کنید .
نظرتان چیست که وقتی اعداد مربوط به درجه هوای چند شهر را در اکسل وارد می کنید به محض وارد کردن اعداد اگر دمای هوا زیر صفر درجه بود رنگ فونت عدد شما به رنگ قرمز در آید و یا اگر بالای صفر بود به رنگ سبز .
در حالت معمول اکسل فرمت ورودی برای تمامی سلول های خود را از نوع General در نظر می گیرد .
وقتی که شما مقداری را در یک محدوده از سلول ها وارد می کنید این اکسل است که بطور خود کار تشخیص می دهد که داده وارد شده را از چه نوعی در نظر بگیرد .
یعنی اگر داده وارد شده شامل اعداد باشد آن را از فرمت Number و اگر شامل حروف باشد آن را از نوع Text در نظر می گیرد .
مگر اینکه خود شما از قبل برای اکسل تعیین کنید که مقادیر مورد نظر شما را از چه نوعی در نظر بگیرد .
خوب یکسری از فرمت ها که از قبل تعریف شده اند و می توانید از آنها استفاده کنید .
اما در این بین این امکان نیز برای ما فراهم شده است که بتوانیم بنا بر نیاز خود فرمت های خاصی را در اکسل تعریف کنیم .
برای این کار باید به سراغ گزینه Custom برویم .
اول باید بدانیم که گزینه Custom از یک فرمول عمومی تبعیت می کند .
خود این فرمول دارای چهار بخش می باشد .
در زیر می توانید تصویری از ساختار این گزینه را مشاهده بکنید .
همانگونه که می بینید این ساختار از ۴ قسمت تشکیل شده که آنها را شماره گذاری کرده ا یم .
توضیح هر کدام از این بخش ها به قرار زیر است
قسمت-۱ : در این قسمت می توانیم برای اعدادی که مثبت هستند یک فرمت سفارشی ایجاد کنیم .
قسمت-۲: در این قسمت می توانیم برای اعدادی که منفی هستند یک ساختار ایجاد کنیم .
قسمت -۳ : در این قسمت می توانیم برای مقادیر عددی صفر یک فرمت تعیین کنیم .
قسمت-۴: این قسمت برای فرمت دهی متن ها استفاده می شود .
البته استفاده از همه این ۴ قسمت بطور همزمان الزامی نیست و شما می توانید بنا بر نیاز خود از یک یا دو قسمت از این ساختار استفاده و از سایر بخش ها چشم پوشی کنید .
راجع به این امر در ادامه مثال هایی را بررسی می کنیم .
در ساختار فرمت های سفارشی یک سری از علائم و کاراکترها وجود دارند که هر کدام دارای معنا و مفهوم مختص به خود هستند .
ما برای اینکه بتوانیم به مدیریت فرمت های مورد نظر خود بپردازیم باید از این کاراکترها استفاده کنیم .
بنابراین در قدم اول باید با خود این کاراکترها آشنا شده و با کاربرد و کارکرد هر کدام از آنها در ساختار فرمت دهی آشنا شویم . در اینجا با این کاراکترها آشنا می شویم .
آشنایی با کاراکترهای مورد استفاده در فرمت دهی شرطی
– کاراکتر ۰ (صفر)
این کاراکتر نمایانگر یک رقم در ساختار یک عدد اعشاری می باشد .
حالا دو حالت پیش می آید .
یا تعداد ارقامی که در فرمت خود با استفاده از این کاراکتر تعیین می کنیم کمتر از ساختار مورد نظر ماست که در این صورت به تعداد ساختار مورد نظر ما عدد صفر اضافه می شود .
در حالت دوم تعداد ارقام عدد ما بالاتر از ساختار فرمولی ماست که در این صورت عدد مورد نظر گرد خواهد شد .
به تصویر زیر نگاه کنید .
یک مطلب خواندنی : ماکروی روز -روز سوم :ذخیره شیتهای اکسل با فرمت PDF
در ردیف شماره ۲ این تصویر ما مشخص کردیم که هر عددی را که ما وارد کردیم اکسل باید آن را با یک رقم اعشار نمایش دهد .
بنابراین در این ردیف ما عدد ۵۵ را وارد کردیم.
با توجه به فرمتی که برای اکسل تعریف کرده ایم که باید عدد ما شامل یک رقم اعشار باشد بنابراین عدد ما بصورت ۵۵٫۰ نمایش داده می شود .
در ردیف شماره ۳ تعیین کرده ایم که عدد مورد نظر با دو رقم اعشار نمایش داده شود .
بنابراین خروجی ما بصورت ۵۵٫۰۰ نمایش داده می شود .
در ردیف چهارم همچنان تعریف کرده ایم که عدد مورد نظر ما دارای دو رقم اعشار باشد .
اما عددی که به اکسل داده ایم خودش دارای سه رقم اعشار است پس چه اتفاقی می افتد ؟
اکسل باید خودش را با فرمتی که برایش تعریف کرده ایم تنظیم نماید .
بنابراین راه حلی که اکسل برمی گزیند این است که عدد مورد نظر را به نزدیکترین عدد گرد کند وفقط دو رقم از اعشار را نمایش دهد .
اما در ردیف پنجم تعیین کرده ایم که عدد ما در خروجی با سه رقم اعشار نمایش داده شود .
ولی خود عددی که در اختیار اکسل قرار دادیم یک رقم اعشار دارد .
باز هم اکسل باید خود را با فرمت تعیین شده وفق بدهد پس برای رسیدن به تعداد رقم اعشار مورد نظر ما به تعداد لازم صفر قرار می دهد.
برای درک بهتر موضوع و کار با کاراکتر صفر در ساختار فرمت های سفارشی می توانید از ویدئوی زیر استفاده کنید .
- کاراکتر #
این کاراکتر هم مثل کاراکتر نمایانگر یک رقم در ساختار فرمت ما می باشد .
در حالت قبل گفتیم که هر جا تعداد ارقام ما از تعداد کاراکتر های فرمت سفارشی ما کمتر باشد به همان تعداد صفر به ساختار عدد ما اضافه خواهد شود .
اما اگر در فرمت سفارشی خود از علامت # استفاده کنیم و اعداد ما کمتر یا بیشتر از فرمت تعیین شده ما باشند چه اتفاقی می افتد ؟
برای درک بهتر این موضوع تصویر زیر را ببینید .
از ردیف شماره ۲ شروع می کنیم .
در این ردیف از ساختار سفارشی # استفاده کردیم .
عدد ۴۵۵ را درج کرده و همین عدد را نیز به عنوان خروجی دریافت کردیم .
در اینجا عدد ما فاقد اعشار است پس خود عدد بعنوان خروجی در اختیار ما قرار می گیرد .
در ردیف سوم خواسته ایم که فرمت مورد نظر دارای یک رقم اعشار باشد
اما عدد ۷۴ فاقد اعشار است طبق حالت قبل انتظار داریم که بعد از ممیز یک رقم صفر به عدد ما اضافه شود .
اما می بینید که در خروجی اینطور نخواهد شد چون ما در اینجا از کاراکتر # استفاده کرده ایم .
در ردیف چهارم خواسته ایم که عدد ما با دو رقم اعشار نمایش داده شود .
در ردیف پنجم هم گفته ایم که عدد ما با سه رقم اعشار نمایش داده شود ولی یک عدد دو رقمی را در اختیار آن قرار داده ایم .
ولی خروجی ما با همان دو رقم موجود برای ما نمایش در می آید یعنی هیچ عدد دیگری به آن اضافه نخواهد شد .
-کاراکتر ؟
از این کاراکتر برای تراز کردن نقطه ممیزها در یک سری اعداد در فرمت های سفارشی در اکسل استفاده می شود .
این کاراکتر کار تراز کردن اعداد را بر مبنای نقطه ممیز آنها انجام می دهد و برای این کار هم به تعداد مورد نیاز از فاصله خالی استفاده می کند.
به ستون سوم از جدول بالا نگاه کنید .
در این ستون تمامی نقطه های ممیز مربوط به تعداد دقیقا در یک راستا قرار دارند .
جدا کردن ارقام بصورت سه رقم در فرمت های سفارشی در اکسل
خیلی از مواقع ما با اعداد بزرگی کار می کنیم که دارای چندین رقم هستند .
برای سهولت در خواندن این اعداد می توانیم آنها را بصورت سه رقم سه رقم از هم جدا کنیم .
در اینجا در ردیف دوم با استفاده از فرمت تعیین شده کاری می کنیم که ارقام وارد شده بصورت سه رقم سه رقم با استفاده از ویرگول جدا شوند.
در ردیف دوم فرمتی را تعیین کرده ایم که اعداد را بصورت K برای هزارگان و در ردیف بعدی هم اعداد را به میلیون نمایش دهد.
نمایش کاراکتر های خاص در سلول ها .
بعضی از مواقع است که ما می خواهیم به همراه اعدادی که وراد یک سلول می کنیم یک کاراکتر خاص هم همراه عدد ما بصورت خودکار در سلول درج شود .
بعنوان مثال فرض کنید می خواهیم در محدوده سلول های A1:A10 هر عددی را که وارد کنیم بلافاصله علامت درصد و یا علائم خاص دیگری هم در کنار عدد مربوطه ظاهر شود .
برای این کار باید از فرمت زیر برای سلول های خود استفاده کنیم .
.
این مطلب را به مرور تکمیل خواهیم کرد .
مطالب زیر را حتما مطالعه کنید
Xlookup در اکسل- تابعی با کلی قابلیت های کاربردی
تابع Hlookup در اکسل💥نکات و ترفندهای کار با آن +ویدئو
تابع فیلتر در اکسل 💥به همراه یک مثال کاربردی
تابع سفارشی در اکسل 💥چطور تابع مدنظرتان را در اکسل ایجاد کنید ؟
تابع countif در اکسل💚راهنمای کامل کار با آن
زوم کردن در سلول های اکسل + ۳ روش مختلف
4 دیدگاه
به گفتگوی ما بپیوندید و دیدگاه خود را با ما در میان بگذارید.
در مورد مثال سوم کاراکتر # خروجی برابر ۵۵٫۱ می شود نه ۵۵٫۱۳ چون شما فرمت را #.# انتخاب کردید
با تشکر
سلام ممنون از دقت نظر شما
سلام
آیا میتوان فرمتهای سفارشی شده در اکسل را دایمی کرد؟
سپاس
سلام منظورتون از دائمی کردن فرمت های سفارشی چیه ؟ اگر بیشتر توضیح بدید بهتر می تونم کمکتون کنم