انواع داده ها در اکسس | از کاربردشان تا نکات طلایی در مورد آنها
سلام به سافت پلاس و یکی دیگر از مطالب مربوط به آموزش اکسس خوش آمدید . Data type یا در فارسی انواع داده ها در اکسس این همان چیزی است که می خواهیم در این مطلب راجع به آن مفصل با هم صحبت کنیم .
وقتی که توی مسیر یادگیری نرم افزار اکسس قرار می گیرید اولین بخشی که معمولا به سراغ آن می روید جدول ها هستند .
اینکه جدول ها چی هستند، چه کاری می کنند و چطور باید آنها را ایجاد کرد ؟ نرمال سازی توی جدول ها چه معنی و کاربردی دارد و همین طور روابط یا Relationships در جدول ها؛ اینها همه موضوعاتی است که در کار با جدول ها باید آنها را یاد بگیرید .
اما پایه و اساس همه اینها این است که یاد بگیرید برای ایجاد جدول ها بطور اصولی چه مراحلی را باید پشت سر بگذارید . یک جدول توی اکسس بر مبنای 3 تا چیز ایجاد می شود .
نام گذاری فیلدها که کار چندان سختی نیست . به غیر از چند تا قاعده و قانون که باید آنها را رعایت کنید هر اسمی را که برای فیلدهای خودتان بخواهید می توانید انتخاب کنید .
Description هم که وجودش کاملا حالت اختیاری دارد و اگر چیزی برای آن هم در نظر نگیرید هیچ مشکلی برایتان پیش نخواهد آمد .
اما می رسیم به مهمترین جزء ، یعنی دیتا تایپ ها در اکسس .
وقتی که صحبت از دیتا تایپ در اکسس می شود 3 تا مورد هست که باید در مورد آنها همه چیز را یاد بگیرید :
1- اینکه با مفهوم دیتا تایپ آشنا شوید .
2- اینکه با انواع دیتا تایپ ها آشنا شوید .
3- اینکه بدانید از هر دیتا تایپ در کجا و چطوری باید استفاده کنید .
چیزهایی که در ادامه می خواهیم بیشتر راجع به آنها با هم صحبت کنیم .
فهرست محتوا
اول با مفهومی به اسم دیتا تایپ در اکسس آشنا شوید .
اولین قدم این است که با مفهوم دیتا تایپ ها در اکسس به خوبی آشنا بشوید .
بیایید همه را با یک مثال ساده با هم بررسی کنیم .
فرض کنید که یک فرم کاغذی را در اختیار شما قرار می دهند و از شما می خواهند که اطلاعات آن را تکمیل کنید . مثلا فرمی مثل فرم زیر .
مطمئنا شما برای پر کردن اطلاعات این جدول که در قالب یک فرم کاغذی در اختیارتان قرار می گیرد هیچ مشکلی ندارید .
یعنی به خوبی می دانید که کجا باید از اعداد استفاده کنید ؟ کجا باید از حروف الفبا استفاده کنید و کجا باید یک تاریخ را وارد کنید .
اما فرض کنید که همین جدول را در داخل نرم افزار اکسس طراحی کرده اید . می پرسید چطور باید یک جدول را طراحی کنید ؟ توی مطلب 4 تا روش برای ایجاد جدول ها مفصل راجع به همه این روش ها صحبت کرده ام .
وقتی که یک جدول را در اکسس طراحی می کنید این شما به عنوان طراح هستید که باید به اکسس بگویید که کاربر باید در هر کدام از ستون های جدول چه اطلاعاتی را وارد کنید .
این همان کاری است که با استفاده از دیتا تایپ ها در اکسس می توانید انجام بدهید .
پس قبل از هر چیز خودتان باید یک شناخت کاملی از انواع دیتا تایپ ها داشته باشید تا بدانید که کجا باید از چه دیتا تایپی استفاده شود .
انواع داده در اکسس کدام هستند ؟
بطور کلی توی اکسس 12 تا دیتا تایپ وجود دارد که باید با آنها آشنا شوید .
تصویر زیر یک نمایی از این دیتا تایپ ها را نمایش می دهد
در ادامه برویم با توجه به لیست بالا با انواع این داده ها در اکسس آشنا شویم .
داده شماره-1 : Auto Number
این نوع از داده نقش یک شمارشگر را برای فیلدهای اکسس دارد .
با انتخاب این نوع داده اکسس بطور خودکار از شماره ۱ شروع کرده و به ترتیب با ایجاد هر رکورد جدید در جدول آن را برای شما شماره گذاری می کند .
اما در استفاده از این نوع داده یک سری نکات هست که باید آنها را در نظر گرفت :
1- انتخاب این نوع داده در اختیار شما می باشد اما قرار نیست شما نقشی در کار شمارش فیلدها با استفاده از این نوع داده داشته باشید .
یعنی شما بصورت دستی نمی توانید و اصلا نیازی نیست که عددی را در این فیلد وارد کنید بلکه کار ایجاد اعداد شمارشگر بر عهده خود اکسس می باشد.
هر بار که شما یک رک.رد جدید را به جدول خودتان اضافه می کنید اکسس هم کار تخصیص شماره جدید را برای آن رکورد بصورت خودکار و با توجه به شماره های قبلی انجام می دهد .
2- مقادیر موجود در فیلد مربوط به AutoNumber به هیچ عنوان نمی تواند تکراری باشد .
تفاوتی نمی کند که فیلد مربوطه ما کلید اولیه باشد یا خیر در هر صورت نوع داده AutoNumber حالت غیر تکراری خواهد داشت .
3- بطور پیشفرض تمامی اعداد از نوع AutoNumber از عدد ۱ شروع می شود .
اما من قبلا در ترفندی برای تنظیم شروع عدد AutoNumber از عدد دلخواه به این مطلب پرداختم که چگونه می شود کاری کرد که این شمارنده کار خودش را از آن عددی که مد نظر شماست شروع کند . برای دسترسی به این مطلب که شامل کلی نکته کاربردی در مورد اتونامبر در اکسس است می توانید از طریق لینک زیر اقدام کنید .
داده شماره-2 : داده نوع short text
Short Text به متن های کوتاه در اکسس اصطلاحا Short text می گویند . اگر بخواهم دقیق تر بگویم به هر متنی که شامل 255 کاراکتر باشد در اصطلاح short text یا متن کوتاه می گویند.
وقتی صحبت از کاراکتر می کنیم منظور حروف الفبا ، اعداد و علائم ریاضی و نوشتاری و بطور کلی هر چیزی که روی صفحه کلید کامپیوتر شما وجود دارد در اصطلاح کاراکتر می گویند .
بنابراین با استفاده از این نوع از داده می توانیم متن هایی را ذخیره نماییم که تعداد کاراکترهای آنها حداکثر ۲۵۵ کاراکتر باشد .
فیلدهایی همچون نام ، نام خانوادگی ، مقطع تحصیلی و موارد بسیاری از این دست مثال هایی هستند که می توان از داده نوع Short Text برای ذخیره کردن اطلاعات مربوط به آنها در جداول از آنها استفاده برد .
اعدادی مثل شماره های تلفن -کد پستی و … که قرار نیست محاسباتی روی آنها انجام شود را می توانید در قالب متن هم ذخیره کنید .
داده شماره-3 : داده نوع Long text
داده نوع LongText دقیقا همانند داده نوع Short Text است فقط به جای محدودیت ۲۵۵ کاراکتری می توان تا ۶۴۰۰۰ کاراکتر را با استفاده از این نوع داده در فیلد مربوطه ذخیره کرد.
داده شماره-3 : داده نوع Number
همانطور که از نام این نوع از داده ها مشخص است با استفاده از این نوع داده ها می توان به ذخیره سازی اعداد در فیلدها پرداخت .
اینجا دو تا نکته وجود دارد :
نکته اول اینکه داده نوع number شامل یک بازه محدودی از اعداد شامل 32767 – تا 32767 + را شامل می شود .
نکته دوم این است که با استفاده از داده های نوع Text هم به راحتی می شود اعداد را در جداول ذخیره کرد اما اگر اعداد را در زیر مجموعه داده های نوع Text قرار دهیم بعدا نخواهیم توانست بر روی آنها عملیات های ریاضی را انجام دهیم.
بهتر است برای ذخیره کردن اعدادی که قرار است بعدها روی آنها محاسباتی انجام دهید از داده نوع Number استفاده کنید .
داده شماره-4 : داده نوع Large Number
این دیتا تایپ بازه بزرگتری از اعداد را شامل می شود . این بازه را می توانید در تصویر زیر مشاهده کنید .
داده شماره-5 : داده نوع Date\Time
Date/Time نوعی از داه ها هستند که به کمک آنها می توان مقادیر مربوط به تاریخ و زمان را در اکسس ذخیره نمود.
اگر در بین اطلاعات مورد نظر خود با مقادیر سرو کار دارید که در آنها تاریخ نیز قرار دارد حتما باید نوع داده ای را که برای آنها در نظر می گیرید از نوع Date/Time باشد .
یکی از اشتباهات رایج در بین کاربران اکسس این است که در بسیاری از مواقع از روی نا آگاهی و البته در بسیاری از موارد دیگر نیز از روی ناچاری به ذخیره کردن اطلاعات مربوط به تاریخ در قالب Short Text می پردازند که این کار در مراحل بعدی کاربران را دچار مشکلاتی خواهد نمود .
داده شماره-6 : داده نوع Currency
این نوع از داه ها برای ذخیره کردن اعداد و ارقامی که در محاسبات مالی استفاده می شوند کاربرد دارد .
فیلدهایی همچون مبلغ یا قیمت یک کالا و یا میزان حقوق پرداختی یک فرد می توانند این نوع از داده را نمایش دهند .
خاصیتی که این نوع از داده دارد این است که وقتی شما یک عدد را به عنوان مبلغ مورد نظر خود در این فیلد وارد می کنید اکسس بطور خودکار واحد پولی مدنظر شما را در کنار مقادیر یک فیلد درج می نماید .
این نکته را در نظر داشته باشید که اکسس واحد پولی رایج در کشور مورد نظر را با توجه به تنظیماتی که در control panel کامپیوتر خود اعمال کرده اید درج خواهد کرد .
بعنوان مثال از آنجا که من در کنترل پنل کامپیوتر خود تنظیمات مربوط به ایران و واحد پولی ریال را تنظیم کرده ام اکسس در کنار مقادیر مربوط به داده های نوع Currency کلمه ریال را درج خواهد کرد .
داده شماره-7 : داده نوع Yes / No
این نوع از داده ها برای ذخیره کردن مقادیری که حالت منطقی دارند و در آن واحد فقط می تواند یکی از دو حالت بله یا خیر را داشته باشد کاربرد دارد.
در واقع در این فیلد از کاربر سوالی پرسیده می شود که پاسخ آن سوال یا مثبت است یا منفی و یا کلمه خیر است یا بله.
انتخاب این نوع از داده یک چک باکس را در محیط کاری جدول در اختیار ما می گذارد که تیک زدن چک باکس به معنای کلمه “بلی” و خالی گذاشتن آن به معنای “خیر” است .
داده شماره-8 : داده نوع OLE
کلمه OLE اشاره به عبارت Object Linking and Embedding دارد .
این نوع از داده امکانی را در اختیار ما قرار می دهد به کمک آن می توانیم تصاویر ، نمودارها و سایر اسنادی که توسط نرم افزار های تحت ویندوز ایجاد شده اند را به فایل خود اضافه نمود .
البته در بسیاری از موارد توصیه می شود که بنا بردلایلی از داده نوع Attachment به جای این نوع از داده استفاده شود .
داده شماره-9 : داده نوع HyperLink
همانطور که از نام این نوع از داده بر می آید می توان با استفاده از آن به برقراری لینک بین بانک اطلاعاتی اکسس با یک آدرس سایت و یا یک آدرس ایمیل پرداخت .
من در مطلب جداگانه ای تحت عنوان داده نوع هایپرلینک در اکسس چطور از آن استفاده کنیم ؟ بطور مفصل راجع به این نوع داده صحبت کرده ام که توصیه می کنم حتما آن را مطالعه کنید .
داده شماره-10 : داده نوع Attachment
این نوع از داده ها نیز امکان ضمیمه کردن اسناد مختلف را به یک فایل اکسس در اختیار ما می گذارد .
در خصوص این نوع از داده در مطلب جداگانه ای بطور مفصل بحث و بررسی شده است که می توانید از طریق لینک زیر به آن دسترسی یابید .
داده شماره-11: داده نوع Calculate
با استفاده از این نوع داده می توان به ایجاد یک فیلد محاسباتی در داخل جداول اکسس پرداخت.
نمایید.
داده شماره-12: داده نوع Lookup Wizard
با استفاده از این نوع از داده می توان به ایجاد یک لیست در قالب یک کمبو باکس پرداخت و آیتم های مورد نظر را برای انتخاب در اختیار کاربران قرار داد .
توضیحات تکمیلی تر در مورد همه این دیتا تایپ ها را می توانید در ویدئوی ابتدای همین صفحه مشاهده کنید .
پاسخ به چند سوال پر تکرار در مورد دیتا تایپ های اکسس
اصل آموزشمان در مورد انواع داده ها در اکسس به اتمام رسید امیدوارم که توانسته باشم به سادگی هر آن چیزی را که در مورد دیتا تایپ ها نیاز داشتید را به شما آموزش بدهم .
در ادامه با هم چند تا سوال پر تکرار در مورد دیتا تایپ ها را بررسی و پاسخ آنها را با هم یاد می گیریم .
سوال شماره -1 :در انتخاب دیتا تایپ ها به چه نکاتی باید توجه کرد ؟
چند تا نکته هست که در مورد دیتا تایپ ها و انتخاب آنها باید بلد باشید و همیشه آنها را مد نظر قرار بدهید .
نکته اول این است که خود شما به عنوان یک طراح بانک اطلاعاتی باید به خوبی با همه این 12 نوع دیتا تایپ آشنا باشید تا به درستی به این تشخیص برسید که کجا باید از کدام نوع دیتا تایپ استفاده کنید .
نکته دوم دقتی است که باید در انتخاب دیتا تایپ ها بکنید .
همیشه مد نظر داشته باشید که وقتی یک دیتا تایپ را انتخاب می کنید آن دیتا تایپ یک فضای مشخصی از سیستم شما را اشغال می کند پس باید دقت کنید دیتا تایپی را انتخاب کنید که نیازهای شما را برآورده می کند .
مثلا اگر یک فیلد دارید که می خواهید در داخل آن نام افراد را ذخیره کنید مسلما می توانید نوع داده اش را از نوع Long text هم در نظر بگیرید اما این یک انتخاب اشتباه است. چرا ؟
چون شما اسم هیچ فردی را پیدا نمی کنید که بیشتر از 255 کاراکتر داشته باشد پس در اینجا بهتر است که از نوع داده Short text استفاده کنید . اینطوری فضای خیلی کمتری از سیستم شما اشغال خواهد شد .
سوال شماره -2 :اگر دیتا تایپ نا مناسبی را انتخاب کنیم چه اتفاقی می افتد ؟
اینجا دو تا حالت اتفاق می افتد .
یا دیتا تایپ انتخاب شده با نوع داده ای که وارد می کنید هیچ همخوانی ندارد و اکسس مانع از ورود دیتای مورد نظر می شود .
یا اینکه دیتا تایپ انتخابی شما مانع از ورود اطلاعات نمی شود اما حجم بانک اطلاعاتی شما را بی جهت بالا می برد .
مثل وقتی که به جای دیتا تایپ Short text از دیتا تایپ Long text استفاده می کنید .
سوال شماره -3 :کدام نوع داده در یک فیلد می تواند چند فایل را ذخیره کند ؟
داده نوع Attchment بهترین نوع داده ای است که می شود از آن برای ذخیره چند فایل در فرمت های مختلف کمک گرفت . از این نوع داده برای ذخیره یک فایل در فیلد جدول استفاده می شود .
سوال شماره -4 :memo در اکسس چیست ؟
memo یک نوع داده برای داده های نوع متنی بود که مربوط به اکسس در نسخه های قبل از 2019 بود . این فرمت داده در اکسس های جدید جای خودش را به فرمت داده short text داده است .
سوال شماره -5: منظور از خصوصیات فیلد در اکسس چیست ؟
خصوصیات فیلد یا در اصطلاح تخصصی خود اکسس Field property در واقع یک سری ویژگی های مربوط به هر فیلد می شود که در بخش پایینی از صفحه مربوط به طراحی جدول ها قرار دارد .
در این بخش می شود یک سری ویژگی های اضافی را برای هر فیلد تعریف کرد .
به پایان یکی دیگر از مطالب کاربردی در زمینه کار با نرم افزار اکسس رسیدیم .
من سعی کردم که همه چیزهایی را که در مورد دیتا تایپ ها در اکسس یا همان انواع داده ها به آنها نیاز دارید را به صورت کامل و البته به ساده ترین زبان ممکن در اختیارتان قرار بدهم .
امیدوارم که این مطلب برای شما مفید و کاربردی بوده باشد .
خوشحال می شوم اگر نظر شما را در مورد این آموزش در قسمت دیدگاهها داشته باشم .
به امید دیدار مجدد شما در مطلب دیگری از وب سایت سافت پلاس .
مطالب زیر را حتما مطالعه کنید
ساخت برچسب در اکسس💥چطور آنها را ایجاد و مدیریت کنیم ؟
ریبون ها در اکسس💥از مخفی کردن تا مدیریت کردن آنها
چطوری متن ها و تصاویر را بصورت متحرک در اکسس نمایش بدهیم ؟
فرمت دهی نوشته ها در اکسس | کاربرد + مثالها
۵ ویژگی در فرم های اکسس که کمتر از آنها خبر داشتید .
باز کردن گزارش اکسس برای یک رکورد مشخص + نمونه فایل
6 دیدگاه
به گفتگوی ما بپیوندید و دیدگاه خود را با ما در میان بگذارید.
با سلام .بسیار عالی و مفید
با سلام و عرض ادب و سپاس بابت توضیحات بسیار عالی، واضح و گویاتون.
سپاس از همراهی شما
انواع نماهای مختلف در اکسس کدام ها هستند
اکر داده ها در هر فیلد ترکیبی از عدد وحروف انگلیسی باشد چه فرمتی اختصاص دهیم!
در این حالت تنها انتخاب شما داده نوع text می باشد