طراحی و ایجاد یک بانک اطلاعاتی توسط نرم افزار اکسس-قسمت اول

طراحی و ایجاد یک بانک اطلاعاتی در اکسس

بدون شک می توان عنوان نمود که نرم افزار های خانواده آفیس از کارایی زیادی در برآورده کردن نیاز های کاربران در طیف وسیعی از مخاطبان برخوردار است .

تفاوتی نمی کند که شما یک دانشجو باشید یا یک دانش آموز ، یک مهندس باشید یا یک پزشک ، کارمند باشید و یا مدیر .

بدون شک هر کدام از این مشاغل و البته بسیاری دیگر از گروهها و مشاغل دیگر هستند که جزو مخاطبان و کاربران نرم افزار هایی هستند که توسط شرکت مایکروسافت در یک بسته نرم افزاری تحت عنوان آفیس طراحی و در اختیار افراد قرار داده شده است .

اکثر افراد که با نرم افزار هایی همچون Excel ، Word  و یا power point  در سطوح مختلف آشنایی هایی دارند .

و در کارهای روز مره خود از آنها استفاده می نمایند .

اگر کسی بخواهد  مطلبی را تایپ نماید قاعدتا به سراغ نرم افزار Word خواهد رفت .

برای کارهای محاسباتی از نرم افزار Excel  بهره می برند .

و برای ارائه یک مطلب در قالب های مختلف از نرم افزار Power point  استفاده می شود .

اما یکی از نرم افزار های بسیار جالب و صد البته کاربردی دیگر که در کنار سایر نرم افزار های خانواده آفیس ارائه شده است نرم افزار Access  می باشد .

اما معمولا طیف محدودی از افراد با کاربرد این برنامه آشنایی دارند و مهارت  کار با آن را بلد هستند .

این عدم آشنایی از دو چیز نشات می گیرد :

۱٫ عدم آشنایی با کاربرد اکسس 

اولین دلیل می تواند از این امر نشات بگیرد که اصلا کاربر نمی داند نرم افزار اکسس چه کاربردی دارد و قرار است چه مشکلی از وی حل کند .

واقعیت امر این است که همه کاربران از کاربرد نرم افزار Word و  اینکه چه کارهایی می توانند با استفاده از آن انجام دهند به خوبی آگاهند .

اما این آگاهی در مورد کاربرد نرم افزار اکسس یا اصلا و جود دارد و یا اگر هم وجود دارد آنقدر کم است که تمایلی برای فراگیری این نرم افزار در کاربر ایجاد نمی شود .

۲٫ پیچیدگی های کار با نرم افزار اکسس 

باید به این نکته اذعان نمود که در بین نرم افزار های موجود در خانواده آفیس کار با نرم افزار اکسس از پیچیدگی های بیشتری نسبت به دیگر برنامه ها ی موجود در این بسته برخوردار است .

از آنجا که این نرم افزار دارای پیچیدگی بیشتری است قاعدتا کار با آن مستلزم کسب مهارت های بیشتری نیز خواهد بود .

به همین دلیل معمولا کاربران کمتر به سراغ استفاده از این برنامه و فراگیری کار با آن  می روند .

اما ما امروز و در طی این آموزش می خواهیم بر روی همه این فرضیات و شرایط خط بطلانی بکشیم  و با زبانی ساده  به معرفی این نرم افزار ، اینکه در چه شرایطی و از چه راههایی می تواند به ما کمک نماید  را  مورد بررسی قرار  دهیم .

موضوعاتی  که در طی این مطلب آموزشی به آن پرداخته خواهد شد شامل موارد زیر است :

  • مفهوم بانک اطلاعاتی چیست ؟
  • منظور از نرم افزار مدیریت بانک اطلاعاتی چیست ؟ انواع مختلف این نرم افزار ها کدامند ؟
  • ملاک انتخاب یک برنامه از بین برنامه های مختلف برای ایجاد و مدیریت یک بانک اطلاعاتی چیست ؟
  • فرآیند طراحی یک بانک اطلاعاتی چیست و چگونه آن را ایجاد می کنند ؟
  • چگونه از نرم افزار اکسس برای مدیریت یک بانک اطلاعاتی استفاده نماییم ؟

بررسی و یافتن پاسخ این سوالات به همراه دیگر سوالاتی که در حین این  آموزش مطرح خواهد شد را می توانید با مطالعه این مطلب پیگیری نمایید .

مفهوم بانک اطلاعاتی چیست ؟

بانک اطلاعاتی که در اکثر اوقات با اصطلاحاتی همچون دیتابیس (Data Base )  و یا پایگاه داده نیز مترداف می شود را به این صورت می توان تعریف نمود :

طراحی و ایجاد یک بانک اطلاعاتی در اکسس

در تعریف بالا منظور  از اطلاعات مرتبط به هم اشاره به اطلاعاتی دارند که جزئیات مربوط به یک موضوع را تشریح می نمایند .

بعنوان مثال یک مدرسه با تعداد ۵۰۰ نفر دانش آموز را در نظر بگیرید .

ما این مدرسه را به عنوان یک جامعه کوچک در نظر می گیریم و برای آن تشکیل یک بانک اطلاعاتی می دهیم .

اطلاعات مربوط به این جامعه آماری شامل اسامی دانش آموزان ، اسامی معلمان ، عناوین دروس ارائه شده و نمرات کسب شده می باشد که تمامی آنها را باید مدیریت نموده و امکان دسترسی آسان به آنها را فراهم نمود .

بنابراین در گام نخست برای تشکیل یک بانک اطلاعاتی باید جامعه هدف را به درستی شناخت و اطلاعات جامعی را برای آن در نظر گرفت .

سپس باید یک به یک اطلاعات موجود در یک جامعه آماری را استخراج نموده و بر روی کاغذ بیاوریم.

در گام بعدی باید اطلاعات استخراج شده را مورد پالایش قرار داده و فقط اطلاعاتی را ثبت نمود که واقعا مورد نیاز می باشد .

بعنوان مثال در  بانک اطلاعاتی مربوط به یک مدرسه اطلاعات مربوط به گروه خونی دانش آموزان می تواند  مفید باشد اما این اطلاعات در مورد بانک اطلاعات مربوط به مشتریان یک بانک چندان کاربردی بنظر نمی رسد .

بطور کلی دیاگرام زیر مراحل مختلف ایجاد یک بانک اطلاعاتی را نمایش می دهد .

اصول طراحی یک بانک اطلاعاتی در اکسس

بعد از اینکه جامعه مورد نظر خود را انتخاب نموده و اطلاعات مورد نیاز برای ایجاد بانک اطلاعاتی خود را از آن استخراج نمودیم در گام بعدی لازم است به طراحی اصولی بانک اطلاعاتی خود بپردازیم .

برای طراحی یک بانک اطلاعاتی به صورت اصولی بایستی مواردی همچون موارد زیر را مد نظر قرار داد:

۱ .   وقتی می گوییم یک بانک اطلاعاتی به صورت اصولی طراحی شده است که در  ساختار آن به هیچ عنوان از اطلاعات تکراری استفاده نشده و در  واقع نیازی  به وارد نمودن اطلاعات به صورت تکراری در آن نباشد.

وجود اطلاعات تکراری در یک بانک اطلاعاتی موجب  کند شدن فرآیند پردازش اطلاعات شده و احتمال بروز خطا های مختلف را افزایش می دهد.

  1. وقتی می گوییم یک بانک اطلاعاتی به صورت اصولی طراحی شده است که اطلاعات به کوچکترین  اجزای خود تقسیم شده باشند.

به عنوان مثال شما می توانید نام و نام خانوادگی یک دانش آموز را در داخل یک فیلد قرار دهید  در صورتی که از لحاظ بانک اطلاعاتی ایده آل این است که نام فرد  را در داخل یک فیلد و نام خانوادگی او را به صورت جداگانه در فیلد دیگری ذخیره نمایید.

  1. وقتی می گوییم یک بانک اطلاعاتی به صورت اصولی طراحی شده است که روابط موجود بین جداول آن به درستی و به دقت تعریف شده باشد این امر  در کنار سایر مزایایی که دارد کمک شایانی به بی نیاز ساختن بانک اطلاعاتی ما از ورود اطلاعات تکراری می نمایند.

اینها تنها چند مورد از مواردی هستند که برای ایجاد یک بانک اطلاعاتی اصولی باید آنها را در نظر گرفت. 

بنابراین همیشه این نکته را در نظر بگیرید که قبل از پیاده سازی و اجرای یک بانک اطلاعاتی توسط یک نرم افزار و قبل از اینکه دست به موس و کیبرد خودببرید بهتر است دست به کاغذ و قلم شده و تمامی زوایای موجود برای یانک اطلاعاتی خود را بر روی کاغذ بیاورید .

 

  • منظور از نرم افزار مدیریت بانک اطلاعاتی چیست ؟ انواع مختلف این نرم افزار ها کدامند ؟

بعد اینکه جامعه اطلاعاتی خود را انتخاب نموده و مطالعات لازم را در خصوص اطلاعات موجود در آن استخراج نمودید در گام بعدی باید به مدیریت کردن این اطلاعات بپردازید.

برای این کار یعنی مدیریت نمودن این اطلاعات نیاز به ابزار های خاصی دارید .

این ابزار ها می تواند شامل سیستم های سنتی باشد که نمونه بارز آن را می توان در بایگانی های قدیمی ادارات یافت که دیگر امروزه کاملا منسوخ شده اند  و دیگر استفاده ای از آنها نمی شود .

روش دیگر در مدیریت این اطلاعات که امروزه بسیار کاربردی تر هستند استفاده از سیستم های کامپیوتری هستند .

برای اینکه بتوانیم کار مدیریت این اطلاعات را توسط سیستم های کامپیوتری به انجام برسانیم نیاز به نرم افزار های خاصی داریم که از آنها تحت عنوان نرم افزار های مدیریت بانکهای اطلاعاتی یاد می کنیم .

جهت مدیریت بانکهای اطلاعاتی نرم افزار های مختلفی توسط شرکت های مختلف ارائه شده اند .

از جمله نرم افزار های معروف در زمینه مدیریت بانک های اطلاعاتی می توان به نرم افزار SQL server محصول شرکت مایکروسافت یا سایر نرم افزارها مثل   Oracle،My SQL, SQL Lite  دهها محصول و نرم افزار دیگر اشاره نمود .

برای مشاهده لیست کاملی از نرم افزارهایی که در زمینه ایجاد و بانک های اطلاعاتی وجود دارند می توانید از لینک زیر کمک بگیرید .

لیست نرم افزار های مدیریت بانک های اطلاعاتی  

همانگونه که در لیست بالا می توانید مشاهده نمایید تعداد بسیار زیادی از نرم افزار ها هستند که می توانند در مدیریت بانک های اطلاعاتی از آنها بهره برد .

اما در اینجا  یک سوال اساسی بوجود می آید و آن اینکه از بین این همه نرم افزار کدام یک را باید انتخاب نمود ؟ و اصلا ملاک انتخاب یک نرم افزار مدیریت بانک های اطلاعاتی چیست ؟

 

  • ملاک انتخاب یک برنامه از بین برنامه های مختلف برای ایجاد و مدیریت یک بانک اطلاعاتی چیست ؟

برای انتخاب نرم افزار های میریت بانک های اطلاعاتی موارد زیر را می توان در نظر گرفت :

  • داشتن عمومیت بین کاربران

این نکته مهمی است که نرم افزار ی را برای ایجاد یک بانک اطلاعاتی انتخاب نمایید که دارای طیف گسترده ای از کاربران باشند .

این گستردگی نشان از محبوبیت نرم افزار مربوطه می باشد و مخاطبین بیستری می توانند با برنامه شما کار کنند .

  • رایگان بودن و هزینه بر بودن کار با نرم افزار

شاید این نکته در کشور ما چندان مساله مهمی تلقی نشود اما در عین حال نباید از آن غافل شد که استفاده از نسخه های اصلی  یک نرم افزار می تواند به امنیت اطلاعات ما کمک بسزایی نماید .

  • حجم اطلاعات مورد نظر برای ایجاد یک بانک اطلاعاتی

این نیز از جمله نکات مهمی است که در انتخاب یک نرم افزار بسیار حائز اهمیت است .

بسیاری از نرم افزار ها در مدیریت  حجم کم تا متوسط اطلاعاتی مشکلی ندارند اما وقتی که حجم این اطلاعات بسیار زیاد می شود معمولا دچار افت کارایی می شوند و یا اینکه بطور کل از مدیریت اطلاعات در حجم های زیاد ناتوان هستند .

  • امکان استفاده همزمان چندین کاربر از نرم افزار مربوطه

یکی دیگر از ملاک های انتخاب یک نرم افزار مناسب این است که بدانیم نرم افزار مورد نظر در آن واحد به چند نفر می تواند سرویس دهی نماید و آیا در جریان این امر دچار اختلالی می گردد یا خیر ؟

اینها تنها چند مورد از ملاک های عمومی بودند که در انتخاب نرم افزار ها دخیل می باشند . در این بین سایر موارد تخصصی  دیگری نیز مطرح می شوند که در زمینه انتخاب یک نرم افزار مناسب می توان از آنها کمک گرفت  .

پس تا به اینجای کار دو چیز را مشخص نمودیم :

  1. جامعه هدفی که می خواهیم از آن یک بانک اطلاعاتی ایجاد نماییم به همراه جزئیات مربوط به اطلاعات مورد نظر خود .
  2. انتخاب یک نرم افزار مناسب جهت ایجاد و مدیریت بانک اطلاعاتی خود با استفاده از ملاک هایی که در بالا به آن اشاره گردید .

در اینجا نرم افزار انتخابی ما برای ایجاد یک پایگاه داده نرم افزار اکسس است .

اما در اینجا به دو پرسشی که ممکن است برای  شما بعنوان یک کاربر پیش آید بپردازیم

چرا نرم افزار اکسس ؟

در پاسخ به این سوال دلایل متعددی را می توان ذکر نمود اما مهمترین علتی که به آن می پردازیم این است که:

  • نرم افزار اکسس جزو خانواده نرم افزار های آفیس است .
  • فرآیند کار با آن فاقد هرگونه پیچیدگی می باشد.
  • فراگیری  کار آن را تا حدود بسیار ساده تر از آن چیزی است که بنظر می رسد  .
  • نزدیکی و تعامل خوبی بین این نرم افزار و سایر نرم افزار های خانواده آفیس از جمله اکسل وجود دارد .

اینها از جمله مهمترین دلایل انتخاب ما برای ایجاد یک بانک اطلاعاتی از طریق نرم افزار اکسس است .

و اما به پرسش دیگری بپردازیم که ممکن است برای شما پیش بیاید .

نرم افزار اکسس یا اکسل ؟

طراحی و ایجاد یک بانک اطلاعاتی در اکسس

خیلی از موارد پیش می آید که  کاربر از خود می پرسد که آیا با توجه به آشنایی و مهارتی که در استفاده و کار با نرم افزار اکسل پیدا کرده ام و این نرم افزار نیز از عملکرد مناسبی برای مدیریت اطلاعات دارد آیا واقعا نیازی به استفاده از نرم افزار اکسس وجود دارد ؟

از آنجا که پاسخ به این سوال در مطلب جداگانه ای مورد بررسی قرار گرفته است از شما می خواهم که با استفاده از لینک زیر و مطالعه مطلب مربوطه به پاسخ این سوال دست یابید .

مطلب مرتبط : مقایسه نرم افزار اکسل و اکسس در ایجاد بانک های اطلاعاتی

 

اکنون که نرم افزار مورد نظر خود را برای ایجاد یک بانک اطلاعاتی انتخاب نمودیم نوبت آن می‌رسد که  با استفاده از این نرم افزار دیتابیس مورد نظر خود را ایجاد نمایید.

چگونگی ایجاد  او و مدیریت بانک های اطلاعاتی توسط نرم افزار اکسس

همانگونه که گفتیم نرم افزار اکسس یک نرم افزار جهت ایجاد و مدیریت یک بانک اطلاعاتی می باشد.

برای اینکه بتوانیم با استفاده از این نرم افزار بانک اطلاعاتی مورد نظر خود را ایجاد نماییم در ابتدای کار بایستی با محیط و امکانات موجود این نرم افزار آشنایی نسبی داشته باشیم.

بنابراین در اینجا به بررسی چند اصطلاح پرکاربرد در محیط کاری نرم افزار اکسس آشنایی با مفاهیم مربوط به آن ها می پردازیم

  1. جدول

جدول عبارت است از ساختاری که نرم افزار اکسس برای ذخیره  نمودن اطلاعات مربوط به یک موضوع از آن استفاده می نماید. جدول  اولین جزء از نرم افزار است که باید به ایجاد آن بپردازید و آن را به نوعی می توان مهمترین بخش موجود در نرم افزار اکسس دانست .

 در طراحی جدول یک سری از اصول و قواعد وجود دارد که در ایجاد و طراحی جداول بایستی حتما با آنها توجه ویژه نمود چرا که وجود هر گونه نقص و یا ایرادی در یک جدول می تواند بر در سایر بخش های موجود در نرم افزار اکسل تاثیر نامطلوب گذاشته کارایی  بانک اطلاعاتی ما را تا حد زیادی زیر سوال ببرند.

  1.  فرم ها

 

فرم ها در نرم افزار اکسس  در حکم پنجره های ورودی اطلاعات هستند.

این فرم ها اطلاعات مورد نیاز را کاربر دریافت نموده و آنها را تحویل جداول می دهند تا در آنجا ذخیره شوند.

  1. گزارش ها

گزارش ها اطلاعات درخواستی هستند که توسط نرم افزار اکسس  و بنا به درخواست کاربر از مجموعه بانک اطلاعاتی ما تهیه شده و در یک فرمت مناسب جهت چاپ و دیگر استفاده های مد نظر کاربر در اختیار وی قرار می گیرد

  1.  ماکروها

ماکروها  فرایندهای هستند که با استفاده از آن می توانید  انجام بسیاری از کارهای تکراری را به خود نرم افزار محول نمایید.

  1. ماژول ها

ماژول ها فایل ها ی  حاوی قطعات کدی هستند که با استفاده از آنها می توانیم به مدیریت اشیاء در محیط نرم افزار اکسس بپردازیم.

در بسیاری از موارد می توان  محدودیت های موجود در نرم افزار اکسس را با استفاده از این کدها برطرف نمودن و یا امکانات مورد نظر خود را به محیط اکسس اضافه کنیم.

 در جلسه بعدی مباحث فوق را با استفاده از یک مثال عملی و کاربردی پی خواهیم گرفت تا با کلیه این مفاهیم آشنایی بهتری پیدا نماییم  .

بنابراین حتما مار ا دنبال نمایید . 

 

 

 

 

آموزش اکسس2016,یک ترفند -اکسس بازدید : 269 views ۳۱ فروردین, ۱۳۹۸ ۰