چگونه در کار با اکسس به یک متخصص تبدیل شویم

امروز می خواهم در مورد یادگیری کار با نرم افزار اکسس با همدیگر صحبت کنیم .

خوب قاعده بر این است که ما به سمت یادگیری چیزی می رویم که به آن نیاز داشته باشیم .

دوچرخه سواری یاد می گیریم که بتوانیم به دوچرخه سواری بپردازیم .

رانندگی یاد می گیریم که بتوانیم با استفاده از خودرو به مسافرت برویم .

کار با نرم افزار های نقشه کشی را یاد می گیریم تا بتوانیم نقشه یک ساختمان را ایجاد کنیم .

اکسس هم نرم افزار ای است مانند همه نرم افزار های دیگر .

ولی خوب چه دلیلی باید داشته باشیم که به سراغ یادگیری نرم افزار اکسس برویم .

و اصلا چرا ما باید کار با این نرم افزار را یاد بگیریم .

بیایید این موضوع را با در نظر گرفتن موارد زیر بررسی کنیم :

– شما فروشگاهی دارید که در آن بیشتر از ۵۰۰ نوع جنس و از هر جنس هم به تعداد ۱۰ یا ۱۵ قلم  در داخل فروشگاه یا انبار خود دارید . – شما یک کتابخانه دارید شمامل ۵۰۰ کتاب مختلف از نویسنده ها مختلف

-شما مدیر مدرسه ای هستید که و در این مدرسه ۵۰۰ دانش آموز در مقاطع مختلف در حال تحصیل هستند .

هر کدام از این سه مثال را  در نظر بگیرید .

هر کدام از اینها نمونه ای از یک بانک اطلاعاتی کوچک هستند .

متخصص در کار  با اکسس

مطلب مرتبط : آشنایی با مفهوم بانک اطلاعاتی 

می خواهیم هر کدام از این موقعیت را مدیریت کنیم .

خوب بحثی از روش های قدیمی و سنتی که کاملا منسوخ شده هستند نمی کنیم .

می خواهیم این کار را با استفاده از یک سیستم کامپیوتری انجام دهیم .

خوب می دانیم که در کامپیوتر ها تمام کارها توسط نرم افزار ها انجام می شوند .

نرم افزار ها هم که بسیار زیادند ومتنوع .

هر نرم افزار ی هم مختص یک کار است و در اصطلاح برای انجام یک کار تخصص دارد .

نرم افزار اکسل را در نظر بگیرید .

این نرم افزار برای رسم نمودارها و یا انجام محاسبات آماری و ریاضی نه  در حد بسیار پیشرفته اما در حد و حدود معمولی یک متخصص خوب است .

در عین حال با همین نرم افزار هم می توان یک  مقاله را تایپ کرد و پرینت گرفت .

اما آیا تا به حال شده است کسی برای تایپ یک مقاله چند صفحه ای از این برنامه استفاده کند ؟

این نرم افزار که همچین امکانی را دارا می باشد .

چه اشکالی دارد که آدم تمام وقت خود را صرف یادگیری نرم افزاری مثل اکسل بکند  و در عوض هم بتواند با آن محاسبات انجام دهد هم نمودارها و چارت ها را ترسیم کند هم اینکه بتواند نامه در آن تایپ کند .

در حالت عادی هیچ اشکال و ایرادی ندارد .

اما اشکال از وقتی پیش می آید که سطح توقع شما از سطح یک صفحه خشک و خالی بالاتر می رود .

مثلا می خواهید برای مقاله خود یک حاشیه در نظر بگیرید .

اشکال وقتی پیش می آید که بخواهید برای مقاله خود  فهرست مطالب ایجاد کنید .

اکسل تا حد ی می تواند نیاز های اولیه را برآورده کند اما وقتی سطح این نیاز ها و توقعات بالاتر می رود دیگر از اکسل کاری بر نمی آید.

حالا چرا این مثال را زدم و از اکسل نام بردم . 

بحث ما در خصوص بانکهای اطلاعاتی است .

در بسیاری از موارد خود من به شخصه مشاهده کرده ام که در خیلی از سازمانها و ادارت که به نحوی با یک بانک اطلاعاتی سرو کار دارند برای سرو سامان دادن و مدیریت این اطلاعات به سراغ دم دست ترین و راحت ترین گزینه می روند .

یعنی نرم افزار اکسل .

چرا؟

خیلی ساده است :

–  چون که به خوبی می دانند که مدیریت کردن این  اطلاعات زیاد در نرم افزار Word واقعا یا کار سختی است یا نشدنی . 

–  چون کار کردن با اکسل را بلد هستند و نیازی به یادگیری نرم افزار جدید احساس نمی کنند .

همه چیز هم در ابتدای راه خوب است .

خیلی راحت می توان اطلاعات را در اکسل وارد نمود .

راحت هم می شود بین اطلاعات جستجو نمود .

همه چیز خوب پیش می رود تا زمانی که کم کم سر و کله نیاز ها ی جدید پیدا می شود .

نیاز به فرم هایی پیدا می کنیم که خیلی راحت بتوانیم اطلاعات خود را از طریق آنها ثبت کنیم .

نیاز به گزارش هایی داریم که اطلاعات مورد نظر خود را در یک قالب مشخص بتوانیم پرینت کنیم .

نیاز به جداولی داریم که اطلاعات مرتبط با یک موضوع خاص را در آنها با هم ذخیره کنیم .

و چندین و چند نیاز دیگری که کم کم و در حین سر و کله زدن و کار کردن  با این اطلاعات کم کم خود را نشان می دهند .

اینجاست که دیگر کاری از دست اکسل برای ما برنمی آید و باید به فکر راه چاره دیگری باشیم .

راه چاره هم این است که کار را باید به اهلش بسپاریم .

نرم افزاری که هم که اهل این جورکارها باشند نرم افزار های مدیریت بانکهای اطلاعاتی هستند .

و از بین دهها و صدها نرم افزار موجود در این زمینه اکسس هم یکی از آنهاست .

اما واقعا چرا به سراغ کار با نرم افزار اکسس نمی رویم .

شاید برای این کار دهها دلیل مختلف بتوان شمرد .

اما مهمترین دلیلی که در طی این سالها بارها در اطرافیان خود با آن مواجه بودم یک چیز است و بس .

ترس !!!

بله ترس .

همه ما در مواجهه با یک موقعیت جدید که اطلاعاتی در خصوص آن نداریم در زندگی  دچار یک نوع ترس ناخواسته می شویم.

 

متخصص در کار  با اکسس

در مورد کار با اکسس هم قضیه به همین صورت است .

کسی که سالهای سال با اکسل یا word  سروکار دارد در همان بدو ورود که نرم افزار اکسس را باز می کند با یک محیط کاملا متفاوت از آنچیزی که تا به حال سر و کار داشته مواجه می شود .

بنابراین در همان ابتدای کار دچار ترس می شود که چقدر کار با این نرم افزار سخت و پیچیده است .

پس خیلی زود اکسس را ترک می کند و دوباره به اکسل پناه می برد و با هر زحمتی که شده می خواهد که کارهای خود را با همان اکسل سرو سامان دهد .

اما همه چیز آنچنان که در ابتدای امر خود را نشان می دهد نه ترسناک است و نه سخت .

یک واقعیت را برای شما عنوان کنم .

کار با نرم افزار اکسس در مقایسه با نرم افزارهای  اکسل و word  بیشتر از اینکه  سخت تر باشد به واسطه محیط های کاری فقط کمی  متفاوت تر است.

اما بیایید این قضیه را با هم بررسی کنیم .

شما بنابرهر دلیلی می خواهید کار با نرم افزار اکسس را شروع کنید .

اما واقعا باید از کجا شروع کنید و چطور پیش بروید تا در کار با نرم افزار اکسس تبدیل به یک متخصص و استاد کار شویم .

مراحل تبدیل شدن به یک متخصص کار  در اکسس .

بسیار خوب ببینیم که در اکسس کار را از کجا شروع کنیم و بیشتر به چه قسمتهایی توجه کنیم .

برای شروع کار باید بدانید که نرم افزار اکسس از ۶ قسمت مجزا تشکیل شده است .

هر کدام از این ۶ قسمت در عین حال با هم کاملا می توانند در ارتباط باشند .

اولین و مهمترین بخشی از نرم افزار اکسس که باید به سراغ یادگیری کار با آن بروید جدول ها هستند .

 

متخصص در کار  با اکسس

جدول ها برای خود دنیایی دارند  و از قسمت های مختلفی تشکیل می شوند .

اما آیا برای شمایی که تازه می خواهید کار در اکسس را شروع کنید لازم است که همه این قسمتها را یاد بگیرید؟ 

پاسخ این سوال خیر است .

درست است که شما باید به تمامی زوایا و قابلیت های جداول در اکسس آشنا شوید اما لازم نیست که حتما اصرار داشته باشید که این آشنایی را در همان قدم های اول  کسب کنید .

شما برای اینکه بتوانید نیازهای خود را در طراحی یک جدول در گامهای نخست برآورده کنید فقط کافی است به سراغ فراگیری مواردی بروید که در زیر به آنها اشاره می کنم .

۱- اول باید بدانید که یک جدول دارای دو محیط می باشد .

اول محیطی که در آن باید جدول خود را ایجاد کنیم که در اصطلاح به آن Design  View  می گوییم .

محیط دوم هم که همان محیط کاری جدول است .

۲- برای ایجاد جداول در اکسس باید به خوبی با معنا و مفهوم Data type  یا نوع داده آشنا شوید . 

این از آن دسته مفاهیمی است که فوق العاده مهم و کاربردی است که باید حتما به آن توجه کنید . 

برای اینکه بتوانید با مفهوم نوع داده در اکسس آشنا شوید می توانید از مطلب آشنایی با انواع داده ها در اکسس استفاده کنید .

۳- در قدم بعدی بهتر است که کمی هم راجع به روابط بین جدول ها در اکسس اطلاعاتی در سطح مقدماتی کسب کنید .

در اکسس به موضوع روابط بین جداول در اصطلاح Relationship  می گویند

البته در این بین بد نیست اطلاعاتی هم در خصوص مفهوم کلید اولیه یا همان primary key  کسب کنید .

اگر برای شروع کار با جدول ها  فقط بر روی همین چند مورد تمرکز کنید مطمئن باشید که تا حد زیادی می توانید به نیاز های خود در خصوص کار با جدول ها پاسخ دهید . 

اکنون برویم به سراغ دومین بخش .

شروع کار با فرم ها در اکسس

فرم ها هم یکی دیگر از بخش های مهم و البته کاربردی در نرم افزار اکسس هستند .

اما برای شروع آشنایی با فرم ها چه باید کرد و به سراغ چه بخش هایی باید رفت .

اول اینکه باید بدانید ما در اکسس چندین نوع فرم را می توانیم ایجاد کنیم .

متخصص در کار  با اکسساما برای شروع کار می توانید به سراغ ساده ترین نوع آن بروید .

دوم روش هایی است که با استفاده از آنها می توانید فرم های خود را ایجاد کنید .

روش ساده تر این است که از قابلیت Form Wizard استفاده کنید .

در حالت پیشرفته تر هم می توانید از قابلیت Form Design  بروید .

البته این را هم بگویم که قابلیت ها و امکانات ایجاد فرم در روش دوم آنقدر زیاد است که اگر با آن آشنا شوید دیگر به سراغ گزینه اول نخواهید رفت . 

شروع کار با گزارش ها در اکسس

متخصص در کار  با اکسسگزارش ها هم از دیگر بخش های مهم اکسس هستند .

 

گزارش ها هم همانند فرمها می توانند به دو روش ایجاد شوند  هم از طریق Wizard  هم از طریق Design. 

 برای شروع کار هم که می توانید از طریق Wizard  وارد عمل شوید . 

ایجاد یک گزارش کار چندان سخت و پیچیده ای نخواهد بود .

یکی از اهداف مهم ایجاد گزارش ها در اکسس فراهم آوردن امکانی است که اطلاعات مورد نظر خود را بطور منسجم در یک جا جمع آوری کنیم تا در نهایت آنها را بتوانیم پرینت کنیم .

برای کار در محیط یک زارش امکانات متعددی در اختیار شما وجود دارد اما در گام اول اصلا نیاز نیست که خود را درگیر این امکانات بکنید .

به تدریج که در کار با گزارش ها پیش بروید با این امکانات آشنا خواهید شد .

شروع کار با گزارش ها در کوئری ها 

متخصص در کار  با اکسس

 

کوئری ها هم از جمله مهمترین بخش های موجود در نرم افزار اکسس هستند .

اگر بخواهم به نحوی اهمیت بخش های مختلف اکسس را رتبه بندی کنم در درجه اول جداول قرار دارند و در گام دوم کوئری ها .

کوئری ها هم که در نوع خود دارای انواع مختلفی هستند که هر کدام کاری مختص خود را انجام می دهند .

ما قبلا در خصوص انواع کوئری های موجود در اکسس و همچنین نحوه کار و ایجاد آنها در این سایت مطالب متعددی را درج کرده ایم .

برای نمونه می توانید برای آشنایی با قابلیت های مختلف کوئری از نوع Select query  به مطلب آشنایی با کاربرد Select Query  در اکسس مراجعه کنید .

شروع کار با ماکروها و ماژول ها 

متخصص در کار  با اکسس

برای شمایی که تازه می خواهید وارد دنیای نرم افزار اکسس شوید اصلا لازم نیست که در همان ابتدای امر به سراغ این دو گزینه بروید .

خبر خوبی که در این زمینه برای شما وجود دارد این است که خود نرم افزار اکسس با امکانات متعددی که در خود دارد به راحتی می تواند بیشتر از ۸۰ درصد از خواسته های شما را در خصوص مدیریت داده ها برآورده کند .

ممکن است از خود بپرسید در چه مواردی و چه موقع ممکن است که به ماکروها و ماژول ها نیاز پیدا کنید .

کار با ماکروها و ماژول ها جزو سطوح مهارتی متوسط و پیشرفته در کار با اکسس می باشد و  عدم آشنایی با این قسمتها برای افراد تازه کار به هیچ عنوان نمی تواند مساله ساز شود. 

در اینجا ما سعی کردیم که کلیتی از نحوه ورود به دنیای اکسس و تبدیل شدن به یک متخصص در کار  با اکسس را مورد بررسی قرار دهیم .

فراموش نکنید که برای  تبدیل شدن به یک متخصص در کار  با اکسس باید کمی صبر و حوصله به خرج بدهید و مهمتر از آن اینکه در ابتدای امر  به هیچ وجه وقت خود را صرف فراگیری امکاناتی که در نگاه اول می تواند کمی ابهام برانگیز باشد و موجبات ترس شما را فراهم آورد تلف نکنید .

نظر شما در خصوص این مطلب و اینکه چگونه کار خود را در اکسس شروع کنیم چیست ؟ .

متخصص در کار  با اکسس

آموزش اکسس بازدید : 960 views 6 نوامبر, 2019 ۰