اشتباهاتی که نباید در حین طراحی جدول ها در اکسس مرتکب شوید .
سلام به همراهان همیشگی وب سایت سافت پلاس . باز هم با آموزش دیگری از سری مطالب مربوط به آموزش اکسس با هم هستیم .
نمی دانم اسم نیل گیمن را شنیده اید یا نه . فقط همین قدر بدانید که گیمن یک نویسنده کتابهای داستانی است .
چند وقت کتابی از این نویسنده می خواندم که جمله جالبی داخلش بود . این جمله این بود :
وقتی که اشتباهی را انجام می دهید معلوم است که در حال یاد گرفتن چیزی هستید .
داشتم فکر می کردم چه جمله جالبی است . ما خیلی کارها را انجام می دهیم اما اصلا به درست بودن یا نبودن آن دقت نمی کنیم . به اینکه کاری که می کنیم درست است یا اشتباه هم توجهی نمی کنیم .
بعضی از مواقع هست که ما کاری را می کنیم که و می دانیم که این کار اشتباه است . این دیگر معنی اشتباه بودن را نمی دهد . اشتباه در انجام یک کار اشتباه اسمش می شود …. ؟
اما یک سری مواقع هست که ما خودمان هم خبر نداریم کاری که می کنیم اشتباه است . چون تا به حال هیچ تجربه قبلی در مورد آن نداشته ایم و شاید کسی هم به ما آموزش درستی نداده است .
اما وقتی متوجه اشتباه بودن آن می شویم دنبال اصلاح آن می رویم . این یعنی اینکه دنبال یادگیری هستیم .
مثلا توی همین اکسس خیلی ها هستند که یک سری کارهایی را انجام می دهند که اشتباه است .
بعنوان مثال توی جدول ها یک خاصیتی داریم به اسم index . همه می گویند بهتر است از آن استفاده کنیم .
خیلی هم خوب است . اما در نحوه استفاده کردن از این ایندکس ها خیلی ها دچار اشتباه می شوند .
اینکه بخواهیم همه جا از ایندکس ها استفاده کنیم یک اشتباه است .
اینکه روی هر فیلدی در داخل جدول ها از ایندکس استفاده کنیم اشتباه است .
و خیلی چیزهای دیگر در مورد ایندکس ها – فرمت ها – اعتبار سنجی ها – فرمت داده ها و …. توی اکسس وجود دارد که خیلی ها دارند از آنها به اشتباه استفاده می کنند .
امروز می خواهیم نرم افزار اکسس را باز کنیم . در داخل آن یک گشت و گذاری بکنیم و با هم یک سری از کارهایی را که انجام دادن یا حتی ندادن شان ماهیت اشتباه دارد صحبت کنیم .
فهرست محتوا
اشتباه شماره -1 : نام گذاری فیلدها به صورت فارسی
هزار گفته ام و هزار بار دیگر هم می گویم . نام گذاری هر چیزی در داخل اکسس به صورت فارسی یک اشتباه محض است . اینکه بخواهید نام جدول ها – فرمها – گزارش ها و کوئری های خودتان را به صورت فارسی انتخاب کنید می تواند بعدها برای تان دردسر های زیادی را ایجاد کند .
همین طور نام گذاری فیلدهای موجود در داخل جدول ها و همین طور نام گذاری اشیایی که در داخل فرم ها – گزارش ها- کوئری ها و هر جای دیگری که در اکسس وجود دارند آن هم بصورت فارسی اشتباه محض است .
توی اکسس هر فیلد یا هر شیئی را که می خواهید نام گذاری کنید 2 تا گزینه در اختیار شما قرار دارد .
گزینه اول گزینه Name است . توی این گزینه حتما و حتما باید اسم فیلد یا شی مورد نظر خودتان را به صورت انگلیسی وارد کنید .
حالا اگر می خواهید عنوان این فیلدها یا اشیا برای کاربرانی که با بانک اطلاعاتی شما کار می کنند به صورت فارسی نمایش داده شود می توانید به سراغ خاصیت Caption مربوط به همان فیلد رفته و با خیال راحت هر عنوانی را که می خواهید در داخل آن به زبان فارسی وارد کنید .
این آموزش رو هم از دست ندید: 4 تا روش که می توانید جدول ها را در اکسس ایجاد کنید +ویدئو
اشتباه شماره -2 : نام گذاری فیلدها با اسامی نا مفهوم
اسم فیلد باید با مفهوم باشد . منظور از با مفهوم بودن چیست ؟ این اشتباه است اگر فیلدها را با اسامی نا مفهوم نام گذاری کنید .
با مفهوم بودن یعنی اینکه کاربر با یک نگاه متوجه شود که این فیلد چه اطلاعاتی را از کاربر می خواهد .
مثلا به تصویر زیر نگاه کنید .
الان شما متوجه می شوید که در ستون نام باید نام چه چیزی را وارد کنید یا منظور از فیلد کلاس چیست؟ یا در فیلد تعداد باید تعداد چه چیزی را بنویسید .
این است که می گویم حتما برای عنوان فیلدهای خودتان از اسامی استفاده کنید که کاربر به محض نگاه کردن به آنها متوجه شود باید چه اطلاعاتی را در هر فیلدی وارد کنید .
نام گذاری های شما در همه بخش های اکسس باید بصورت انگلیسی بوده و کاملا مفهومی باشد .
اشتباه شماره -3 : تعیین نوع داده نامناسب برای فیلدها
این از آن اشتباهاتی است که می تواند از چند تا جهت درد سرهایی را برایتان ایجاد کند .
تصور کنید که در داخل یک جدول فیلدی دارید که کاربر باید در داخل آن یک توضیحی در مورد یک کار خاص را درج کند.
شما برای این فیلد داده نوع short text را در نظر گرفته اید .
وقتی که نوع داده شما short text باشد کاربرتان می تواند حداکثر 255 کاراکتر را در داخل آن فیلد وارد کند .
یادتان باشد که اینجا صحبت از تعداد کاراکتر است نه تعداد حروف .
منظور از کاراکتر می تواند هر چیزی باشد که توسط کاربر تایپ می شود . چیزهایی مثل نقطه – خط فاصله- اعداد – پرانتزها – فضای خالی که باید بین حروف و یا کلمات قرار بگیرد اینها همه جزو همین 255 کاراکتر محسوب می شوند .
پس در عمل تعداد حروفی که کاربر می تواند وارد کند خیلی کمتر از 255 کاراکتر خواهد بود .
حالا فرض کنید که یک کاربر باید یک گزارش خیلی مهم را در داخل این فیلد درج کند که تعداد کاراکتر های آن مثلا هزار کاراکتر است، اما از بد حادثه تعداد کاراکترهایی که شما تعیین کرده اید محدود به 255 کاراکتر است .
این یعنی یک دردسر .
و این فقط یکی از دردسرهایی است که می تواند انتخاب دیتا تایپ نا مناسب بای شما ایجاد کند .
حالا باید چه کار کرد ؟ چاره کار ساده است .
راهکار این است که شما به خوبی با انواع دیتا تایپ ها در اکسس آشنا شوید تا بتوانید بهترین نوع داده را برای خودتان در پروژه های اکسس انتخاب کنید .
اما چطوری می توانید با انواع دیتا تایپ ها آشنا شوید ؟ من به شما مطلب انواع داده ها در اکسس و آشنایی با کاربرد آنها را معرفی می کنم . توی این مطلب از سیر تا پیاز انواع دیتا تایپ ها را یاد خواهید گرفت .
یکی دیگر از دردسرهای ناشی از انتخاب داده نادرست بر می گردد به مساله حجم دیتابیس شما .
وقتی که دیتا تایپ نامناسبی را برای داده های خودتان انتخاب کنید بی خود و بی جهت باعث افزایش حجم بانک اطلاعاتی خودتان می شوید . اجازه بدهید یک مثال کوچک بزنم .
فرض کنید در داخل یک فیلد از جدول خودتان می خواهید اطلاعات مربوط به سن افراد را برای خودتان ذخیره کنید .
بهترین نوع داده ای که برای این کار مناسب است داده نوع Byte است . اما شما نوع داده Number است اما شما نوع داده خودتان را از نوع Long Number در نظر گرفته اید .
این یعنی اشغال بی جهت فضایی که هیچ وقت به کار شما نمی آید و نتیجه اش می شود افزایش بی دلیل حجم بانک اطلاعاتی شما .
پس باز هم تاکید می کنم که حتما و حتما با انواع دیتا تایپ های اکسس به خوبی آشنا شده و انتخاب درستی برای نوع داده خودتان داشته باشید .
دیدگاهتان را بنویسید