فیلتر کردن در اکسل 💥 چطور اطلاعات اکسل را فیلتر کنیم؟
سلام به همراهان همیشگی وب سایت سافت پلاس . باز هم با مطلب دیگری در زمینه آموزش اکسل با هم هستیم . توی این مطلب می خواهیم با هم به سراغ قابلیتی به اسم فیلتر کردن در اکسل برویم .
اگر با اکسل کار کرده باشید حتما در کنار قابلیت های مختلف آن تا به حال از قابلیتی به اسم فیلتر کردن هم استفاده کرده اید یا اگر هم از آن استفاده نکرده باشید حداقل اسم آن را شنیده اید .
فیلتر کردن اطلاعات در اکسل یک قابلیت خیلی کاربردی است که موقع کار با داده ها توی اکسل مخصوصا وقتی که تعداد و حجم این داده ها زیاد باشد خیلی می تواند به کارتان بیاید .
ما هم می خواهیم به سراغ این قابلیت برویم و با زیر و بم کار فیلتر کردن داده ها توی اکسل بیشتر و بهتر آشنا شویم .
قرار است یاد بگیرید که چطور داده هایتان را فیلتر کنید ؟
چطور برای فیلتر کردن داده ایتان برای اکسل شرط و شروط تعیین کنید؟
و اینکه قرار است کلی تکنیک و ترفندهایی را یاد بگیرید که کاربران حرفه ای توی اکسل خودشان از آنها برای فیلتر کردن اطلاعاتشان استفاده می کنند .
من علیرضا شهرآئینی هستم و خوشحال می شوم که تا انتهای این مطلب با من همراه باشید .
فهرست محتوا
فیلتر کردن داده ها در اکسل یعنی چی؟
فرض کنید که شما توی یک شیت کاری در اکسل خودتان 1000 تا ردیف دارید که در داخل آنها اطلاعات مربوط به یک سری از کتابها را برای خودتان ثبت کرده اید .
این اطلاعات هم مختلف است مثلا نام کتاب ، نام نویسنده ، موضوعی که هر کتاب دارد ، قیمتی که هر کتاب دارد و کلی اطلاعات دیگر از این دست .
حالا فرض کنید که شما می خواهید فقط کتابهایی که موضوع آنها ” رمان ” است را ببینید و بقیه کتابها را می خواهید موقتا مخفی کنید .
این دقیقا می شود همان کاری که اکسل خیلی ساده آن را انجام می دهد و اسمش را هم می گذارد ” فیلتر کردن داده ها ” .
فیلتر کردن یعنی نمایش بخشی از اطلاعات که می خواهید و همزمان مخفی کردن بخشی دیگر که نمی خواهید از اطلاعات آن هم بصورت موقت
چه چیزهایی را می توانید توی اکسل فیلتر کنید؟
اکسل هر نوع داده و اطلاعاتی که شما بتوانید در داخل سلول هایش وارد کنید را می تواند برایتان فیلتر کند .
حالا این داده ها و اطلاعات می توانند شامل چه چیزهایی باشند ؟
مثلا داده های متنی ، داده های عددی ، داده های تاریخ و زمان .
حتی اکسل می تواند سلول های شما را بر اساس فرمت شان هم برایتان فیلتر کند .
نوع فونت سلول ها ، رنگ فونت شان ، رنگ پس زمینه سلول هایتان و خیلی چیز های دیگر برای تان فیلتر کند .
اما همه اینها به دو تا دسته کلی تقسیمی می شوند که در داخل دیاگرام زیر می بینید .
چند نوع فیلتر توی اکسل داریم ؟
اکسل خودش قابلیت فیلتر کردن را به دو تا دسته تقسیم کرده است . یکی فیلتر کردن اطلاعات به صورت ساده و دیگری فیلتر کردن اطلاعات به طور پیشرفته .
برای هر کدام از آنها هم دو تا آیکون مجزا قرار داده است که می توانیم از آنها استفاده کنیم .
توی این مطلب راجع به هر دو تای آنها صحبت می کنیم . اما اول برویم به سراغ فیلتر کردن اطلاعات بصورت ساده .
البته نباید گول کلمه ساده را بخورید چون فیلتر کردن داده ها در این حالت هم کلی برای خودش امکانات مختلف به همراه دارد .
گزینه فیلتر در کدام سربرگ اکسل قرار دارد ؟
برای فعال کردن قابلیت فیلتر اطلاعات در اکسل 2 تا راه دارید .
راه اول اینکه به سراغ سربرگ Home بروید و بعد در داخل پالت Editing روی دستور Sort & Filter کلیک کنید . درست مثل چیزی که توی تصویر زیر می بینید .
وقتی روی این گزینه کلیک کنید اکسل یک سری گزینه ها را به شما نمایش می دهد که 3 تا دستور آخر مربوط به قابلیت فیلتر کردن داده ها توی اکسل است .
اما روش دوم برای فعال کردن فیلترها استفاده از کلیدهای میانبر CTRL+SHIFT+L است .
چطوری داده هایتان را در اکسل فیلتر کنید ؟
از اینجا به بعد را با هم در قالب یک پروژه عملی پیش می رویم .
من برای پروژه خودم از یک فایل اکسل استفاده می کنم که در داخل آن یک سری اطلاعات مربوط به کتابهای مختلف را ثبت کرده ام .
اینجا امکان نمایش دادن نبود و گرنه من توی این شیت کاری اطلاعات 535 تا کتاب را بصورت ثبت شده دارم .
حالا می خواهم از همین فایل استفاده کنم و بعضی از اطلاعات موجود در آن را برای خودم فیلتر کنم .
چند تا سطر و ستون را می توانید در اکسل فیلتر کنید ؟
اول به این سوال بپردازیم که چند تا سطر را می توانید در اکسس فیلتر کنید ؟
پاسخ این سوال این است : ” هیچ تعداد ” ! چرا ؟ چون فیلترها در اکسل فقط و فقط روی ستون های اطلاعات اعمال می شوند و نه روی سطرها .
توی اکسل چیزی به اسم فیلتر کردن سطرها نداریم . پس دنبال آن هم نباشید . هر فیلتری که هست روی ستون ها اعمال می شود .
اما در مورد ستون ها هیچ محدودیتی وجود ندارد .
یعنی اگر شما 100 تا ستون هم داشته باشید می توانید قابلیت فیلتر کردن اطلاعات را برای هر 100 تای آنها فعال کنید .
اما اول بیایید کارمان را با فیلتر کردن یک ستون از این اطلاعات شروع کنیم .
من برای شروع کار به سراغ ستون ” E ” یعنی ستونی که در داخل آن اطلاعات مربوط به موضوعات کتاب ها ثبت شده است می روم .
اول باید از اکسل بخواهم که قابلیت فیلتر کردن داده ها را در اکسل برای این ستون فعال کند . چطور این کار را انجام می دهیم ؟
خیلی راحت اول کل ستون را انتخاب می کنید . بعد از طریق یکی از 2 تا روشی که بالاتر راجع به آن صحبت کردم روی آیکون فیلتر کلیک کنید با همین کار ساده اکسل قابلیت فیلتر را روی همان ستون مورد نظرتان فعال می کند .
اکسل چه گزینه هایی برای فیلتر کردن در اختیارتان می گذارد؟
اینکه اکسل چه گزینه هایی را در اختیار شما قرار می دهد بستگی به دو تا چیز دارد :
1- نوع داده ای که در داخل آن ستون وارد کرده اید .
منظورم از نوع داده این است که آیا در داخل آن ستون متن وارد کرده اید یا عدد یا از داده های نوع تاریخ و زمان استفاده کرده اید .
توی هر کدام از این حالت ها اکسل گزینه های مختلفی را برای فیلتر کردن در اختیار شما قرار می دهد .
2- چه فرمتی را در داخل سلول ها استفاده کرده اید .
این فرمت ها می تواند مربوط به رنگ پس زمینه سلول ها باشد ، نوع فونت نوشته ها باشد حتی رنگ فونت نوشته ها هم می تواند جزو چیزهایی باشد که اکسل می تواند آنها را برایتان فیلتر کند .
اما بیایید اطلاعات مربوط به ستون “E” در تصویر بالا را فیلتر کنیم این ستون اطلاعاتش در قالب متن است .
برای فیلتر کردن متن ها در اکسل چه گزینه هایی دارید؟
وقتی که قابلیت فیلتر کردن را روی ستون مورد نظری که حاوی اطلاعات از نوع متن است فعال می کنید اکسل یک آیکونی را در قسمت بالای این ستون برایتان قرار می دهد .
اگر روی این آیکون که به شکل یک فلش رو به پایین است کلیک کنید یک سری گزینه هایی را به شما نمایش می دهد .
توی تصویر زیر می توانید این گزینه ها را ببینید.
خود اکسل این گزینه ها را در سه بخش دسته بندی کرده است .
دسته اول که شامل 3 تا دستوری است که در بالای این کادر قرار دارد گزینه هایی هستند که مربوط به مرتب سازی داده ها می شوند .
بعد از این سه تا گزینه گزینه ای داریم به اسم sheet view که مربوط به ویوهایی است که می توانید از اطلاعات فیلتر شده ایجاد کنید .
می دانم که اصطلاح ویو برایتان نا آشناست و باید آن را برایتان توضیح بدهم . پس در ادامه راجع به این اصطلاح صحبت می کنیم .
خیلی خلاصه بگویم sheet view قابلیتی است که با استفاده از آن می توانید در آن واحد چند تا فیلتر را روی اطلاعات خودتان اعمال کنید و خروجی هر فیلتر را در داخل یک ویو برای خودتان ذخیره کنید .
حالا اینطوری می توانید به هر کدام از ویوهای مورد نظرتان مراجعه و اطلاعات فیلتر شده آنها را ببینید .
اگر توضیحات بیشتری می خواهید پس باید ویدئوی ابتدای این صفحه را نگاه کنید .
اما بخش سوم بخشی است که همه دستورات مربوط به فیلتر کردن داده های متنی در داخل آن قرار گرفته است . همانطور که در تصویر بالا هم می بینید این بخش شامل 5 تا گزینه ای است که آنها را شماره گذاری کرده ام و در ادامه راجع به یک به یک آنها با هم بیشتر صحبت می کنیم .
بررسی گزینه های مربوط به فیلتر کردن در اکسل
خود اکسل این گزینه ها را در سه بخش دسته بندی کرده است .
دسته اول که شامل 3 تا دستوری است که در بالای این کادر قرار دارد گزینه هایی هستند که مربوط به مرتب سازی داده ها می شوند .
بعد از این سه تا گزینه گزینه ای داریم به اسم sheet view که مربوط به ویوهایی است که می توانید از اطلاعات فیلتر شده ایجاد کنید .
می دانم که اصطلاح ویو برایتان نا آشناست و باید آن را برایتان توضیح بدهم . پس در ادامه راجع به این اصطلاح صحبت می کنیم .
اما بخش سوم بخشی است که همه دستورات مربوط به فیلتر کردن داده های متنی در داخل آن قرار گرفته است . همانطور که در تصویر بالا هم می بینید این بخش شامل 5 تا گزینه ای است که آنها را شماره گذاری کرده ام و در ادامه راجع به یک به یک آنها با هم بیشتر صحبت می کنیم .
گزینه شماره 1 : … Clear Filter From
این گزینه در شروع به کار غیر فعال است . چون هنوز هیچ فیلتری را روی ستون مورد نظر تان اعمال نکرده اید . اما بعد از اینکه فیلتر مورد نظرتان را ایجاد کردید این گزینه فعال شده و با استفاده از آن می توانید فیلتری را که اعمال کرده اید را پاک کنید .
گزینه شماره 2 : … Filter by Color
از اسمش هم پیداست که قرار است چه کاری برای شما انجام بدهد .
اگر در داخل سلول های ستون مورد نظرتان از رنگ های مختلف برای پس زمینه شان استفاده کرده باشید با استفاده از این گزینه می توانید سلول هایی که رنگ پس زمینه آنها با هم یکی است را برایتان فیلتر کند . اما چطوری ؟
بیایید بصورت عملی این کار را انجام بدهیم .
به تصویر زیر نگاه کنید .
توی تصویر بالا رنگ پس زمینه سلول هایی که عنوان کتاب آنها ” داستان بلند ” است به رنگ نارنجی درآمده است . حالا می خواهیم همه این سلول ها را فیلتر کنیم تا فقط سلول های با موضوع کتاب ” داستان بلند ” نمایش داده شوند .
برای این کار روی گزینه Filter By Color که کلیک کنید این گزینه ها برایتان نمایش داده می شود .
اینجا اکسل همه رنگ هایی را که در داخل سلول های این ستون استفاده کرده اید را شناسایی کرده و در اختیارتان قرار می دهد حالا هر رنگی را که می خواهید فیلتر شود را انتخاب کنید تا اکسل فقط سلول های همان رنگ را برایتان فیلتر و بقیه سلول ها را موقتا مخفی کند .
یک گزینه دیگر No Fill است . این گزینه همه سلول های فاقد رنگ را برای شما فیلتر می کند .
گزینه شماره 3 : Text Filter
اصل کار فیلتر کردن اطلاعات متنی مربوط به این گزینه است .
وقتی که روی این گزینه کلیک می کنید اکسل کلی گزینه دیگر را در اختیارتان قرار می دهد که با هر کدام از آنها می توانید کار فیلتر کردن اطلاعات متنی را انجام بدهید .
اینجا با هم یک به یک این این گزینه را بررسی می کنیم .
گزینه شماره 1 : Equal
به کمک این گزینه می توانید یک متن را در اختیار اکسل قرار بدهید تا اطلاعاتی را که دقیقا مشابه متن شماست را برایتان فیلتر کند
گزینه شماره 2 : Do not Equal
کار این گزینه بر عکس گزینه قبلی است . اگر متنی را در اختیار این گزینه بگذارید اکسل تمامی اطلاعاتی را برایتان فیلتر می کند که متن مورد نظر شما در داخل آن نباشد .
گزینه شماره 3 : Begin with
فرض کنید می خواهید متنی را فیلتر کنید اما همه آن را به خاطر ندارید . با استفاده از این گزینه می توانید از اکسل بخواهید که اطلاعاتی را فیلتر کند که آن اطلاعات با متن مورد نظر شما شروع شوند .
گزینه شماره 4 : End with
عملکرد این گزینه دقیقا بر عکس گزینه قبلی است یعنی اطلاعاتی برای شما فیلتر می شوند که به متن مورد نظر شما ختم می شوند .
گزینه شماره 5 : contain
به کمک این گزینه می توانید به اکسل بگویید که متن هایی را برایتان فیلتر کند که متن مورد نظری که با استفاده از این گزینه در اختیارش می گذارید جزئی از آنها باشد
گزینه شماره 6 : dose not contain
این گزینه هم که کارش برعکس گزینه قبلی است یعنی به کمک این گزینه می توانید به اکسل بگویید که متن هایی را برایتان فیلتر کند که متن مورد نظری که با استفاده از این گزینه در اختیارش می گذارید جزئی از آنها نباشد.
اما در انتهای همه این گزینه ها که با هم بررسی کردیم یک گزینه ای وجود دارد به اسم Custom filter .
روی آن که کلیک کنید یه پنجره ای برایتان باز می شود که تصویرش را در زیر می توانید مشاهده کنید .
اینجا همه گزینه هایی را که تا به حال در موردش با هم صحبت کردیم بصورت یک جا در اختیار شما قرار دارد و از طریق این کادر هم می توانید کار فیلتر کردن اطلاعات خودتان را انجام بدهید.
البته که در این کادر یکی دو تا قابلیت اضافه هم در اختیارتان هست که استفاده از آنها می تواند کار فیلتر کردن را برایتان راحت تر کند . توضیحات کاملتر در مورد این کادر را می توانید داخل ویدئوی همین صفحه مشاهده کنید .
بررسی چند سوال پرکاربرد در مورد فیلتر کردن در اکسل
در انتهای ان مطلب با هم چند تا سوال پرکاربردی را که می تواند برای شما هم مطرح شود را بررسی می کنیم .
سوال 1: چند تا ستون را می شود به طور همزمان فیلتر کرد؟
برای فیلتر کردن ستون ها توی اکسل هیچ محدودیتی وجود ندارد یعنی شما به طور همزمان می توانید روی چندین و چند ستون از اطلاعات فیلتر ها را اعمال کنید
سوال 2: برای فیلتر کردن در اکسل از چه میانبرهایی می شود استفاده کرد /
با استفاده از دکمه های میانبر SHIFT+CTRL+L می شود قابلیت فیلتر کردن را فراخوانی کرد .
الته دکمه های میانبر ALT+D+F+F هم می شود دقیقا همین کار را انجام داد .
سوال 2: برای فیلتر کردن در اکسل از چه میانبرهایی می شود استفاده کرد /
با استفاده از دکمه های میانبر SHIFT+CTRL+L می شود قابلیت فیلتر کردن را فراخوانی کرد .
الته دکمه های میانبر ALT+D+F+F هم می شود دقیقا همین کار را انجام داد .
ممنونم از اینکه تا انتهای این مطلب همراه من بودید . امیدوارم که این آموزش توانسته باشد پاسخگوی سوالات و خواسته های شما در مورد مبحث فیلتر کردن داده ها در اکسل بوده باشد .
با این وجود اگر سوال و یا نظری در این مورد داشتید می توانید در بخش نظرات مطرح کنید تا در اولین فرصت بررسی شود .
مطالب زیر را حتما مطالعه کنید
Xlookup در اکسل- تابعی با کلی قابلیت های کاربردی
تابع Hlookup در اکسل💥نکات و ترفندهای کار با آن +ویدئو
تابع فیلتر در اکسل 💥به همراه یک مثال کاربردی
تابع سفارشی در اکسل 💥چطور تابع مدنظرتان را در اکسل ایجاد کنید ؟
تابع countif در اکسل💚راهنمای کامل کار با آن
زوم کردن در سلول های اکسل + ۳ روش مختلف
4 دیدگاه
به گفتگوی ما بپیوندید و دیدگاه خود را با ما در میان بگذارید.
سلام
آیا راهی برای فیلترکردن براساس تاریخ موردنظر و یا تاریخهای کمتر یا بیشتراز آن در اکسل وجود دارد؟
با سلام .
ما توی اکسل ۳ نوع داده داریم . اعداد – متن ها و تاریخ ها .
توی اکسل قابلیت هر ۳ نوع این داده ها وجود دارد .
سلام وقتی اطلاعات فیلتر شده رو در custom view ذخیره می کنم و فایل رو save کرده و میبندم. وقتی باز می کنم در custom view چیزی نیست.چجوری میشه فیلتر رو تا جایی که انجام دادیم save کرد؟
سلام .
معمولا بعد از اینکه ویوی مورد نظر رو ایجاد و اون رو ذخیره کردید در دفعات بعدی که اکسل رو باز می کنید به قسمت ویوها که بروید یک لیست از ویوهای ذخیره شده در اختیار تان قرار می گیرد
فقط یک سوال .
موقع تعریف ویوی مورد نظر تیک هر دو تا گزینه را فعال می کنید یا نه ؟