چند فرمت سفارشی برای اعداد که هر حسابداری باید بداند.
سلام و درود به همه همراهان وب سایت سافت پلاس و همین طور علاقمندان یادگیری و کار با نرم افزار اکسل . در ادامه مطالب مربوط به آموزش اکسل می خواهیم در مورد فرمت های سفارشی کاربردی در اکسل مختص حسابداران با هم صحبت کنیم .
حالا چرا حسابداران ؟
فرمت هایی که از آنها استفاده خواهیم کرد بیشتر بر روی اعداد اعمال می شوند و مناسب افرادی مثل حسابدارها است که دائما با اعداد سر و کار دارند .
البته که حتما نباید حسابدار باشید تا از این فرمت ها استفاده کنید . شما هم اگر در اکسل با اعداد و ارقام مختلف سر و کار دارید ایده خیلی خوبی است که برای کار کردن و نمایش بهتر این اعداد آنها را در قالب فرمت های سفارشی به کاربرتان نمایش بدهید .
اگر علاقمند هستید که با این فرمت های سفارشی بطور کامل اشنا شوید کافی است که تا انتهای این مطلب من را همراهی کنید .
فهرست محتوا
کمی در مورد فرمت سفارشی در اکسل
Custom Format یا فرمت سفارشی چیزی است که شکل و شمایل نمایش اعداد یا متن ها را در اکسل تغییر می دهد . چرا ؟
برای اینکه خوانایی متن ها و یا اعداد و بطور کل خوانایی اطلاعات موجود در اکسل را برای کاربر آسان تر کنند .
اکسل چطور این کار را انجام می دهد ؟
به کمک یک ساختار که از 4 تا قسمت مجزا تقسیم شده و با تنظیماتی که در هر کدام از این 4 تا بخش تعریف می کنید می توانید شکل و شمایل نمایش اطلاعات خودتان را تغییر بدهید .
این ساختار استاندارد که از ان صحبت می کنم چه شکلی است ؟
اینجا قرار نیست راجع به این ساختار صحبت کنم چون در مطلب راهنمای جامع کار با فرمت های سفارشی در اکسل بطور کامل این ساختار را توضیح داده ام و قرار نیست اینجا آنها را تکرار کنم .
پس توصیه می کنم که اگر با فرمت سفارشی در اکسل آشنا نیستید ، اول مطلب مربوط به آن را مطالعه کرده و بعد به سراغ این آموزش بیایید .
اما برویم با هم چند تا فرمت جالب و کاربردی را که روی اعداد اعمال می شوند با هم بررسی کنیم .
فرمت هایی که می توانند برای هر کسی از جمله حسابداران که بیشتر با اعداد و ارقام سر و کار دارند واقعا جالب و البته کاربردی باشند .
فرمت Accounting با فرمت Currency چه فرقی دارد ؟
این دو تا فرمت شباهت زیادی به هم دارند اما در عین حال در ظاهر نمایش اعداد یک سری تفاوت هایی را ایجاد می کنند . مثلا به تصویر زیر نگاه کنید :
ستون C یک سری از اعداد را در فرمت Currency و ستون D همان اعداد را در قالب Accounting نمایش می دهد. یک سری تفاوت بین این دو تا فرمت وجود دارد که در زیر به آنها اشاره می کنم .
1. فرمت currency واحد پولی را در سمت چپ و دقیقا چسبیده به مقادیر عددی نمایش می دهد اما این قضیه برای فرمت Accounting را در همان سمت اما با فاصله زیاد از اعداد نمایش می دهد.
2. فرمت currency اعداد را بصورت پیش فرض از وسط تراز بندی می کند اما فرمت Accounting اعداد را از سمت راست سلول تراز بندی می کند .
3- فرمت currency برای نمایش اعداد منفی از یک علامت منفی قبل از اعداد استفاده می کند اما فرمت Accounting اعداد منفی را داخل دو تا پرانتز قرار می دهد .
4 – فرمت currency مقادیر صفر را با استفاده از عدد صفر نمایش می دهد اما در فرمت Accounting
برای نمایش مقدار عددی صفر از علامت خط تیره استفاده می کند .
فرمت داده ها از نوع Accounting
احتمالا خود طراحان اکسل دقیقا متوجه این موضوع بوده اند که فرمت عددی از نوع Number و یا حتی فرمت currency چیزی نیست که بتواند نیازی های یک حسابدار را به طور کامل پوشش بدهد .
به همین خاطر در کنار سایر فرمت های دیگر یک فرمتی به نام Accounting طراحی شده و در داخل اکسل قرار داده شده است .
فرمت Accoounting فرمت مخصوص نمایش اعداد در قالب محاسباتی است که بیشتر حسابداران با آنها سر و کار دارند .
اما فرمت Accounting چه کار می کند .
وقتی که این فرمت را روی محدوده ای از سلول ها در اکسل اعمال می کنید هر عددی را که در داخل آن وارد می کنید اکسل به طور خودکار واحد پولی تنظیم شده را در کنار آن نمایش می دهد .
این واحد پولی مربوط به تنظیماتی می شود که در کادر فرمت سل خودتان انجام داده اید .
هر واحد پولی را که در آنجا تعریف کنید اکسل هم از همان واحد پولی استفاده می کند .
فرمت Accounting فرمت کاربردی است اما می شود یکی دو تا ایراد هم به آن گرفت .
ایراد اولش این است که واحد پول را دارد در همه سلول ها تکرار می کند . در صورتی که شاید وقتی در عنوان ستون واحد پول نوشته شود دیگر نیازی به تکرار مداوم آن در طول ستون نباشد .
ایراد بعدی این است که برای زبان فارسی، اول دارد واحد پول که همان ریال باشد را می آورد و بعد عدد مربوط به آن را در صورتی که باید کاملا برعکس باشد .
اشکال بعدی هم در ردیف های شماره 3 و 4 از تصویر بالا مشخص است . وقتی که می خواهید یک عدد را به صورت منفی وارد کنید شکل نمایش درستی را ندارد .
پس باید به نحوی این مشکلات و ایرادها را رفع کرد . چطوری باید این کار را کرد ؟
با استفاده از فرمت سفارشی که خودمان آن را تعریف می کنیم .
بررسی چند فرمت سفارشی کاربردی در حسابداری
بیایید با هم چند تا فرمت کاربردی در اکسل را که در حسابداری هم کاربرد دارد را با هم بررسی کنیم .
از فرمت زیر شروع کنیم .
#,##0_);(#,##0);-_);@_)
خروجی فرمت بالا به صورت تصویر زیر است
کاری که این فرمت می کند این است که :
– علامت پولی را بی جهت در همه سلول ها تکرار نمی کند .
– مقادیر عددی 0 را با علامت – نمایش می دهد .
– اعداد منفی را داخل پرانتز می گذارد . دقیقا مثل چیزی که در حسابداری متداول است .
به عنوان یک ایده متداول می توانید برای خوانایی بیشتر اعداد و تفکیک بهتر اعداد مثبت از منفی از اکسل بخواهید که اعداد منفی را به رنگ قرمز برایتان نمایش بدهد .
برای این کار از فرمت زیر می توانید کمک بگیرید .
یک مطلب پیشنهادی جالب: جمع کردن و شمارش داده ها بر اساس رنگ سلول ها در اکسل
#,##0_);[Red](#,##0);-_);@_)
تصویر زیر خروجی فرمت سفارشی بالا را نمایش می دهد.
و یا حتی در یک حالت تکمیل تر می توانید فرمتی را تعریف کنید که در کنار تغییر رنگ اعداد مثبت و منفی بتوانید یک سری فلش های جهت دار را هم به اعداد خودتان اضافه کنید .
مثلا فرمت سفارشی زیر را نگاه کنید .
[Blue]▲#,##0_);[Red]▼(#,##0);-_);@_)
خروجی فرمت سفارشی بالا به شکل و شمایل تصویر زیر خواهد بود .
این هم از مطلب مربوط به فرمت های سفارشی در اکسل . فرمت هایی که بیشتر می تواند برای حسابداران کاربردی و مفید باشد .
امیدوارم که این مطلب برایتان کاربردی بوده باشد .
خوشحال می شوم اگر نظر یا پیشنهادی در مورد این مطلب دارید با من در میان بگذارید .
منتظر حضور مجدد شما در وب سایت سافت پلاس هستم . 😉😉😉
دیدگاهتان را بنویسید