انواع خطاها در اکسل و راههای رفع آنها

خطاها در اکسل جزئی جدایی ناپذیر از کار با این نرم افزار است .

یک جمله معروف هست که می گوید ” هر چه در اکسل از فرمول های بیشتری استفاده کنید احتمالا با خطاهای بیشتری روبرو می شوید ” .

داستان از اینجا شروع می شود که:

شما یک فرمول را در سلولی وارد می کنید

و یا اینکه  یک تـــابــــع  را فراخوانی نموده آرگومانهای آن را تعیین می کنید

و در گام آخر دکمه Enter  را می زنید و در انتظار  نتیجه مورد نظر هستید . 

اما نتیجه ای که به شما نمایش داده می شود آن چیزی نیست که انتظارش را داشتید .

مطمئنا از خروجی که توسط اکسل به شما نمایش داده می شود  متعجب می شوید .

 

انواع خطاها در اکسل

و شاید هم کمی گیج و سر درگم.

این علائم و عبارت های عجیب و غریب چیزی است که ما از آنها تحت عنوان خطاها یا Error  در اکسل نام می بریم .

مسلما در حین کار فرمول ها و توابع حداقل برای یک بار هم که شده با یکی از انواع خطاها در اکسل مواجه می شویم .

و مطمئنا کسی نمی تواند ادعا کند که تا به حال با اکسل کار کرده باشد ولی با هیچ پیغام خطایی در اکسل مواجه نشده باشد .

کسی که چنین ادعایی می کند را نمی توان یک فردی دانست که در بالاترین سطح از مهارت در کار با این برنامه برخوردار است بر عکس چنین کسی مطمئنا فردی است که به احتمال زیاد در حد خیلی ساده و مبتدی با اکسل کار می کند و چه بسا که اصلا سر و کاری با هیچ تابع و فرمولی هم نداشته باشد .

جمله ای را که در ابتدای این مطلب برایتان گفتم را بخاطر بیاورید :

” هر چه در اکسل از فرمول های بیشتری استفاده کنید احتمالا با خطاهای بیشتری روبرو می شوید ”

خطاها در اکسل و پیامهایی که در خصوص خطاهای رخ داده از طرف این برنامه  به ما نمایش داده می شوند به خودی خود چیز بدی نیستند.

اما قبول دارم که این پیامها اگر بد نباشند اما حداقل باعث سردر گمی و گیج شدن کاربر می شوند .

چون وقتی خطایی رخ می دهد پیغامی برای ما به نمایش در می آید که هیچ توضیح مشخصی در باره اینکه چرا این خطا رخ داده و حالا که خطا رخ داده برای رفع ان باید چه کرد از سوی اکسل به ما داده نمی شود . 

اما صرفنظر از شکل و ظاهر هر پیغام خطایی که اکسل به ما نمایش می دهد که مسلما  در نگاه اول بسیار  گنگ و نامفهوم است هر کدام از این خطاها یک مفهوم خاصی را به همراه خود دارند .

کار ما این است  که با مفهوم هر خطایی که برای نمایش داده می شود آشنا شویم و وقتی منظور آن را دریافتیم به راحتی می توانیم نسبت به رفع آن خطا اقدام کنیم .

و این کاری است که ما امروز در این مطلب آموزشی می خواهیم به آن بپردازیم و به  شناسایی خطاها  پرداخته و با انواع خطاها در اکسل آشنا شده و راههای رفع این خطاها را بصورت یک به یک مورد بررسی قرار دهیم . 

پس از شما دعوت می کنیم تا انتهای مطلب مربوط به شناخت انواع خطاهای اکسل همراه باشید . 

معرفی و شناخت انواع خطاهای اکسل

انواع خطاها در اکسل

قبل از اینکه بخواهیم به معرفی انواع خطاها  بپردازیم اجازه بدهید این نکته را نیز عنوان کنم که وجود خطاها در اکسل به خودی خود اصلا چیز بدی نیست .

چون وقتی که اکسل به شما یک پیغام خطا را نمایش می دهد در واقع به شما می گوید که اشکالی در کار وجود دارد و یا اینکه چیزی سر جایش نیست .

و ما تنها کاری که باید بکنیم این است که این ایراد و اشکال را برطرف کنیم .

در قدم اول باید با انواع مختلف خطاهای اکسل آشنا شویم .

بطور کل ما در اکسل ممکن است با ۸ خطای مختلف مواجه شویم .

در ادامه به معرفی هر کدام از این خطاها پرداخته و به بیان علت وقوع آن و نیز راههای برطرف کردن این را مورد بررسی قرار می دهیم .

خطای شماره ۱- خطای  ###### 

اگر بعد از وارد نمودن یک فرمول و یا تابع منتظر خروجی آن بودید و در عوض با همچین عبارتی در سلول مورد نظر مواجه شدید به هیچ وجه ناراحت نشوید . چرا ؟

چون این حالت را اصلا نمی توان جزء خطاها به حساب آورد یا لااقل جزو خطاهای جدی نیست .

علت بروز این خطا تنها یک چیز است  و آن هم کمبود فضا برای نمایش نتیجه نهایی است .

یعنی محاسبات مورد نظر شما به درستی انجام شده است اما  سلولی که قرار است نتایج را به نمایش بگذارد فضای کافی را برای این کار ندارد . 

برای رفع مشکل ایجاد شده فقط کافی است فضای سلول مور نظر را بزرگ نمایید .

خطای شماره ۲- خطای  DIV/0 #

این خطا نیز جزو ساده ترین خطاهایی است که می تواند برای شما نمایش داده  شود .

علت بروز این خطا می تواند ناشی از یکی از دو  دلیل زیر باشد . 

۱- یا اینکه شما تلاش می کنید که یک عدد را بر صفر تقسیم کنید.

۲- دلیل دوم هم می تواند به این علت باشد که شما می خواهید یک سلول حاوی یک عدد را بر سلولی تقسیم نمایید که خالی از  عدد می باشد .

انواع خطاها در اکسل

پس هر گاه با این خطا مواجه شدید علت بروز خطا یا خالی بودن سلول مورد نظر است یا اینکه سلول مورد نظر حاوی عدد صفر است .

رفع این خطا نیز به سادگی امکان پذیر است .

فقط کافی است که سلول مور نظر که می تواند خالی از عدد باشد یا اینکه حاوی عدد صفر باشد را پیدا نمایید .

–  خطای شماره ۳-    NAME#?
 اگر در حین کار با اکسل با این خطا مواجه شدید به این معنی است که اکسل قادر به شناسایی یک چیز خاص نمی باشد. 

یا بهتر است بگوییم که اکسل قادر به دریافت مفهوم یک چیز خاص نیست .

 حال این یک چیز خاص می تواند یکی ار موارد زیر باشد .

–  یا یک نام تابع را به درستی وارد نکرده اید و اکسل نمی تواند تابع مربوطه را تشخیص دهد .

–  یا نام یک محدوده از سلول ها را به یک تابع معرفی کرده اید ولی همچین محدوده ای از سلول ها با نام مورد نظر شما وجود ندارد .

–  یا اینکه آدرس یک سلول را به درستی وارد نکرده اید .

در هر سه حالت بالا ما نام یک تابع یا نام یک محدوده و نام یک سلول را به اکسل معرفی کرده ایم .

اما بنابر دلایلی این نام برای اکسل کاملا نامفهوم است .

برای اینکه بهتر با موضوع این خطا آشنا شوید به مثال های زیر توجه نمایید .

مثال-۱ درج نادرست نام یک تابع 

به تصویر زیر نگاه کنید .

 

انواع خطاها در اکسل

همانطور که در تصویر بالا مشاهده می کنید ما نام تابع   VLOOKUP  را  با یک کاراکتر اضافه و در نتیجه بصورت ناصحیح وارد کرده ایم .

هر چند که آرگومانهای این تابع را به درستی تعیین نموده ایم اما چون اکسل نمی تواند این تابع را تشخیص دهد برای ما عبارت NAME#? را نمایش می دهد .

در اینجا کافی است نام تابع را اصلاح کنیم تا خطای مربوطه برطرف گردد . 

مثال -۲ . آدرس دهی نا درست یک محدوده 

این حالت وقتی اتفاق می افتد که شما در قدم اول یک محدوده از سلولها را انتخاب نموده و آنها را نام گذاری کرده باشید .

اکنون اگر در ساختار یک فرمول یا تابع بخواهید از  داده های این محدوده و یا یک سلول  استفاده نمایید باید نام این محدوده  از داده ها را بطور صحیح وارد نمایید در غیر اینصورت اکسل خطای NAME#? را به شما نمایش می دهد .

تصویر زیر گویای همین امر است .

انواع خطاها در اکسل

برای خطا در این حالت کافی است نام محدوده مورد نظر را به درستی وارد نمایید .

مثال -۳٫ آدرس دهی نادرست یک یا چند سلول .

به تصویر زیر نگاه کنید .

 

انواع خطاها در اکسل

 

ما در این فرمول به داده موجود در سلول  F2  اشاره کرده ایم .

اما چون در ساختار فرمول خود به طور نادرستی به سلول مورد نظر اشاره کرده ایم با پیغام NAME#? مواجه شده ایم .

در این مورد نیز فقط کافی است آدرس سلول مورد نظر را اصلاح نماییم .

 

–  خطای شماره ۴ :  N/A error

اکسل با استفاده از این خطا به زبان بی زبانی به ما می گوید که قادر به پیدا کردن یک چیز خاص نیست .

یا اینکه چیزی این وسط گم شده است .

حالا این گمشده می تواند هر چیزی باشد .

بعنوان مثال این آیتم گمشده می تواند نام یک فرد ، نام یک رنگ خاص ، یک عدد خاص و یا هر چیز دیگری باشد .

این از آن مواردی است که تا مثالی را برای آن نزنیم متوجه منظور این خطا نمی شویم .

پس به مثال و تصویر زیر توجه کنید .

 

انواع خطاها در اکسل

 

ما در این تصویر با استفاده از    تابع ( )VLOOKUP   از اکسل خواسته ایم که مقدار  عددی فروش برای محصول   Bacon را برای ما پیدا کند .

اما نتیجه کار چیست ؟ یک پیغام  N/A error 

چرا ؟ چون اصلا در بین لیست محصولات ما اصلا محصولی به نام  Bacon  وجود ندارد که اکسل بخواهد مقدار فروش آن را برای ما برگرداند . پس به ناچار به ما پیغام N/A error را به نمایش می گذارد

هر چند که وقوع این خطا در هر جایی از اکسل محتمل است اما احتمال اینکه در حین کار با توابع VLOOKUP, HLOOKUP, LOOKUP و MATCH با این خطا مواجه شوید بیشتر است .

پس هر گاه با این خطا مواجه شدید ببینید چه چیزی را به اکسل معرفی کرده اید که در حال حاضر در صفحه کاری شما و یا در محدوده معرفی شده اصلا وجود خارجی ندارد .

–  خطای شماره ۵ :     NUM ERROR ! 

 وقتی که با این خطا مواجه شدید باید بدانید که یک اشکالی در اعداد و ارقام مربوط به محاسبات شما پیش آمده است .

اما چه اشکالاتی ممکن است بوجود آمده باشد :

–  وقتی عدد حاصل از محاسبات خیلی بزرگ باشد .

–  وقتی که عدد حاصل از محاسبات خیلی کوچک باشد .

–  وقتی که انجام یک محاسبه اصولا غیر قابل امکان باشد .

برای مورد اول فرض کنید که می خواهید یک عدد ۱۰ رقمی را به توان یک عدد ۲۰ رقمی برسانید .

چون  نتیجه حاصل از این محاسبه بسیار بزگ می شود بنابراین اکسل به شما خطای #NUM! را نمایش می دهد. 

و یا در مورد دوم اگر بخواهید یک عدد یک رقمی را بر عددی ۳۰ رقمی تقسیم کنید چون نتیجه عدد کوچکی است باز هم اکسل این خطا را نمایش می دهد .

اما برای حالت سوم به تصویر زیر نگاه کنید تا متوجه شوید که چه موقع یک  محاسبه غیر قابل امکان است . 

انواع خطاها در اکسل

در تصویر بالا در سلول آخر ما از اکسل می خواهیم جذر یک عدد منفی را برای ما حساب کند که قاعدتا این امر نشدنی است پس اکسل ناگزیر به ما پیغام  #NUM!   را نمایش می دهد .

–  خطای شماره ۶ :   #VALUE! error

این خطا از خطاهایی است که به وفور در حین کار با نرم افزار اکسل ممکن است که با آن مواجه شوید .

اما مفهوم این خطا چیست ؟

این خطا وقتی به نمایش در می آید که ما در ساختار یک فرمول مقداری را وارد کرده ایم که اکسل انتظار آن را نداشته و یا اینکه این مقدار اصلا نمی تواند برای این فرمول مورد استفاده قرار گیرد .

به تصویر زیر نگاه کنید .

انواع خطاها در اکسل

در این تصویر از تابع sum  استفاده کرده ایم .

قاعدتا این تابع انتظار دارد که برای انجام محاسبات حداقل دو عدد را به آن بدهیم .

اما در آرگومان دوم ما به جای عدد یک متن را وارد کرده ایم و این دقیقا چیزی است که اکسل اصلا انتظار آن را ندارد بنابراین به ما پیعام Value error  را نمایش می دهد .

یا به تصویر زیر نگاه کنید .

در این تصویر ما با استفاده از تابع Month ()  می خواهیم ماه مربوط به یک تاریخ را استخراج نماییم .

 

انواع خطاها در اکسل

 

سلول C3  بدون مشکلی نتیجه را نمایش می دهد اما در سلول C4  ما با خطا مواجه می شویم .

چرا ؟

چون این تابع انتظار دارد که یک تاریخ را به آن معرفی کنیم تا ماه مربوط به آن را برای ما استخراج کند در صورتی که در حالت دوم ما به جای تاریخ یک متن را تابع داده ایم و خب اکسل هم پاسخی جز پیغام خطای Value برای ما نمی دهد .

برای رفع این خطا هم باید مقداری را به یک تابع یا فرمول خود معرفی کنیم که از قبل برای آن برنامه ریزی شده است و انتظار آن را دارد تا محاسبات خود را برمبنای آنها به درستی انجام دهد .

یکی از جاهایی که ممکن است با این خطا مواجه شوید زمانی است که می خواهید از فرمول های آرایه ای در اکسل استفاده کنید  که در خصوص این نوع خاص از فرمول ها در آینده صحبت خواهیم کرد.

–  خطای شماره ۷ :   #Reff  Error ! . 

 این هم از آن دسته خطاهایی است که ممکن است به دفعات برای شما نمایش داده شود .

حال ببینیم چه موقع با این خطا روبرو خواهیم شد .

اصولا این خطا وقتی پیش می آید که یک فرمول یا تابع آدرس یا رفرنسی را که برمبنای آن کار می کند را نتواند پیدا کند .

بعنوان مثاال به تصویر زیر نگاه کنید .

انواع خطاها در اکسل

در این تصویر ما در سلول C8  یک فرمول برای جمع مقادیر را وارد کرده ایم .

حال این فرمول را کپی نموده و به سلول جدید منقل نموده ایم اما در محل جدید چون نمی تواند مرجع سلول هایی را که باید از آنها داده های مورد نظر را بگیرد شناسایی کند پیغام خطای مزبور را به ما نمایش می دهد .

چرا نمی تواند ؟

چون آدرس سلول ها در فرمول اول ما بصورت نسبی است .

وقتی ما فرمول خود را به محل جدید در سلول E4  منتقل می کنیم فرمول بطور خودکار می خواهد مرجع سلول ها را از C3:C7  به محدوده E3:E7  منتقل کند درصورتی که خود این فرمول در داخل این محدوده قرار دارد و قاعدتا دچار خطا می شود .

–  خطای شماره ۸ :   ! NULL  Error # . 

 این خطا جزو ساده ترین خطاهایی است که ممکن است رخ بدهد و برای شما به نمایش درآید .

به تصویر زیر نگاه کنید .

انواع خطاها در اکسل

 

در این تصویر ما یک تابع داریم اما فراموش کرده ایم که بین دو آرگومان مربوطه از علامت نقطه ویرگول  ” ; ” استفاده کنیم .

به همین سادگی با این خطا مواجه می شویم و به همین سادگی نیز می توانیم به رفع این خطا بپردازیم. 

 در این جا به انتهای مطلب مربوط به بررسی و شناخت  انواع خطاها در اکسل می رسیم .

در آینده باز هم مطالب تکمیلی در این مورد را با هم فرا خواهیم گرفت .

انواع خطاها در اکسل.

 

 

آموزش اکسل بازدید : 142 views ۲۳ شهریور, ۱۳۹۸ ۰