بکاپ گیری خودکار در اکسل🔆 ۲ روش [پیشنهادی عالی]
سلام به یکی دیگر از آموزش های سافت پلاس در زمینه آموزش اکسل خوش آمدید . توی این آموزش می خواهیم در مورد بکاپ گیری خودکار در اکسل با هم صحبت کنیم .
اینکه اصلا منظور از بکاپ گیری در اکسل چی هست ؟
با اهمیت بکاب گیری در اکسل آشنا می شوید .
چه مواقعی ما نیاز به گرفتن بکاپ در اکسل داریم؟
و برای این کار چه روش هایی وجود دارد؟
پس بدون هیچ مقدمه دیگری به سراغ اصل آموزش مان می رویم .
فهرست محتوا
چه موقع احتیاج به بکاپ گیری خودکار در اکسل داریم ؟
اول از همه به این سوال پاسخ بدهیم که چرا و چه موقع ما نیاز به گرفتن پشتیبان گیری یا تهیه بک آپ در اکسل داریم ؟
نرم افزار اکسل نرم افزاری است که دائما اطلاعات جدید را در داخل آن وارد می کنیم یا اطلاعاتی را از آن حذف می کنیم .
حالا تصور کنید که این اطلاعات برای شما جنبه حیاتی داشته باشد و به هیچ وجه نمی خواهید که فایل اکسل شما دچار اشکال شود .
شاید احتمال اینکه یک فایل اکسل دچار خطا شود خیلی کم باشد اما اینطور نیست که این احتمال را در حد صفر در نظر بگیریم .
برای اینکه خیالمان از بابت همان چند درصد کمی که ممکن است فایل اکسل مان را تحت تاثیر قرار بدهد راحت کنیم بهترین کار این است که همیشه یک نسخه بک آپ و یا پشتیبان از آخرین فایل اکسل مان تهیه کنیم .
برای این کار 2 تا روش وجود دارد که در این مطلب می خواهیم راجع به آنها با هم صحبت کنیم .
روش اول : پشتیبان گیری در اکسل به کمک امکانات خود اکسل .
کار پشتیبان گیری یا همان گرفتن بک آپ در اکسل آنقدر مهم بوده که خود نرم افزار اکسل بصورت پیشفرض یک سری امکانات و قابلیت هایی برای برای این کار از قبل آماده کرده است .
کافی است که ما با این امکانات آشنا شده و بتوانیم از آنها به درستی استفاده کنیم . کاری که در این قسمت می خواهیم راجع به آن با هم صحبت کنیم .
اما برای اینکه اکسل بصورت خودکار از فایل های شما یک Backup تهیه کند لازم است که این قابلیت را در داخل اکسل فعال کنید .
برای این کار باید . چند تا مرحله ساده را پشت سر بگذارید که در ادامه به آنها اشاره می کنم .
اول به سراغ گزینه File رفته روی ان کلیک کنید . سپس از بین گزینه های موجود به سراغ گزینه save as رفته روی آن کلیک کنید .
بعد از این کار پنجره معروف save as برای شما باز می شود در این پنجره و در قسمت پایین ان یک گزینه ای داریم به اسم tools روی آن کلیک کنید .
بعد از این که روی این گزینه کلیک می کنید چند تا گزینه برای شما نمایش داده می شود از بین آنها روی General Option کلیک کنید
با این کار اکسل یک پنجره دیگر را برای شما نمایش می دهد توی این پنجره گزینه ای داریم با عنوان Always create backup .
تیک این گزینه را که بزنید دیگر کار تمام است.
از این به بعد بصورت خودکار یک نسخه بک آپ از فایل اکسل شما تهیه خواهد شد و دیگر خیالتان راحت است که همیشه یک نسخه از آخرین تغییرات را دارید .
اما یک سوال ؟
محل ذخیره بک آپ اکسل کجاست ؟
اینکه بک آپ اکسل کجا ذخیره شود کاملا به شما بستگی دارد .
اگر که آدرسی را به اکسل معرفی کنید اکسل فایل بک آپ تهیه شده را در آدرس مورد نظر شما ذخیره می کند .
اما اگر آدرسی برای اکسل تعیین نکنید اکسل فایل بک آپی را که تهیه کرده در کنار فایل اکسل اصلی شما و دقیقا در همان آدرس مربوط به فایل اصلی ذخیره می کند .
سوال دوم : اکسل فایل های بک آپ را با چه فرمتی ذخیره می کند ؟
پاسخ این سوال هم این است که اکسل برای ذخیره فایل های بک آپ از فرمت XLK استفاده می کند .
روش دوم : بک آپ گرفتن از اکسل به کمک کدهای VBA
در قسمت قبلی با امکاناتی که خود اکسل برای بک آپ گیری در اختیار ما قرار می دهد آشنا شدیم .
حالا می خواهیم به سراغ یک روش پیشرفته تر برویم .
می خواهیم کدهایی را بنویسیم که با استفاده از این کدها اکسل کار پشتیبان گیری از فایل ما را بصورت خودکار برایمان انجام بدهد .
البته در این بین یک سری امکانات خاص را هم برای خودمان تعریف می کنیم .
برویم و کار را شروع کنیم .
مرحله اول : ورود به محیط کد نویسی وی بی ای
در نخستین گام باید وارد محیط برنامه نویسی وی بی ای در اکسل بشویم . حُب برای این کار کافی است که دکمه های ALT +F11 را همزمان از روی صفحه کلیدمان فشار بدهیم .
حالا وارد محیط کد نویسی اکسل شده ایم . وقتی که وارد این محیط می شویم یک کادر در سمت چپ به اسم Project Explorer برای مان نمایش داده می شود .
راستی اگر کادر Project Explorer برای شما نمایش داده نشده بود
کافی است دکمه های CTRL +R را از روی صفحه کلید فشار دهید .
تا این پنجره برایتان نمایش داده شود .
توی این کادر روی گزینه This Workbook یک دابل کلیک کنید . حالا یک صفحه سفید در اختیار شما قرار می گیرد . در ادامه دو تا کار دیگر هم باید انجام دهید .
در قسمت بالایی از این صفحه دو تا لیست کشویی وجود دارد . از لیست کشویی سمت چپ گزینه workbook از لیست کشویی سمت راست هم گزینه Before Close را انتخاب کنید .
فکر کنم متوجه شده باشید می خواهیم چه کار کنیم . در واقع اینجا می خواهیم کدهایی را بنویسیم که قبل از بسته شدن فایل اکسل این کدها اجرا شده و از فایل اکسل ما یک بک آپ گرفته می شود .
می پرسید چه کدهایی؟ با من همراه شوید تا با هم این کدها را بنویسیم .
Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
Dim path As String
path = "D:\softpluse.xlk"
ThisWorkbook.Save
ThisWorkbook.SaveAs Filename:=path
Application.Quit
End Sub
این کدها چیزهایی هستند که با استفاده از انها خیلی راحت می توانید کاری کنید که هر بار که فایل اکسل شما بسته می شود یک نسخه خودکار از مجموعه اطلاعات موجود شما تهیه شده و در مسیر مورد نظر به همراه اسم و فرمتی که در خط شماره 5 تعریف می کنید ذخیره شود .
اما کدهایی که در بالا داریم می توانند یک اشکال کوچک هم ایجاد کنند .
این اشکال این است که هر بار که شما فایل اصلی خودتان را می بندید اکسل نسخه Backupm جدید را ایجاد کرده و با حذف نسخه بک آپ ذخیره شده قبلی آن را جایگزین آن در محل مورد نظر می کند .
اگر نمی خواهید این اتفاق بیفتد باید کاری کنید که هر نسخه پشتیبانی که تهیه می شود اسم و مشخصاتش با بقیه نسخه های بک آپ گرفته شده متفاوت باشد .
این طوری دیگر نسخه های قبلی حذف نمی شوند .
برای این کار می توانید کدهای زیر را استفاده کنید .
Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
Dim path As String
path = "D:\softpluse\"
ThisWorkbook.Save
Application.DisplayAlerts = False
ThisWorkbook.SaveAs Filename:=path & Format(Now, "yyyy_mm_dd_hhnnss"), FileFormat:=52
Application.DisplayAlerts = True
Application.Quit
End Sub
در کدهای بالا هر بار که برنامه اکسل اصلی شما بسته می شود یک فایل پشتیبان تهیه و در محلی که در خط شماره 12 مشخص شده است ذخیره می شود .
برای اینکه اسم فایل های پشتیبان با هم یکسان نباشد به اسم فایل مورد نظر تاریخ و ساعتی که این فایل ایجاد شده است هم اضافه می شود .
اینطوری دیگر اسم فایل ها با هم یکسان نیستند و فایل های پشتیبان قبلی هم برای شما حذف نمی شوند مگر اینکه خودتان به سراغ آنها بروید و آنها را به صورت دستی حذف شان کنید .
از اینکه تا انتهای آموزش مربوط به نحوه بک آپ گیری خودکار در اکسل با من همراه بودید از شما تشکر می کنم .
امیدوارم که این اموزش برای شما کاربردی بوده باشد .
خوشحال می شوم اگر سوال یا نظری در مورد این اموزش دارید که به بهبود کیفیت ان کمک می کند در قسمت نظرات با من در میان بگذارید .
باز هم منتظر حضور مجدد شما در سافت پلاس هستم .
مطالب زیر را حتما مطالعه کنید
Xlookup در اکسل- تابعی با کلی قابلیت های کاربردی
تابع Hlookup در اکسل💥نکات و ترفندهای کار با آن +ویدئو
تابع فیلتر در اکسل 💥به همراه یک مثال کاربردی
تابع سفارشی در اکسل 💥چطور تابع مدنظرتان را در اکسل ایجاد کنید ؟
تابع countif در اکسل💚راهنمای کامل کار با آن
زوم کردن در سلول های اکسل + ۳ روش مختلف
2 دیدگاه
به گفتگوی ما بپیوندید و دیدگاه خود را با ما در میان بگذارید.
سلام
دوست عزیز من از روش اول شما استفاده کردم همون بک آپ اولی رو که میگیره، دیگه تغییراتی ایجاد نمیشه یعنی هرچی فایل اصلی رو تغییر میدم در بک آپ pdf هیچ تغییراتی انجام نمیشه
ممنون میشم اگه کمک کنید
درود فراوان به شما دوست عزیز
سلام منظورتون رو از بکاپ PDF متوجه نشدم چون اینجا صحبتی از پی دی اف نیست