نگران حجم فایل اکسل تان هستید؛ با یکی از این ۱۱ روش آن را کم کنید.
سلام به سافت پلاس خوش آمدید . امروز می خواهیم در زمینه آموزش و کار با نرم افزار اکسل با هم در مورد نحوه کم کردن حجم فایل های اکسل با هم صحبت کنیم .
مطمئنا برای کسی که در داخل اکسل با 100 ردیف دیتا کار می کند مساله افزایش حجم فایل اکسل چندان دغدغه بزرگی نیست . اما اگر یک فایل اکسل به 10 هزار ردیف اطلاعات داشته باشیم مطمئنا مساله افزایش حجم فایل اکسل یک مساله جدی خواهد بود .
وقتی که با اکسل کار می کنید به مرور زمان که اطلاعات خودتان را در داخل آن قرار می دهید با اولین مشکلی که مواجه می شوید افزایش حجم فایل اکسل است .
این افزایش حجم تازه اول کار است چون بعدا این افزایش حجم باعث کندی در کار با اکسل ، کندی محاسبات در اکسل و حتی در بعضی مواقع باعث بروز خطاهای گاه و بیگاه می شود .
توی این آموزش با هم روش هایی را بررسی و یاد می گیریم که به کمک آنها می توانیم تا حد زیادی مانع از افزایش حجم فایل اکسل بشویم .
من علیرضا شهرآئینی هستم و از شما دعوت می کنم که تا انتهای این مطلب من را همراهی کنید .
فهرست محتوا
روش اول : شیت های خالی را نگه ندارید .
بیایید از ساده ترین روش یا روشها برای کاهش حجم فایل اکسل شروع کنیم . همانطور که می دانید فایل های اکسل شامل شیت های مختلف کاری هستند .
حالا فرض کنید که در داخل یک فایل اکسل 15 تا شیت کاری وجود دارد که از بین این شیتها 10 تای آنها خالی است و هیچ استفاده ای از آنها نمی شود .
بنظرتان وقتی قرار نیست از این شیتها استفاده شود چرا باید آنها را نگه داریم بهتر نیست که همه شیتهای خالی موجود را حذف کنیم . اینطوری یک قدم هر چند کوچک در زمینه کم کردن حجم فایل اکسل بر می داریم .
تازه هر موقع به شیتهای جدید نیاز داشته باشیم خیلی راحت می توانیم آنها را به محیط اکسل اضافه کنیم پس از این بابت هم جای نگرانی وجود ندارد .
روش دوم : شیت های مخفی را حذف کنید .
یکی دیگر از چیزهایی که می تواند باعث افزایش بی دلیل حجم فایل اکسل شما بشود شیت هایی هستند که به حالت مخفی در آمده اند . اگر تنها دلیل مخفی کردن شیتها این است که کاربردی برای تان ندارد و نمی خواهید از آنها استفاده کنید چرا به جای مخفی کردن آنها اقدام به حذفشان نمی کنید .
با این کار مطمئنا صرفه جویی بالایی در حجم فایل اکسل تان می کنید . اینکه چطور می توانید شیت های مخفی در اکسل را نمایش بدهید مطلبی است که می توانید با مراجعه به مطلب “چطور شیت های مخفی در اکسل را نمایش دهیم ؟ “ در مورد آن اطلاعات خوبی را بدست بیاورید .
دیدن ویدئوی زیر هم می تواند به شما در این زمینه کمک کند .
روش سوم : فرمت های غیر ضروری را حذف کنید .
وقتی که صحبت از فرمت می کنیم منظورمان هر چیزی می تواند باشد . چیزهایی مثل فونتها ، رنگ فونتها ، اندازه آنها ، بولد بودن یا نبودن ، رنگ پس زمینه سلول ها ، ضخامت کادر سلول یا سلول ها و خیلی چیزهای دیگر همه و همه می توانند جزو فرمت ها باشند .
درست است که این فرمت ها باعث زیبایی و حتی خوانایی بهتر اطلاعات شما در اکسل می شود اما یک مساله در زمینه استفاده از فرمت ها وجود دارد و آن هم این است که استفاده از فرمت ها می تواند باعث افزایش حجم فایل اکسل شما بشود .
حالا اگر می خواهید کاهش حجمی در فایل اکسل خودتان ایجاد کنید یکی از کارهایی که می توانید انجام بدهید این است که هر فرمت غیر ضروری را از روی فایل اکسل خودتان پاک کنید .
روش کار هم خیلی ساده است . کافی است که همه سلول ها را انتخاب کرده و از طریق گزینه موجود در تصویر زیر کار حذف کردن فرمتها را انجام بدهید .
روش پنجم : فرمت های شرطی غیر ضروری را هم حذف کنید .
فرمت های شرطی در اکسل یکی از مواردی است که در خیلی از فایل ها ی اکسل از آنها استفاده می شود . فرمت های شرطی هم دقیقا مثل همان فرمتهایی که به صورت دستی اعمال می شوند به نوبه خودشان می توانند باعث افزایش حجم فایل های اکسل بشوند .
پس اگر به هیچ کدام از این فرمتها احتیاج ندارید می توانید آنها را حذف کرده تا از این جهت کمک خوبی به کاهش حجم فایل اکسل خودتان کرده باشید .
برای این کار هم می توانید از همان گزینه ای استفاده کنید که در مرحله قبل برای پاک کردن فرمت های معمولی یاد گرفتید .
دیدگاهتان را بنویسید